زیرمجموعه اتوماسیون اداری
دبیرخانه
چند دبیرخانه، شمارهگذاری خودکار و اندیکاتورهای جدا با هویت سازمانی مشترک.
- چند دبیرخانه· مرکزی و واحدی در یک سازمان
- شماره خودکار· بدون تداخل اندیکاتورها
- تشخیص متن· برای ثبت سریع نامه اسکنشده
معرفی
دبیرخانه چیست؟
دبیرخانه نقطه ثبت رسمی نامه در سازمان است و شمارهگذاری دقیق، ادامه پیگیری را ممکن میکند.
دبیرخانه آریا آیتی، وارده و صادره، دفتر اندیکاتور، اسکن و ارجاع به کارتابل واحدها را پوشش میدهد. ستاد و شرکتهای تابعه میتوانند اندیکاتورهای جدا و هویت سازمانی مشترک داشته باشند.
دبیرخانه به مکاتبات، وظایف و مخزن اسناد همان فضای کاری متصل است.
واژهنامه دبیرخانه
- دبیرخانه
- واحد یا سامانهای که نامه وارده و صادره را ثبت، شمارهگذاری و به واحد مربوط ارجاع میدهد و دفتر اندیکاتور را نگه میدارد.
- اندیکاتور
- دفتر یا فهرست شمارههای ثبتشده برای پیگیری بعدی نامه.
- وارده
- نامهای که از بیرون سازمان وارد میشود و باید ثبت رسمی شود.
- صادره
- نامه رسمی که از سازمان به بیرون ارسال میشود و شماره صادره میگیرد.
دبیرخانه چه مشکلی را حل میکند؟
شمارهگذاری ناسازگار
هر واحد روش خودش را دارد. اندیکاتور یکپارچه نیست و گزارش سازمانی ساخته نمیشود.
ثبت وارده کند است
اسکن به نامه وصل نمیماند و پیوست در پوشه جدا گم میشود.
بعد از ارجاع خبری نیست
دبیرخانه نامه را میفرستد اما پیگیری تا پاسخ از سیستم خارج میشود.
مدیریت وارده و صادره
دو جریان اصلی دبیرخانه از هم جدا میمانند؛ هویت و بایگانی مشترک است.
ثبت وارده
دریافت، اسکن، شماره اندیکاتور، ارجاع به واحد و پیگیری تا پاسخ.
ثبت صادره
شماره صادره پس از پاراف و امضا؛ ارسال و نگهداری نسخه نهایی.
چند دبیرخانه
ستاد و واحدها اندیکاتور جدا دارند؛ جستجو و هویت یکپارچهاند.
مسیر کار
ثبت نامه وارده در دبیرخانه
مسیر ثبت وارده از دریافت فیزیکی یا دیجیتال تا ارجاع به کارتابل واحد مربوط.
1
نامه را دریافت و اسکن کنید
تصویر یا فایل وارده وارد دبیرخانه میشود. OCR موضوع و شماره مبدأ را برای جستجو آماده میکند.
2
ثبت و شمارهگذاری انجام شود
دفتر اندیکاتور همان دبیرخانه شماره میدهد؛ دبیرخانه واحد دیگر شماره جدا دارد.
3
به واحد مربوط ارجاع دهید
نامه در کارتابل مدیر یا کارشناس مینشیند و مهلت روی ارجاع میماند.
4
تا پاسخ پیگیری کنید
اگر مهلت بگذرد یادآوری فعال میشود. نسخه ثبت در بایگانی میماند.
نمای سامانه
دبیرخانه در محیط کار
دفتر اندیکاتور دبیرخانه با ثبت وارده، صادره و مهر شماره
دبیرخانه چه قابلیتهایی دارد؟
دفتر اندیکاتور
شمارهگذاری خودکار برای هر دبیرخانه؛ بدون تداخل با واحد دیگر.
اسکن، QR و بارکد
بایگانی سریع وارده کاغذی و پیوند به همان رکورد نامه.
ارسال و دریافت
ثبت مبدأ، گیرنده و وضعیت ارسال کنار شماره رسمی.
ارجاع به کارتابل
نامه از دبیرخانه خارج نمیشود؛ در صندوق واحد مربوط ادامه مییابد.
مشخصات فنی
مشخصات فنی دبیرخانه
دبیرخانه آریا آیتی نقطه ثبت رسمی وارده و صادره است؛ شمارهگذاری خودکار، چند اندیکاتور و ارجاع به کارتابل در محصول هست. مقایسه با الگوی رایج سایر شرکتها در جدول آمده است.
| مشخصه فنی | دبیرخانه آریا آیتی | سایر شرکتها |
|---|---|---|
| ثبت وارده و صادره | دریافت، اسکن، شماره اندیکاتور، مبدأ و مقصد، ارجاع به واحد و پیگیری تا پاسخ. | ثبت در دفتر یا اکسل است و تصویر نامه به رکورد وصل نمیماند. |
| اندیکاتور | شمارهگذاری خودکار برای هر دبیرخانه؛ بدون تداخل با واحد دیگر. | شماره دستی یا یک دفتر مشترک که واحدها را قاطی میکند. |
| چند دبیرخانه | دبیرخانه مرکزی و واحدی همزمان؛ جستجو و هویت سازمانی مشترک. | یا یک دبیرخانه برای همه، یا سامانههای جدا برای هر شرکت تابعه. |
| اسکن و تشخیص متن | اسکن، OCR، QR و بارکد برای ثبت سریع وارده و پیوند به همان نامه. | اسکن در پوشه شبکه میماند و جستجو روی تصویر ممکن نیست. |
| پس از ارجاع | نامه از دبیرخانه خارج نمیشود؛ در کارتابل واحد با مهلت ادامه مییابد. | پس از ارسال به واحد، پیگیری از سیستم دبیرخانه قطع میشود. |
| بایگانی نسخهدار | خروجی نامه، فرم، صورتجلسه و قرارداد در مخزن اسناد با نسخه، دسترسی و ممیزی میماند. | نسخه نهایی در ایمیل، پوشه شبکه یا بایگانی جدا از گردش کار میماند. |
| ممیزی و سابقه | مشاهده، دانلود، ارجاع، تأیید و امضا با نام، زمان و موجودیت ثبت میشود و ویرایش عادی ندارد. | سابقه اغلب لاگ فنی است یا فقط روی یک ماژول وجود دارد. |
| استقرار ابری | نسخه ابری روی زیرساخت آریا آیتی؛ ثبتنام از سایت با ۲۱ روز آزمایش پلن حرفهای. | اغلب نصب درونسازمانی یا لایسنس بدون شروع خودخدمت از وب است. |
| ستون «سایر شرکتها» الگوی رایج سامانههای جدا و اتوماسیون تکمنظوره را نشان میدهد، نه نام یک محصول خاص. | ||
قبل و بعد از دبیرخانه
دبیرخانه پراکنده
- اندیکاتور اکسل یا دفتر جدا
- اسکن در پوشه شبکه
- پیگیری بعد از ارجاع در پیامرسان
- شماره واحدها با هم تداخل دارد
دبیرخانه آریا آیتی
- اندیکاتور سیستمی برای هر دبیرخانه
- اسکن وصل به همان نامه
- پیگیری تا پاسخ در کارتابل
- چند دبیرخانه بدون تداخل شماره
سناریوهای واقعی دبیرخانه
نامه وارده سازمانی
دبیرخانه مرکزی ثبت میکند، به واحد مربوط میفرستد و تا پاسخ در کارتابل میماند.
هلدینگ چندشرکتی
ستاد و تابعه اندیکاتور جدا دارند؛ مدیر ستاد بدون قاطی شدن شمارهها جستجو میکند.
نامه محرمانه
دبیرخانه ثبت میکند؛ نامه محرمانه با سطح دسترسی و سابقه مشاهده میماند.
مهاجرت از سامانه قبلی
در محدوده توافق، نامه جاری و بایگانی ضروری منتقل میشود. نقطه ورود معمولاً دبیرخانه مرکزی است.
دبیرخانه برای چه کسانی است؟
دبیرخانه مرکزی
ثبت وارده سازمان، ارجاع به واحدها و گزارش اندیکاتور.
دبیرخانه واحد
شماره جدا برای واحد؛ بدون ساختن سامانه دوم.
امور اداری
صدور و بایگانی نامه رسمی کنار همان هویت کارکنان.
پرسشهای پرتکرار درباره دبیرخانه
دبیرخانه چیست؟
+
دبیرخانه محل ثبت رسمی نامه وارده و صادره، شمارهگذاری و دفتر اندیکاتور است. نرمافزار دبیرخانه همین کار را با ارجاع به کارتابل و بایگانی سند انجام میدهد.
نرمافزار دبیرخانه با اتوماسیون اداری چه فرقی دارد؟
+
دبیرخانه ثبت و شمارهگذاری نامه را انجام میدهد. اتوماسیون اداری علاوه بر آن، مکاتبات، کارتابل و اتصال به کارهای روزانه را پوشش میدهد.
چند دبیرخانه میتوان داشت؟
+
یک سازمان میتواند دبیرخانه مرکزی و دبیرخانه واحدها را همزمان داشته باشد. شمارهگذاری و اندیکاتور برای هر کدام جدا تعریف میشود.
آیا اسکن و OCR در دبیرخانه هست؟
+
بله. اسکن، OCR، QR و بارکد برای ثبت سریع وارده و بایگانی در نظر گرفته شدهاند.
مهاجرت از سامانه دبیرخانه قبلی ممکن است؟
+
در محدوده توافق استقرار، نامه و سند قبلی منتقل میشود. معمولاً با دبیرخانه مرکزی شروع میشود، نه همه واحدها در هفته اول.
فضای بایگانی محدود است؟
+
پایه ۵ گیگ است؛ حرفهای فضای نامحدود دارد. فضای سازمانی هنگام مشاوره تعیین میشود. دسترسی و محرمانگی نامه با نقش و سابقه کنترل میشود.
دبیرخانه را در سازمان خود ببینید
ثبتنام نسخه ابری را شروع کنید. اگر نقطه ورود سازمان شما همین صفحه است، مدل استقرار را در مشاوره مشخص میکنیم.