زیرمجموعه مدیریت فرآیند
گردش کار
مسیر تأیید با شرط مبلغ، تأیید موازی، مهلت خدمت و تشدید خودکار.
- شرط مبلغ· مسیر جدا برای سقف مالی
- موازی / ترتیبی· تأیید مطابق چارت واقعی
- مهلت خدمت· یادآوری و تشدید در هر ایستگاه
معرفی
گردش کار چیست؟
وقتی تأییدها در ایمیل و پیامرسان انجام شوند، شرط مبلغ، جانشینی و مهلت خدمت قابل کنترل نیست.
گردشکار آریا آیتی مسیر ثبت تا بایگانی را با شرط، مهلت، تأیید موازی و تشدید اجرا میکند. این مسیر به فرمهای سازمانی متصل است و نیاز به توسعه جداگانه برای هر درخواست را کاهش میدهد.
گردشکار برای اجرای روزانه است و BPMS نسخهبندی و شاخصهای فرآیند را در اختیار تحلیلگران قرار میدهد.
واژهنامه گردش کار
- گردش کار
- مسیر مشخص ایستگاههای تأیید و اجرا برای یک درخواست یا سند است؛ با شرط، مسئول، مهلت و اعلان. نمونه: ثبت، مدیر واحد، مالی، مدیرعامل، اجرا، بایگانی.
- مهلت خدمت (SLA)
- مهلت خدمت هر ایستگاه؛ اگر بگذرد یادآوری و تشدید فعال میشود.
- تأیید موازی
- چند نقش همزمان میبینند؛ کار پشت یک صندوق نمیماند.
- تشدید
- اگر مهلت بگذرد، ارجاع به سطح بالاتر یا اعلان مدیر انجام میشود.
گردش کار چه مشکلی را حل میکند؟
مسیر در ذهن افراد است
شرط شعبه و مبلغ نوشته نشده. هر بار باید پرسید نامه را به چه کسی بفرستیم.
کار پشت یک نفر میماند
تأیید موازی نیست و در مرخصی مسیر قفل میشود.
مهلت خدمت اجرا نمیشود
تأخیر دیده نمیشود تا وقتی متقاضی پیگیری تلفنی کند.
گردشکار و مدیریت فرآیند
گردشکار برای اجرای روزانه و BPMS برای طراحی، نسخهبندی و تحلیل فرآیند است.
مسیر کار
اجرای گردشکار تأیید
از پر کردن فرم تا بایگانی خروجی، با شرط مبلغ و مهلت ایستگاه.
1
درخواست را روی فرم ثبت کنید
داده با تاریخ، مبلغ و واحد سازمانی وارد مسیر میشود.
2
شرط مسیر را اعمال کنید
مثلاً بالای سقف مشخص، ایستگاه مدیرعامل اضافه میشود.
3
ایستگاهها با مهلت جلو بروند
تأیید ترتیبی یا موازی، اعلان و تفویض در مرخصی.
4
اجرا و بایگانی
خروجی بهعنوان سند میماند و در صورت نیاز وظیفه اجرایی ساخته میشود.
نمای سامانه
گردش کار در محیط کار
طراح گردش کار با ایستگاههای ثبت، مدیر واحد، مالی و مدیرعامل
گردش کار چه قابلیتهایی دارد؟
مسیر نمونه سازمانی
ثبت → مدیر واحد → مالی → مدیرعامل → اجرا → بایگانی.
شرط مبلغ و شعبه
مسیر بر اساس سقف مالی یا واحد جدا میشود.
تأیید موازی و ترتیبی
چند نقش همزمان یا پشتسرهم؛ با تفویض در مرخصی.
ایستگاه خودکار
اعلان، حلقه و فراخوانی سامانه بیرونی از طریق هاب یکپارچهسازی.
مشخصات فنی
مشخصات فنی گردش کار
گردش کار آریا آیتی مسیر ایستگاههای تأیید را با شرط، مهلت خدمت، تأیید موازی و تشدید اجرا میکند. مشخصات فنی در برابر الگوی رایج سایر شرکتها آمده است.
| مشخصه فنی | گردش کار آریا آیتی | سایر شرکتها |
|---|---|---|
| مسیر نمونه | ثبت → مدیر واحد → مالی → مدیرعامل → اجرا → بایگانی؛ قابل تطبیق با چارت سازمان. | مسیر در چت و ایمیل است و ایستگاهها ثبت سیستمی ندارند. |
| شرط مبلغ و شعبه | مسیر بر اساس سقف مالی یا واحد جدا میشود و در زمان اجرا اعمال میگردد. | شرط روی کاغذ آییننامه است و در عمل دور زده میشود. |
| تأیید موازی | چند نقش همزمان میبینند؛ کار پشت یک نفر نمیماند. | تأیید فقط ترتیبی است و غیبت یک نفر صف را متوقف میکند. |
| تشدید | اگر مهلت بایستگاه بگذرد، ارجاع به سطح بالاتر یا اعلان مدیر انجام میشود. | تأخیر وقتی دیده میشود که متقاضی تلفنی پیگیری کند. |
| مهلت خدمت | مهلت روی ارجاع، ایستگاه تأیید و تیکت اجرا میشود؛ تأخیر یادآوری و تشدید دارد. | مهلت روی کاغذ یا در ذهن مسئول است و تا پیگیری تلفنی دیده نمیشود. |
| ایستگاه خودکار | اعلان، حلقه و فراخوانی سامانه بیرونی از هاب یکپارچهسازی؛ نه اتصال مستقیم هر فرم. | هر فرآیند وبسرویس جدا به ERP میزند و بعداً شکسته میشود. |
| کارتابل واحد | نامه، وظیفه، فرم و درخواست در یک صندوق با مهلت، اعلان و جانشینی دیده میشوند. | کارتابل نامه از صف تیکت و کارت کار جداست؛ مدیر چند ابزار را همزمان باز میکند. |
| بایگانی نسخهدار | خروجی نامه، فرم، صورتجلسه و قرارداد در مخزن اسناد با نسخه، دسترسی و ممیزی میماند. | نسخه نهایی در ایمیل، پوشه شبکه یا بایگانی جدا از گردش کار میماند. |
| ستون «سایر شرکتها» الگوی رایج سامانههای جدا و اتوماسیون تکمنظوره را نشان میدهد، نه نام یک محصول خاص. | ||
قبل و بعد از گردش کار
تأیید در ایمیل
- شرط مبلغ در ذهن مدیر است
- مرخصی مسیر را قفل میکند
- تأخیر وقتی دیده میشود که کار خوابیده
- هر فرم پروژه برنامهنویسی است
گردش کار آریا آیتی
- شرط روی مسیر واقعی اجرا میشود
- تفویض و جانشینی همان مسیر را باز نگه میدارد
- مهلت خدمت و تشدید خودکار است
- فرم پرتکرار بدون صف توسعه ساخته میشود
سناریوهای واقعی گردش کار
خرید بالای سقف مالی
مسیر جدا میشود. مالی و مدیرعامل مهلت دارند و تأخیر اعلان میشود.
مرخصی و مأموریت
فرم منابع انسانی با جانشینی کارتابل و ثبت بازه مرخصی برای واحد.
دسترسی نرمافزار
درخواست از میز خدمت میآید؛ مدیر واحد و فناوری اطلاعات در مهلت مشخص آن را تأیید میکنند.
تنخواه و پرداخت
شرط مبلغ مسیر را عوض میکند؛ سند تأییدشده بایگانی میشود.
گردش کار برای چه کسانی است؟
مالی و تدارکات
سقف تأیید و سند خرید در مسیر مشخص است.
مالک فرآیند
شرطها و ایستگاهها را بدون پروژه توسعه جداگانه تغییر میدهد.
فناوری اطلاعات
دسترسی و درخواست خدمت با مهلت مشخص؛ اتصال به ERP از هاب مشترک.
پرسشهای پرتکرار درباره گردش کار
گردش کار چیست؟
+
گردش کار مسیر ایستگاههای تأیید و اجرای یک درخواست است؛ با مسئول، شرط، مهلت و اعلان. نمونه رایج: ثبت، مدیر واحد، مالی، اجرا و بایگانی.
تفاوت گردش کار و BPMS چیست؟
+
گردش کار مسیر تأیید روزمره کاربران است. BPMS ابزار تحلیلگران برای نسخهبندی، زیرفرآیند و شاخصهاست. هر دو در محصول مدیریت فرآیند ارائه میشوند و مکمل یکدیگرند.
تفاوت گردش کار و اتوماسیون اداری چیست؟
+
اتوماسیون اداری گردش نامه رسمی است. گردش کار مسیر تأیید فرم و درخواست است. نامه و فرم در آریا آیتی روی یک کارتابل مینشینند.
آیا شرط مبلغ به ERP وصل میشود؟
+
مبلغ و کد حساب میتواند از سامانه مالی بیاید. آریا آیتی مسیر تأیید را نگه میدارد، نه دفتر کل.
اگر تأییدکننده در مرخصی باشد چه میشود؟
+
تفویض و جانشینی روی همان مسیر فعال است. کار پشت صندوق خالی نمیماند.
میتوان گردش کار را بدون فرمساز داشت؟
+
مسیر روی فرم سوار میشود. معمولاً هر دو با هم راه میافتند؛ چند درخواست پرتکرار نقطه ورود خوبی است.
گردش کار را در سازمان خود ببینید
ثبتنام نسخه ابری را شروع کنید. اگر نقطه ورود سازمان شما همین صفحه است، مدل استقرار را در مشاوره مشخص میکنیم.