دبیرخانه الکترونیک تحت وب؛ بخشی از اتوماسیون اداری
نرمافزار دبیرخانه الکترونیک آریا آیتی
چند دبیرخانه با کد و شماره سالانه جدا، ثبت وارده و صادره با بارکد و QR، و هشدار نامه تکراری؛ با هویت سازمانی مشترک.
- بدون سقف· تعداد دبیرخانه در هر پلن
- شماره سالانه· جدا برای هر دبیرخانه
- از ۳٫۹۹ میلیون تومان· در ماه، در همه پلنها
معرفی
دبیرخانه الکترونیک چیست؟
دبیرخانه آریا آیتی نرمافزار دبیرخانه الکترونیک تحت وب است که نامه وارده و صادره را ثبت میکند، برای هر دبیرخانه شماره سالانه جدا میدهد و دفتر اندیکاتور را نگه می‌دارد. این بخش در همه پلنهای اتوماسیون اداری آریا آیتی هست و قیمت از ۳٫۹۹ میلیون تومان در ماه شروع میشود.
هر دبیرخانه کد خودش را دارد و شماره نامه با الگوی «کد دبیرخانه-سال شمسی-شماره ترتیبی» ساخته میشود؛ مثلاً «FIN-1405-00042» برای دبیرخانه مالی. شمارنده هر دبیرخانه در هر سال شمسی از نو شروع میشود و با دبیرخانه دیگر تداخل ندارد. نامه صادره فقط پس از امضا شماره میگیرد.
پس از ثبت، نامه با هدف و مهلت به کارتابل واحد ارجاع میشود و دبیرخانه پیگیری را تا پاسخ در همان سامانه می‌بیند. ستاد، شعبه‌ها و شرکت‌های تابعه دبیرخانه جدا با هویت سازمانی مشترک دارند.
واژه‌نامه دبیرخانه
- دبیرخانه الکترونیک
- سامانه‌ای که ثبت نامه وارده و صادره، شمارهگذاری، دفتر اندیکاتور و ارجاع به واحدها را بهجای دفتر کاغذی و اکسل انجام میدهد و تصویر نامه را کنار همان شماره نگه می‌دارد.
- اندیکاتور
- دفتر شماره‌های ثبت‌شده هر دبیرخانه در یک سال؛ مرجع پیدا کردن و پیگیری بعدی نامه. اندیکاتور را کامل بخوانید
- وارده
- نامهای که از بیرون سازمان می‌رسد و با فرستنده، شماره و تاریخ نامه مبدأ ثبت رسمی میشود. وارده را کامل بخوانید
- صادره
- نامه رسمی که پس از امضا از سازمان خارج میشود و شماره صادره میگیرد. صادره را کامل بخوانید
- عطف و پیرو
- نامه عطف پاسخ به نامه قبلی است و نامه پیرو موضوع نامه قبلی را ادامه میدهد؛ هر دو به رکورد قبلی وصل می‌شوند. عطف و پیرو را کامل بخوانید
- دبیرخانه مرکزی و واحدی
- دبیرخانه مرکزی ثبت رسمی ستاد را انجام میدهد و دبیرخانه واحد، شعبه یا شرکت تابعه کد و شمارنده جدا دارد. دبیرخانه مرکزی و واحدی را کامل بخوانید
- طبقه‌بندی و فوریت
- طبقه نامه (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، شخصی) دسترسی را تعیین میکند و فوریت (عادی، فوری، آنی) ترتیب رسیدگی را. طبقه‌بندی و فوریت را کامل بخوانید
نرمافزار دبیرخانه چه مشکلی را حل میکند؟
شمارهگذاری ناسازگار
هر واحد روش خودش را دارد. اندیکاتور یکپارچه نیست و گزارش سازمانی ساخته نمیشود.
ثبت وارده کند و تکراری است
اسکن به نامه وصل نمی‌ماند و پیوست در پوشه جدا گم میشود. نامهای که هم با پست و هم با ایمیل رسیده دو شماره وارده میگیرد.
بعد از ارجاع خبری نیست
دبیرخانه نامه را می‌فرستد اما پیگیری تا پاسخ از سیستم خارج میشود.
مدیریت وارده و صادره
دو جریان اصلی دبیرخانه از هم جدا میمانند؛ هویت و بایگانی مشترک است.
ثبت وارده
دریافت، پیوست اسکن، هشدار نامه تکراری، شماره اندیکاتور، ارجاع به واحد و پیگیری تا پاسخ.
ثبت صادره
شماره صادره فقط پس از امضای نامه صادر میشود؛ بارکد و QR روی برگه رسمی می‌آید و نسخه نهایی بایگانی میماند.
چند دبیرخانه
ستاد و واحدها کد و اندیکاتور جدا دارند و تعداد دبیرخانه سقف ندارد؛ جستجو و هویت یکپارچه‌اند.
مسیر کار
ثبت نامه وارده در دبیرخانه
مسیر ثبت وارده از دریافت فیزیکی یا دیجیتال تا ارجاع به کارتابل واحد مربوط.
1
نامه را دریافت و پیوست کنید
نسخه اسکنشده یا PDF به رکورد نامه پیوست میشود و فرستنده، شماره و تاریخ نامه مبدأ ثبت میشود. اگر همان فرستنده با همان شماره قبلاً ثبت شده باشد، سامانه نامه قبلی را نشان میدهد.
2
شماره اندیکاتور بگیرید
دبیرخانه شماره را با الگوی کد دبیرخانه، سال شمسی و شماره ترتیبی صادر میکند. هر دبیرخانه شمارنده جدا دارد و بارکد و QR شماره روی برگه رسمی چاپ میشود.
3
به واحد مربوط ارجاع دهید
نامه با هدف ارجاع و مهلت در کارتابل مدیر یا کارشناس می‌نشیند و رونوشت به افراد دیگر می‌رسد.
4
تا پاسخ پیگیری کنید
نامه‌های گذشته از مهلت در نمای «معوق» دیده می‌شوند. دبیرخانه یادآوری می‌فرستد و اگر مهلت گذشته باشد، مدیر واحد هم اعلان تشدید میگیرد. پاسخ بهصورت نامه عطف به همان رکورد وصل میشود.
قابلیت‌های نرمافزار دبیرخانه
دفتر اندیکاتور سالانه
شمارنده هر دبیرخانه در هر سال شمسی جداست و شماره با الگوی «کد دبیرخانه-سال-شماره» ساخته میشود؛ تا دو واحد هرگز شماره یکسان نگیرند.
چند دبیرخانه بدون سقف
دبیرخانه مرکزی کنار دبیرخانه واحدها، شعبه‌ها یا شرکت‌های تابعه؛ تعداد دبیرخانه در هیچ پلنی سقف ندارد.
هشدار نامه تکراری
هنگام ثبت وارده، اگر همان فرستنده با همان شماره نامه قبلاً ثبت شده باشد، سامانه نامه قبلی را نشان میدهد؛ تا یک نامه دو شماره وارده نگیرد.
شماره صادره پس از امضا
نامه صادره تا امضا نشود شماره رسمی نمی‌گیرد؛ تا نسخه امضانشده با شماره سازمان بیرون نرود.
پیوست اسکن، بارکد و QR
تصویر یا PDF نامه کاغذی به همان رکورد پیوست میشود و بارکد شماره و QR روی برگه رسمی چاپ میشود؛ تا نسخه کاغذی به رکورد الکترونیک برگردد.
عطف و پیرو
پاسخ و پیرو به نامه قبلی وصل می‌شوند؛ تا رشته کامل یک مکاتبه بدون جستجوی دستی دیده شود.
خروجی دفتر اندیکاتور
دفتر هر دبیرخانه برای هر سال شمسی در سامانه دیده میشود و خروجی CSV سازگار با اکسل دارد؛ تا گزارش دبیرخانه از خود سامانه بیاید.
ارجاع، رونوشت و مهلت
نامه با هدف ارجاع، مهلت و رونوشت به صندوق واحد مربوط می‌رود؛ تا از دبیرخانه خارج نشود و پیگیری تا پاسخ در همان سامانه بماند.
مشخصات فنی
مشخصات فنی دبیرخانه
دبیرخانه آریا آیتی نقطه ثبت رسمی وارده و صادره است؛ شمارهگذاری خودکار، چند اندیکاتور و ارجاع به کارتابل در محصول هست. مقایسه با الگوی رایج سایر شرکت‌ها در جدول آمده است.
| مشخصه فنی | دبیرخانه آریا آیتی | سایر شرکت‌ها |
|---|---|---|
| ثبت وارده و صادره | دریافت، اسکن، شماره اندیکاتور، مبدأ و مقصد، ارجاع به واحد و پیگیری تا پاسخ. | ثبت در دفتر یا اکسل است و تصویر نامه به رکورد وصل نمی‌ماند. |
| اندیکاتور | شمارنده سالانه جدا برای هر دبیرخانه با الگوی کد-سال-شماره؛ دفتر هر سال خروجی CSV دارد. | شماره دستی یا یک دفتر مشترک که واحدها را قاطی میکند. |
| چند دبیرخانه | دبیرخانه مرکزی و واحدی همزمان و بدون سقف تعداد؛ جستجو و هویت سازمانی مشترک. | یا یک دبیرخانه برای همه، یا سامانه‌های جدا برای هر شرکت تابعه. |
| نامه تکراری | هشدار هنگام ثبت وارده اگر همان فرستنده با همان شماره نامه قبلاً ثبت شده باشد. | همان نامه از دو مسیر می‌رسد و دو شماره وارده میگیرد. |
| شماره صادره | فقط پس از امضای نامه صادر میشود. | در برخی سامانه‌ها شماره پیش از امضا گرفته میشود. |
| اسکن، بارکد و QR | پیوست اسکن یا PDF به همان رکورد نامه؛ بارکد شماره و QR روی برگه رسمی. خواندن خودکار متن (OCR) پروژه هوش مصنوعی سفارشی است. | اسکن در پوشه شبکه میماند و به شماره نامه وصل نیست. |
| پس از ارجاع | نامه از دبیرخانه خارج نمیشود؛ در کارتابل واحد با مهلت ادامه می‌یابد. | پس از ارسال به واحد، پیگیری از سیستم دبیرخانه قطع میشود. |
| بایگانی نسخه‌دار | خروجی نامه، فرم، صورتجلسه و قرارداد در مخزن اسناد با نسخه، دسترسی و ممیزی میماند. | نسخه نهایی در ایمیل، پوشه شبکه یا بایگانی جدا از گردش کار میماند. |
| ممیزی و سابقه | مشاهده، دانلود، ارجاع، تأیید و امضا با نام، زمان و موجودیت ثبت میشود و ویرایش عادی ندارد. | سابقه اغلب لاگ فنی است یا فقط روی یک ماژول وجود دارد. |
| استقرار ابری | نسخه ابری روی زیرساخت آریا آیتی؛ ثبت‌نام از سایت با ۷ روز آزمایش پلن حرفهای. | اغلب نصب درون‌سازمانی یا لایسنس بدون شروع خودخدمت از وب است. |
| ستون «سایر شرکت‌ها» الگوی رایج سامانه‌های جدا و اتوماسیون تک‌منظوره را نشان میدهد، نه نام یک محصول خاص. | ||
دبیرخانه الکترونیک در برابر دفتر کاغذی و اکسل
دفتر کاغذی و اکسل
- اندیکاتور اکسل یا دفتر جدا
- اسکن در پوشه شبکه
- یک نامه با دو شماره وارده
- پیگیری بعد از ارجاع در پیام‌رسان
- شماره واحدها با هم تداخل دارد
دبیرخانه الکترونیک آریا آیتی
- اندیکاتور سیستمی و سالانه برای هر دبیرخانه
- اسکن وصل به همان نامه، با بارکد و QR
- هشدار نامه تکراری هنگام ثبت وارده
- پیگیری تا پاسخ در کارتابل
- چند دبیرخانه بدون تداخل شماره
نمونه کاربرد نرمافزار دبیرخانه در سازمان
نامه وارده سازمانی
دبیرخانه مرکزی نامه را با پیوست اسکن ثبت میکند، شماره اندیکاتور میدهد و با مهلت به واحد مربوط ارجاع میدهد. پاسخ بهصورت نامه عطف به همان رکورد وصل میشود.
هلدینگ چندشرکتی
ستاد و هر شرکت تابعه دبیرخانه با کد و اندیکاتور جدا دارند. مدیر ستاد با یک ورود در همه نامه‌هایی که به آن‌ها دسترسی دارد جستجو میکند و شماره‌ها قاطی نمی‌شوند.
نامه محرمانه
دبیرخانه نامه را با طبقه محرمانه یا خیلی محرمانه ثبت میکند. فقط نقش مجاز و رونوشت‌گیرنده مجاز نامه را می‌بینند و هر مشاهده و دانلود در سابقه میماند.
شروع کنار سامانه قبلی
از روز شروع، نامه جدید در دبیرخانه آریا آیتی ثبت میشود و بایگانی قبلی بهصورت سند بارگذاری میشود. مهاجرت ساختیافته نامه‌های قبلی در خدمت استقرار و در محدوده توافق انجام میشود.
چه کسانی با نرمافزار دبیرخانه کار میکنند؟
دبیرخانه مرکزی
ثبت وارده سازمان، ارجاع به واحدها، پیگیری معوق‌ها و خروجی دفتر اندیکاتور.
دبیرخانه واحد و شعبه
کد و شماره جدا برای واحد؛ بدون ساختن سامانه دوم و بدون جدا شدن از هویت سازمان.
امور اداری
صدور و بایگانی نامه رسمی پس از امضا، کنار همان هویت کارکنان.
محصولات مرتبط
صفحات مرتبط با دبیرخانه
اتوماسیون اداری
دبیرخانه بخشی از اتوماسیون اداری است؛ کارتابل و مکاتبات همان محصولاند.
مکاتبات اداری
پس از ثبت، گردش ارجاع و پاراف در مکاتبات ادامه پیدا میکند.
کارتابل سازمانی
نامه ثبت‌شده کنار وظیفه و درخواست در صندوق واحد می‌نشیند؛ با جانشینی در مرخصی.
بایگانی اسناد
تصویر وارده و نسخه صادره در مخزن نسخه‌دار میماند.
هوش مصنوعی در دبیرخانه
خواندن خودکار نامه اسکنشده (OCR) و پیشنهاد واحد ارجاع، پروژه سفارشی روی سرور سازمان یا آریا آیتی است.
طراحی اتوماسیون اداری اختصاصی
اگر شمارهگذاری یا رویه دبیرخانه شما خاص است، پیکربندی و توسعه روی همین پلتفرم.
پرسش‌های پرتکرار درباره نرمافزار دبیرخانه
دبیرخانه چیست؟
+
دبیرخانه محل ثبت رسمی نامه وارده و صادره، شمارهگذاری و نگهداری دفتر اندیکاتور در سازمان است. نرمافزار دبیرخانه همین کار را الکترونیک انجام میدهد: تصویر نامه کنار شماره میماند، نامه به کارتابل واحد ارجاع میشود و پیگیری تا پاسخ در سامانه دیده میشود.
دبیرخانه الکترونیک با دبیرخانه کاغذی چه فرقی دارد؟
+
در دبیرخانه کاغذی شماره در دفتر دستی ثبت میشود و تصویر نامه، ارجاع و پاسخ از هم جدا میمانند. در دبیرخانه الکترونیک آریا آیتی شماره خودکار صادر میشود، پیوست اسکن به همان رکورد وصل است، ارجاع با مهلت در کارتابل واحد پیگیری میشود و دفتر اندیکاتور خروجی CSV دارد.
نرمافزار دبیرخانه با اتوماسیون اداری چه فرقی دارد؟
+
دبیرخانه بخشی از اتوماسیون اداری است و ثبت، شمارهگذاری و دفتر اندیکاتور نامه را انجام میدهد. اتوماسیون اداری آریا آیتی علاوه بر دبیرخانه، مکاتبات داخلی، پاراف و امضا، کارتابل با جانشینی و اتصال نامه به وظیفه و جلسه را پوشش میدهد. دبیرخانه جدا فروخته نمیشود و در همه پلنها هست.
قیمت نرمافزار دبیرخانه آریا آیتی چقدر است؟
+
دبیرخانه در همه پلنهای اتوماسیون اداری آریا آیتی هست و قیمت از ۳٫۹۹ میلیون تومان در ماه شروع میشود: پایه ۳٫۹۹ میلیون تومان برای ۵ کاربر، حرفهای ۷٫۹۹ میلیون تومان برای ۲۵ کاربر، سازمانی با تماس. تعداد دبیرخانه در هیچ پلنی سقف ندارد و پلن حرفهای را میتوان ۷ روز بدون پرداخت آزمایش کرد.
در دبیرخانه آریا آیتی چند دبیرخانه میتوان داشت؟
+
تعداد دبیرخانه در هیچ پلنی سقف ندارد. دبیرخانه مرکزی و دبیرخانه واحدها، شعبه‌ها یا شرکت‌های تابعه هر کدام کد و شمارنده اندیکاتور جدا دارند و جستجو و هویت کاربران یکپارچه میماند.
شماره نامه در دبیرخانه آریا آیتی چطور ساخته میشود؟
+
شماره با الگوی «کد دبیرخانه-سال شمسی-شماره ترتیبی پنجرقمی» ساخته میشود؛ مثلاً «FIN-1405-00042». شمارنده هر دبیرخانه در هر سال شمسی جداست، پس دو دبیرخانه شماره یکسان نمیگیرند. نامه صادره فقط پس از امضا شماره میگیرد.
دبیرخانه آریا آیتی OCR دارد؟
+
در پلنهای ابری، نامه اسکنشده یا PDF بهصورت پیوست به همان رکورد ثبت میشود و موضوع، فرستنده و شماره مبدأ را کارشناس دبیرخانه وارد میکند. خواندن خودکار متن نامه (OCR) و پیشنهاد فیلدها پروژه هوش مصنوعی سفارشی است که روی سرور سازمان یا سرورهای آریا آیتی راهاندازی میشود. بارکد و QR شماره نامه در همه پلنها هست.
دبیرخانه آریا آیتی جلوی ثبت تکراری نامه وارده را میگیرد؟
+
بله. هنگام ثبت وارده، اگر نامهای از همان فرستنده با همان شماره نامه مبدأ قبلاً ثبت شده و بایگانی نشده باشد، سامانه آن نامه را نشان میدهد تا دبیرخانه بهجای ثبت دوباره، همان رکورد را دنبال کند.
از دفتر اندیکاتور خروجی اکسل گرفته میشود؟
+
بله. دفتر اندیکاتور هر دبیرخانه برای هر سال شمسی در سامانه دیده میشود و خروجی CSV با ستون‌های شماره، موضوع، نوع، فرستنده، گیرنده و تاریخ دارد که در اکسل باز میشود. دیدن دفتر به مجوز خروجی گرفتن در نقش کاربر بستگی دارد.
مهاجرت از سامانه دبیرخانه قبلی ممکن است؟
+
انتقال اجباری نیست. بیشتر سازمانها از روز شروع نامه جدید را در دبیرخانه آریا آیتی ثبت میکنند و بایگانی قبلی را بهصورت سند بارگذاری میکنند. مهاجرت ساختیافته نامهها از سامانه قبلی در خدمت استقرار و در محدوده توافق انجام میشود.
فضای بایگانی دبیرخانه محدود است؟
+
فضای ذخیره‌سازی پیوست‌ها در هر سه پلن پایه، حرفهای و سازمانی نامحدود است. دسترسی به نامه و پیوست با طبقه‌بندی، نقش و سابقه مشاهده کنترل میشود.
دبیرخانه را در سازمان خود ببینید
ثبت‌نام نسخه ابری را شروع کنید. اگر نقطه ورود سازمان شما همین صفحه است، مدل استقرار را در مشاوره مشخص می‌کنیم.