گانت یا کانبان؟ مقایسه دو روش مدیریت پروژه و زمان استفاده از هر کدام

وقتی تیمی تصمیم می‌گیرد کارهایش را منظم‌تر مدیریت کند، معمولاً بین دو تصویر مردد می‌ماند: نمودار گانت با میله‌های افقی روی محور زمان، یا تخته کانبان با کارت‌هایی که از ستونی به ستون دیگر می‌روند. هر دو ابزار محبوب‌اند و هر دو در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دیده می‌شوند، اما برای مسئله‌های متفاوتی طراحی شده‌اند. انتخاب اشتباه یعنی تیم یا درگیر به‌روزرسانی بی‌پایان نمودار گانت می‌شود، یا با کانبان نمی‌تواند به مدیر بگوید پروژه چه زمانی تمام می‌شود.

در این مقاله گانت و کانبان را از جنبه‌های مختلف مقایسه می‌کنیم و نشان می‌دهیم کدام برای چه نوع کاری مناسب است و چه زمانی بهتر است هر دو را با هم استفاده کنید.

نمودار گانت چیست؟

نمودار گانت یک نمودار میله‌ای افقی است که در آن هر وظیفه یا فعالیت با یک میله روی محور زمان نمایش داده می‌شود. طول میله مدت کار را نشان می‌دهد و ابتدای آن تاریخ شروع را. وابستگی بین کارها با فلش نمایش داده می‌شود و مایلستون‌ها معمولاً با لوزی مشخص می‌شوند.

نقاط قوت گانت:

• دید زمانی کامل: کل پروژه از شروع تا پایان در یک نما؛
• وابستگی‌ها: معلوم است کدام کار منتظر کدام کار است؛
• پاسخ به پرسش «کی تمام می‌شود؟»: تاریخ پایان قابل محاسبه است؛
• مناسب گزارش به مدیران و کارفرما.

تخته کانبان چیست؟

کانبان یک تخته با چند ستون است که هر ستون یک وضعیت کار را نشان می‌دهد؛ مثلاً در صف، در حال انجام و انجام‌شده. هر کار یک کارت است که با پیشرفت، از چپ به راست یا راست به چپ حرکت می‌کند. اصل مهم کانبان محدود کردن تعداد کارهای در جریان است.

نقاط قوت کانبان:

• دید جریان کار: همه می‌بینند چه کاری در کجاست؛
• کشف گلوگاه: ستونی که کارت‌هایش انباشته شده، گلوگاه است؛
• انعطاف: کار جدید هر زمان به صف اضافه می‌شود؛
• سادگی: آموزش آن چند دقیقه طول می‌کشد.

مقایسه گانت و کانبان در ۱۰ معیار

چه زمانی گانت را انتخاب کنیم؟

• پروژه تاریخ پایان قراردادی یا مدیریتی ثابت دارد؛
• کارها توالی مشخص دارند و یکی بدون دیگری شروع نمی‌شود؛
• چند تیم یا پیمانکار باید هماهنگ شوند؛
• کارفرما یا مدیر ارشد برنامه زمانی مکتوب می‌خواهد؛
• منابع مشترک بین چند پروژه تقسیم می‌شود.

برای پروژه‌های بزرگ با صدها فعالیت، ابزارهای تخصصی مثل MSP یا پریماورا مناسب‌ترند؛ مقایسه آن‌ها را در نرم‌افزار مدیریت پروژه در مقابل MSP و پریماورا ببینید.

چه زمانی کانبان را انتخاب کنیم؟

• کارها پیوسته وارد می‌شوند و پایان مشخصی ندارند؛
• اولویت‌ها مدام تغییر می‌کنند؛
• کارها کوچک و مستقل‌اند؛
• تیم می‌خواهد گلوگاه‌ها را ببیند و جریان کار را بهبود دهد؛
• ابزار باید ساده باشد و همه بدون آموزش طولانی استفاده کنند.

برای تیم‌هایی که امروز از ترلو استفاده می‌کنند، جایگزین ترلو برای سازمان‌ها گزینه‌های سازمانی را بررسی کرده است.

ترکیب گانت و کانبان: بهترین هر دو

در بسیاری از پروژه‌های سازمانی، بهترین راه استفاده هم‌زمان از هر دو است:

1. گانت برای سطح پروژه: فازها، مایلستون‌ها و تاریخ‌های کلیدی برای گزارش به مدیران؛
2. کانبان برای سطح اجرا: وظایف روزانه تیم در هر فاز روی تخته؛
3. اتصال دو سطح: وظایف کانبان به بسته‌های کاری گانت وصل‌اند و پیشرفت آن‌ها در گانت دیده می‌شود.

یک مثال

در پروژه راه‌اندازی اتوماسیون اداری، گانت نشان می‌دهد فاز آموزش از ۱۵ آبان تا ۵ آذر است و مایلستون «پایان آموزش همه کاربران» روی ۵ آذر قرار دارد. در همین بازه، تیم روی کانبان کارهایی مثل «هماهنگی جلسه آموزش شعبه دو» و «تهیه راهنمای ثبت نامه» را جابه‌جا می‌کند. مدیر ارشد گانت را می‌بیند و تیم کانبان را.

اشتباهات رایج در انتخاب و استفاده

• گانت برای کار جاری: تیم پشتیبانی که برای هر درخواست میله گانت می‌سازد، فقط وقت خود را هدر می‌دهد؛
• کانبان برای پروژه قراردادی: بدون دید زمانی، تاریخ تحویل از دست می‌رود؛
• گانت با جزئیات بیش از حد: نمودار با صدها وظیفه ریز، هیچ‌وقت به‌روز نمی‌ماند؛
• کانبان بدون محدودیت کار در جریان: ستون «در حال انجام» با بیست کارت، دیگر کانبان نیست؛
• دو ابزار جدا بدون اتصال: گانت در یک فایل و کانبان در ابزار دیگر، یعنی دو نسخه از حقیقت. اگر کار بزرگ است، ابتدا با ساختار شکست کار (WBS) آن را بشکنید.

گانت و کانبان در واحدهای مختلف سازمان

این جدول قانون قطعی نیست، اما نقطه شروع خوبی است. در عمل هر واحد می‌تواند برای پروژه‌های خاص گانت و برای کارهای جاری کانبان داشته باشد.

نشانه‌هایی که ابزار فعلی مناسب نیست

اگر تیم شما هر هفته ساعت‌ها صرف به‌روزرسانی نمودار گانت می‌کند ولی کسی جز مدیر آن را نگاه نمی‌کند، احتمالاً کانبان برای سطح اجرا کافی است. برعکس، اگر مدیر ارشد مدام می‌پرسد «این پروژه کی تمام می‌شود؟» و تیم پاسخ دقیقی ندارد، تخته کانبان به یک لایه زمانی گانت نیاز دارد. همچنین وقتی ستون «منتظر» در کانبان مدام پر می‌شود، احتمالاً وابستگی‌هایی وجود دارد که فقط در گانت دیده می‌شوند.

گانت و کانبان در آریا آی‌تی

در آریا آی‌تی هر دو نما در دسترس است:

• وظایف: نمای کانبان پیش‌فرض، به‌همراه نمای فهرست و تقویم شمسی؛
• پروژه‌ها: گانت، کانبان، اسپرینت، مایلستون، ریسک، بودجه و پیشرفت در ماژول پروژه‌ها؛
• تقویم: شروع و پایان پروژه و مایلستون‌ها روی تقویم سازمان.

قواعد واگذاری کار روی تخته را هم در واگذاری و پیگیری وظایف آورده‌ایم. وظایف در همه پلن‌ها و پروژه‌ها از پلن حرفه‌ای به بعد ارائه می‌شود؛ جزئیات در صفحه تعرفه.

راهنمای سریع تصمیم‌گیری

اگر هنوز مطمئن نیستید، به این سه پرسش پاسخ دهید. اول، آیا کار تاریخ پایان ثابت دارد؟ اگر بله، به گانت نیاز دارید. دوم، آیا کار جدید پیوسته وارد می‌شود و اولویت‌ها تغییر می‌کند؟ اگر بله، کانبان را انتخاب کنید. سوم، آیا هم مدیر ارشد برنامه زمانی می‌خواهد و هم تیم جریان روزانه کار را؟ در این حالت گانت را برای سطح پروژه و کانبان را برای سطح اجرا به کار ببرید.

گذار از اکسل

بسیاری از سازمان‌ها گانت را در اکسل می‌کشند. این روش برای شروع بد نیست، اما وقتی وظایف در جای دیگری پیگیری می‌شوند، نمودار اکسل خیلی زود از واقعیت عقب می‌ماند. ابزاری که گانت و کانبان را از یک داده مشترک بسازد، این شکاف را از بین می‌برد؛ هر تغییری در وضعیت وظایف، بدون کار دستی در هر دو نما دیده می‌شود.

پرسش‌های متداول

گانت بهتر است یا کانبان؟

بستگی به نوع کار دارد؛ گانت برای پروژه تاریخ‌دار و کانبان برای کار جاری و متغیر.

آیا می‌توان گانت و کانبان را با هم استفاده کرد؟

بله؛ گانت برای فازها و مایلستون‌ها و کانبان برای وظایف روزانه تیم.

کانبان وابستگی کارها را نشان می‌دهد؟

معمولاً نه؛ برای وابستگی‌ها گانت مناسب‌تر است.

برای پروژه‌های بزرگ عمرانی کدام مناسب است؟

گانت، معمولاً با ابزارهای تخصصی مثل MSP یا پریماورا.

آریا آی‌تی گانت دارد؟

بله، ماژول پروژه‌ها گانت و کانبان را کنار مایلستون، ریسک و بودجه دارد.

جمع‌بندی

گانت به پرسش «کی تمام می‌شود؟» پاسخ می‌دهد و کانبان به پرسش «الان چه کاری کجاست؟». برای پروژه‌های تاریخ‌دار با وابستگی‌های زیاد گانت، و برای کارهای جاری و متغیر کانبان را انتخاب کنید. در پروژه‌های سازمانی، بهترین نتیجه از ترکیب این دو به دست می‌آید: گانت برای مدیران و کانبان برای تیم اجرا، هر دو متصل به یک داده مشترک.