قبل از جلسه
- دعوت، دستور جلسه و شرکتکنندگان
- اسناد پیشخوان و رزرو اتاق
- یادآوری و تأیید حضور
Meet
جلسات و پیگیری مصوبات
جلسه وقتی تمام میشود که هر مصوبه مسئول و مهلت داشته باشد.
معرفی
این محصول چه کاری میکند؟
محصول مدیریت جلسات، چرخه کامل پیش از جلسه، هنگام برگزاری و پس از آن را پوشش میدهد و مستقل نیز قابل تهیه است. هر مصوبه به وظیفهای با مسئول و مهلت تبدیل میشود و مدیران میتوانند مصوبات اجرانشده را یکجا ببینند.
مخاطب اصلی: دفتر مدیرعامل، هیئتمدیره، مدیران واحد و دبیران جلسه
چه مشکلی را حل میکند؟
- صورتجلسه نوشته میشود و مصوبه تا جلسه بعد فراموش میشود.
- مالک اقدام مشخص نیست یا مهلت در دعوتنامه گم میشود.
- مدیر نمیتواند یکجا ببیند کدام مصوبات هیئتمدیره باز ماندهاند.
چه قابلیتهایی دارد؟
حین جلسه
- حضور و غیاب و پیگیری دستور جلسه
- یادداشت، رأیگیری، ضبط و اشتراک سند
بعد از جلسه
- صورتجلسه، تصمیمها، تصویبها و اقدامها
- پیگیری تا بسته شدن هر مصوبه
- تبدیل «واحد فناوری اطلاعات تا ۳۰ شهریور نسخه را تحویل دهد» به وظیفهای با مسئول و مهلت
مدیریت مصوبات
- جدا از خود جلسه: همه مصوبات باز هیئتمدیره در یک نما
- مسئول، واحد، مهلت، وضعیت، مدرک پیشرفت و پیوند به جلسه و سند
مشخصات فنی
مشخصات فنی جلسات و پیگیری مصوبات
مدیریت جلسات آریا آیتی وقتی تمام میشود که مصوبه مسئول و مهلت داشته باشد. مشخصات فنی سامانه در برابر الگوی رایج سایر شرکتها آمده است.
| مشخصه فنی | جلسات و پیگیری مصوبات آریا آیتی | سایر شرکتها |
|---|---|---|
| چرخه جلسه | قبل، حین و بعد از جلسه در یک جریان: دعوت، دستور، حضور، صورتجلسه و اقدام. | دعوت در یک ابزار است و صورتجلسه فایل جدا در ایمیل. |
| صورتجلسه | تصمیمها ثبت میشوند و نسخه رسمی در بایگانی اسناد میماند. | صورتجلسه ورد/پیدیاف پراکنده است و نسخه معتبر معلوم نیست. |
| مصوبه جاری | تعهد با مسئول، مهلت، وضعیت و مدرک پیشرفت؛ نمای مستقل برای هیئتمدیره. | برای دیدن تعهدهای باز باید همه صورتجلسهها را ورق زد. |
| تبدیل به کار | هر اقدام همان وظیفه در کارتابل است؛ پیگیری رسمی میتواند نامه دبیرخانه شود. | اقدام تا جلسه بعد در حافظه دبیر میماند. |
| بایگانی نسخهدار | خروجی نامه، فرم، صورتجلسه و قرارداد در مخزن اسناد با نسخه، دسترسی و ممیزی میماند. | نسخه نهایی در ایمیل، پوشه شبکه یا بایگانی جدا از گردش کار میماند. |
| فضای کاری یکپارچه | نامه، وظیفه، جلسه، سند و درخواست روی یک هویت، کارتابل و سابقه اقدامات اجرا میشوند. | هر قابلیت معمولاً سامانه، ورود و کارتابل جدا دارد و اتصال بعد از چند دست قطع میشود. |
| هویت و ورود | یک ورود سازمانی برای کل فضای کاری؛ نقش، تفویض و جانشینی مشترک است. | حساب و سیاست رمز برای نامه، تیکت و جلسه جدا تعریف میشود. |
| استقرار ابری | نسخه ابری روی زیرساخت آریا آیتی؛ ثبتنام از سایت با ۲۱ روز آزمایش پلن حرفهای. | اغلب نصب درونسازمانی یا لایسنس بدون شروع خودخدمت از وب است. |
| ستون «سایر شرکتها» الگوی رایج سامانههای جدا و اتوماسیون تکمنظوره را نشان میدهد، نه نام یک محصول خاص. | ||
زیرمجموعهها
صفحات جدا برای هر بخش
اگر دنبال نرمافزار جلسه، مصوبه هستید، هر کدام صفحه معرفی و مسیر شروع خودش را دارد.
سناریوهای واقعی
جلسه هیئتمدیره
دستور جلسه از قبل بسته میشود؛ بعد از جلسه مدیرعامل میپرسد کدام مصوبات هنوز اجرا نشدهاند و مدرک پیشرفت هر کدام کجاست.
جلسه عملیاتی هفتگی
یادداشتها همانجا به اقدام تبدیل میشوند و هفته بعد وضعیتشان روی دستور جلسه میآید.
کمیته قرارداد
رأی و تصمیم کنار نسخه قرارداد میماند؛ تعهدات به وظیفه و هشدار انقضا وصل میشوند.
جلسه طولانی با ضبط
خروجی جلسه طولانی: خلاصه موضوعات، تصمیمها، اقدامها و ریسکها — بدون بازنویسی دستی کامل.
اتصال
این محصول به بقیه کار سازمان وصل میشود
ارزش جلسات و پیگیری مصوبات در همین صفحه تمام نمیشود. نامه، جلسه، وظیفه و سند در یک فضای کاری به هم وصل میمانند.
پرسشهای رایج درباره جلسات و پیگیری مصوبات
چرا مصوبات از ماژول جلسه جدا هستند؟
+
جلسه یک رویداد است؛ مصوبه یک تعهد جاری است. مدیر باید بتواند بدون ورق زدن صورتجلسهها بپرسد کدام تعهدها هنوز بازند.
آیا محصول Meet بهتنهایی عرضه میشود؟
+
بله. بسیاری از سازمانها ابتدا جلسات و مصوبات را سامان میدهند و سپس اتوماسیون اداری یا مدیریت وظایف را روی همان فضای کاری اضافه میکنند.
جلسات و پیگیری مصوبات را در سازمان خود ببینید
ثبتنام نسخه ابری را شروع کنید. اگر این محصول نقطه ورود شماست، مدل استقرار را در مشاوره مشخص میکنیم.