زیرمجموعه اتوماسیون اداری
مکاتبات اداری
نامههای داخلی، وارده و صادره با ارجاع، پاراف و سابقه کامل در کارتابل سازمان.
- انواع نامه· داخلی، وارده، صادره، محرمانه
- سابقه کامل· چه کسی، چه زمانی، چه دستوری
- مهلت· شماره، تاریخ و مهلت ارجاع
معرفی
مکاتبات اداری چیست؟
مکاتبات اداری، گردش نامه از نگارش تا ارجاع، پاراف، امضا و پاسخ را مدیریت میکند.
نرمافزار مکاتبات اداری آریا آیتی انواع نامه، گیرنده و رونوشت، دستور، یادآوری و محرمانگی را پوشش میدهد. سابقه نشان میدهد چه کسی، چه زمانی، چه دستوری داده است.
نامه سامانه جدا نیست. دستور به وظیفه تبدیل میشود و نسخه نهایی در اسناد میماند.
واژهنامه مکاتبات اداری
- مکاتبات اداری
- فرآیند نگارش، ارجاع، پاراف، امضا و پاسخ نامه رسمی سازمان است؛ شامل نامه داخلی، وارده و صادره با سطح محرمانگی و سابقه اقدامات.
- ارجاع
- فرستادن نامه به نقش یا واحد بعدی برای اقدام یا اطلاع.
- پاراف
- تأیید میانی مدیر قبل از امضای نهایی یا صدور.
- رونوشت
- ارسال اطلاعرسان نامه به گیرندگان مجاز، جدا از اقدامکننده اصلی.
مکاتبات اداری چه مشکلی را حل میکند؟
نامه بین کانالها میچرخد
ایمیل، پوشه و سامانه جدا باعث میشود معلوم نباشد آخرین نسخه کدام است.
محرمانگی روی فایل است
سطح دسترسی به نقش وصل نیست و مشاهده در سابقه ثبت نمیشود.
دستور پیگیری نمیشود
پاراف روی کاغذ میماند و به کار قابل پیگیری تبدیل نمیشود.
انواع نامههای سازمانی
طبقهبندی نامه در محصول هست؛ برچسب آزاد جای نوع نامه را نمیگیرد.
داخلی
گردش بین واحدها با ارجاع و کارتابل؛ بدون خروج از سازمان.
وارده و صادره
ثبت مبدأ یا مقصد بیرونی، شماره رسمی و پیوست.
محرمانه و فوری
سطح دسترسی جدا، رونوشت محدود و مهلت تشدیدشونده.
مسیر کار
آمادهسازی نامه صادره
از پیشنویس واحد تا شماره صادره و بایگانی نسخه نهایی.
1
پیشنویس را در واحد بنویسید
موضوع، گیرنده، رونوشت و پیوست با تاریخ ثبت میشود.
2
مسیر پاراف و امضا را طی کنید
ارجاع به مدیران مشخص است. هر اقدام در سابقه میماند.
3
شماره صادره بگیرید
دبیرخانه پس از تأیید نهایی شماره میدهد و ارسال ثبت میشود.
4
نسخه نهایی را بایگانی کنید
نامه در مخزن اسناد نسخه میخورد و از کارتابل قابل پیگیری است.
نمای سامانه
مکاتبات اداری در محیط کار
پیشنویس نامه اداری با مسیر ارجاع و پاراف
مکاتبات اداری چه قابلیتهایی دارد؟
نگارش و فراداده
شماره، تاریخ، موضوع، گیرنده، رونوشت و پیوست.
ارجاع و دستور
پاراف، پیگیری، یادآوری و تشدید روی مهلت.
محرمانگی
عادی تا خیلی محرمانه؛ مشاهده و دانلود در سابقه ممیزی.
اتصال به کار
دستور روی نامه همان وظیفه با مسئول میشود.
مشخصات فنی
مشخصات فنی مکاتبات اداری
مکاتبات اداری آریا آیتی گردش نامه از نگارش تا پاراف، امضا و پاسخ است؛ نه فقط بایگانی شماره. مشخصات فنی این سامانه در برابر الگوی رایج سایر شرکتها آمده است.
| مشخصه فنی | مکاتبات اداری آریا آیتی | سایر شرکتها |
|---|---|---|
| گردش نامه | یک مسیر از پیشنویس تا ارجاع، پاراف، شماره صادره و بایگانی نسخه نهایی. | آخرین نسخه در ایمیل یا پوشه است و معلوم نیست نامه کجاست. |
| فراداده نامه | شماره، تاریخ، موضوع، گیرنده، رونوشت، پیوست، مهلت و سطح محرمانگی روی همان رکورد. | فراداده ناقص است یا در فیلدهای آزاد پراکنده میشود. |
| پاراف و امضا | مسیر مدیران مشخص است؛ هر اقدام در سابقهای میماند که ویرایش عادی ندارد. | پاراف روی کاغذ، پیامرسان یا فایل جدا از نامه ثبت میشود. |
| اتصال به کار | دستور روی نامه همان کارت کار با مسئول و مهلت در کارتابل میشود. | دستور مدیر پیگیری سامانهای ندارد و تا جلسه بعد فراموش میشود. |
| محرمانگی | سطح محرمانگی روی نقش است؛ مشاهده و دانلود در سابقه ممیزی میماند. | محرمانگی معمولاً رمز فایل یا پوشه شبکه است، نه نقش و ردپا. |
| بایگانی نسخهدار | خروجی نامه، فرم، صورتجلسه و قرارداد در مخزن اسناد با نسخه، دسترسی و ممیزی میماند. | نسخه نهایی در ایمیل، پوشه شبکه یا بایگانی جدا از گردش کار میماند. |
| ممیزی و سابقه | مشاهده، دانلود، ارجاع، تأیید و امضا با نام، زمان و موجودیت ثبت میشود و ویرایش عادی ندارد. | سابقه اغلب لاگ فنی است یا فقط روی یک ماژول وجود دارد. |
| کارتابل واحد | نامه، وظیفه، فرم و درخواست در یک صندوق با مهلت، اعلان و جانشینی دیده میشوند. | کارتابل نامه از صف تیکت و کارت کار جداست؛ مدیر چند ابزار را همزمان باز میکند. |
| ستون «سایر شرکتها» الگوی رایج سامانههای جدا و اتوماسیون تکمنظوره را نشان میدهد، نه نام یک محصول خاص. | ||
قبل و بعد از مکاتبات اداری
مکاتبات پراکنده
- آخرین نسخه در ایمیل است
- پاراف روی کاغذ یا پیامرسان
- محرمانه یعنی رمز فایل
- دستور مدیر فراموش میشود
مکاتبات اداری آریا آیتی
- یک مسیر از پیشنویس تا بایگانی
- پاراف با سابقه غیرقابل ویرایش
- محرمانگی روی نقش و مشاهده
- دستور همان وظیفه قابل پیگیری
سناریوهای واقعی مکاتبات اداری
پاسخ رسمی به سازمان بیرونی
پیشنویس، پاراف، شماره صادره و بایگانی در یک مسیر.
مکاتبه محرمانه
رونوشت فقط به نقش مجاز میرسد؛ دانلود ثبت میشود.
نامه داخلی بین واحدها
بدون خروج از سازمان، ارجاع و مهلت در کارتابل دیده میشود.
پیگیری دستور مدیر
دستور روی نامه کارت کار میسازد و مهلت روی همان کار میماند.
مکاتبات اداری برای چه کسانی است؟
کارشناس ارجاع
مسیر نامه، رونوشت و مهلت در یک نما.
مدیر واحد
پاراف و دستور از همان کارتابل؛ بدون جستجو در پوشه.
دبیرخانه
پس از گردش داخلی، شماره صادره و ارسال ثبت میشود.
پرسشهای پرتکرار درباره مکاتبات اداری
مکاتبات اداری چیست؟
+
مکاتبات اداری گردش نامه رسمی سازمان است: نگارش، ارجاع، پاراف، امضا و پاسخ. شامل نامه داخلی، وارده و صادره با محرمانگی و سابقه اقدامات میشود.
تفاوت مکاتبات اداری و دبیرخانه چیست؟
+
مکاتبات، گردش نامه را مدیریت میکند؛ دبیرخانه مسئول ثبت، شمارهگذاری و اندیکاتور است. هر دو در اتوماسیون اداری آریا آیتی یکپارچهاند.
آیا میتوان فقط مکاتبات اداری را راه انداخت؟
+
بله. بسیاری از سازمانها با نامه شروع میکنند. کارتابل همان هفته اول ارزش میسازد؛ دبیرخانه واحدی بعداً اضافه میشود.
نامه محرمانه چطور محافظت میشود؟
+
سطح محرمانگی روی نقش است. مشاهده و دانلود در سابقه اقدامات ثبت میشود و ویرایش عادی ندارد.
آیا مکاتبات اداری جایگزین ایمیل است؟
+
برای نامه رسمی و پیگیری سازمانی بله. ایمیل میتواند کانال اعلان بماند؛ مرجع گردش نامه همین سامانه است.
دستور روی نامه پیگیری میشود؟
+
بله. دستور روی نامه به کارت کار با مسئول و مهلت تبدیل میشود.
مکاتبات اداری را در سازمان خود ببینید
ثبتنام نسخه ابری را شروع کنید. اگر نقطه ورود سازمان شما همین صفحه است، مدل استقرار را در مشاوره مشخص میکنیم.