قرارداد و پیوستها
نسخه نهایی، مقایسه تغییرات و دسترسی حقوقی جدا از فایل پراکنده ایمیل نگه داشته میشود.
Docs · بایگانی
نرمافزار بایگانی اسناد
نسخه نهایی قرارداد، نامه و صورتجلسه در مخزن رسمی؛ نه در ایمیل.
معرفی
این بخش چه کاری میکند؟
نرمافزار بایگانی اسناد آریا آیتی مخزن نسخهدار با دسترسی، OCR و ممیزی مشاهده است. مناسب حقوقی، بایگانی و کیفیت که باید بدانند کدام فایل معتبر است.
مخاطب اصلی: بایگانی، حقوقی و کیفیت
چه مشکلی را حل میکند؟
- نسخه نهایی قرارداد در ایمیل گم میشود.
- معلوم نیست چه کسی سند را دیده یا دانلود کرده است.
- سیاست نگهداری و واترمارک روی پوشه شبکه نیست.
چه قابلیتهایی دارد؟
- نگهداری نامه، قرارداد، صورتجلسه، فرم، گزارش و تصویر
- نسخهبندی، قفل ویرایش، فراداده، برچسب و نوع سند
- جستجوی تماممتن، OCR، سطح دسترسی و سیاست نگهداری
- واترمارک، پیشنمایش و ردپای ممیزی
مشخصات فنی
مشخصات فنی نرمافزار بایگانی اسناد
بایگانی آریا آیتی نسخه رسمی خروجی سازمان را نگه میدارد و به نامه، فرم و جلسه پیوند دارد. مشخصات فنی در برابر سایر شرکتها آمده است.
| مشخصه فنی | نرمافزار بایگانی اسناد آریا آیتی | سایر شرکتها |
|---|---|---|
| چرخه حیات سند | نوع سند، دوره نگهداری، سطح دسترسی، پیشنمایش و ردپای ممیزی. | فایل در پوشه با نام آزاد میماند و سیاست نگهداری نیست. |
| پیوند به کار | پیوست نامه، خروجی فرم و صورتجلسه همان رکورد بایگانی است. | اسکن دبیرخانه از فایل قرارداد و صورتجلسه جدا بایگانی میشود. |
| محرمانگی | سطح محرمانگی روی نقش است؛ مشاهده و دانلود در سابقه ممیزی میماند. | محرمانگی معمولاً رمز فایل یا پوشه شبکه است، نه نقش و ردپا. |
| بایگانی نسخهدار | خروجی نامه، فرم، صورتجلسه و قرارداد در مخزن اسناد با نسخه، دسترسی و ممیزی میماند. | نسخه نهایی در ایمیل، پوشه شبکه یا بایگانی جدا از گردش کار میماند. |
| ممیزی و سابقه | مشاهده، دانلود، ارجاع، تأیید و امضا با نام، زمان و موجودیت ثبت میشود و ویرایش عادی ندارد. | سابقه اغلب لاگ فنی است یا فقط روی یک ماژول وجود دارد. |
| استقرار ابری | نسخه ابری روی زیرساخت آریا آیتی؛ ثبتنام از سایت با ۲۱ روز آزمایش پلن حرفهای. | اغلب نصب درونسازمانی یا لایسنس بدون شروع خودخدمت از وب است. |
| ستون «سایر شرکتها» الگوی رایج سامانههای جدا و اتوماسیون تکمنظوره را نشان میدهد، نه نام یک محصول خاص. | ||
سناریوهای واقعی
بایگانی نامه و فرم
خروجی دبیرخانه و فرم تأییدشده با نوع سند و دوره نگهداری در بایگانی میماند.
همین محصول
سایر بخشهای اسناد، دانش و یادداشت سازمانی
پرسشهای رایج درباره بایگانی
فایل روی اینترنت عمومی میشود؟
+
خیر. ذخیره روی مخزن همان سازمان است، لینک دانلود زماندار است و مشاهده در سابقه ثبت میشود.
تفاوت بایگانی و دانش سازمانی چیست؟
+
بایگانی محل رسمی فایل و نسخه است. دانش لایه راهنما و ویکی است.
فایلها کجا ذخیره میشوند؟
+
روی مخزن همان سازمان در نسخه ابری. لینک دانلود زماندار است و مشاهده در سابقه ثبت میشود.
OCR برای نامه اسکنشده هست؟
+
بله. برای بایگانی سریع وارده و جستجوی تماممتن روی تصویر نامه.
نرمافزار بایگانی اسناد را در سازمان خود ببینید
بایگانی بخشی از اسناد، دانش و یادداشت سازمانی است. ثبتنام نسخه ابری را شروع کنید یا مدل استقرار را در مشاوره مشخص کنیم.