مدیریت اسناد
- نگهداری نامه، قرارداد، صورتجلسه، فرم، گزارش، PDF، Excel و تصویر
- نسخه‌بندی، قفل ویرایش، فراداده، برچسب و نوع سند
- جستجوی تمام‌متن، OCR، سطح دسترسی و سیاست نگهداری
- چرخه حیات، واترمارک، پیش‌نمایش و ردپای ممیزی
Docs
اسناد، دانش و یادداشت سازمانی
هر خروجی سازمان در یک جا می‌ماند و به کار، جلسه و نامه وصل می‌شود.
معرفی
این محصول چه کاری می‌کند؟
بایگانی رسمی نسخه‌دار، دانش قابل پیوند، و یادداشت روزمره که می‌تواند به وظیفه، نامه یا مقاله تبدیل شود. آیین‌نامه با نسخه‌بندی و تأییدیه مطالعه در همین محیط می‌ماند.
مخاطب اصلی: بایگانی، حقوقی، کیفیت، آموزش و همه دانش‌کاران سازمان
چه مشکلی را حل می‌کند؟
- نسخه نهایی قرارداد در ایمیل گم می‌شود و معلوم نیست کدام فایل معتبر است.
- دانش سازمان در ذهن افراد و پوشه‌های شخصی است.
- آیین‌نامه منتشر می‌شود اما تأییدیه مطالعه ثبت نمی‌شود.
چه قابلیت‌هایی دارد؟
دانش سازمانی
- ویکی، پایگاه دانش، راهنما، FAQ، SOP، سیاست و مستند
- پیوند داخلی مثل [[پروژه X]] یا [[آیین‌نامه ۲۱]]
- انتشار نسخه و دریافت تأییدیه مطالعه از کارکنان
یادداشت سازمانی
- یادداشت جلسه یا کار روزانه روی بستر سازمانی؛ نه ابزار شخصی جدا
- تبدیل همان یادداشت به وظیفه، سند، صورتجلسه، مقاله دانش، نامه یا درخواست فرآیند
مشخصات فنی
مشخصات فنی اسناد، دانش و یادداشت سازمانی
اسناد آریا آی‌تی مخزن نسخه‌دار نامه، قرارداد و صورتجلسه است؛ دانش قابل پیوند و یادداشت روزمره به کار رسمی تبدیل می‌شود. مقایسه با سایر شرکت‌ها در جدول است.
| مشخصه فنی | اسناد، دانش و یادداشت سازمانی آریا آی‌تی | سایر شرکت‌ها |
|---|---|---|
| انواع محتوا | نامه، قرارداد، صورتجلسه، فرم، گزارش، ویکی، SOP و یادداشت روی یک مخزن سازمانی. | بایگانی فایل از پایگاه دانش و یادداشت شخصی جداست. |
| نسخه و قفل | نسخه‌بندی، قفل ویرایش، فراداده، نوع سند، واترمارک و سیاست نگهداری. | نسخه نهایی در ایمیل است و معلوم نیست کدام فایل معتبر است. |
| جستجو | تمام‌متن، OCR و در صورت فعال بودن جستجوی سازمانی روی همان مخزن. | جستجو فقط نام فایل در پوشه شبکه است. |
| دانش و تأییدیه | انتشار آیین‌نامه با نسخه و ثبت تأییدیه مطالعه کارکنان. | آیین‌نامه در گروه پیام‌رسان ارسال می‌شود و مطالعه ثبت نمی‌شود. |
| یادداشت سازمانی | تبدیل یادداشت به وظیفه، سند، صورتجلسه، مقاله دانش، نامه یا درخواست. | یادداشت در ابزار شخصی می‌ماند و به کار رسمی وصل نمی‌شود. |
| محرمانگی | سطح محرمانگی روی نقش است؛ مشاهده و دانلود در سابقه ممیزی می‌ماند. | محرمانگی معمولاً رمز فایل یا پوشه شبکه است، نه نقش و ردپا. |
| ممیزی و سابقه | مشاهده، دانلود، ارجاع، تأیید و امضا با نام، زمان و موجودیت ثبت می‌شود و ویرایش عادی ندارد. | سابقه اغلب لاگ فنی است یا فقط روی یک ماژول وجود دارد. |
| هویت و ورود | یک ورود سازمانی برای کل فضای کاری؛ نقش، تفویض و جانشینی مشترک است. | حساب و سیاست رمز برای نامه، تیکت و جلسه جدا تعریف می‌شود. |
| استقرار ابری | نسخه ابری روی زیرساخت آریا آی‌تی؛ ثبت‌نام از سایت با ۷ روز آزمایش پلن حرفه‌ای. | اغلب نصب درون‌سازمانی یا لایسنس بدون شروع خودخدمت از وب است. |
| ستون «سایر شرکت‌ها» الگوی رایج سامانه‌های جدا و اتوماسیون تک‌منظوره را نشان می‌دهد، نه نام یک محصول خاص. | ||
زیرمجموعه‌ها
صفحات جدا برای هر بخش
اگر دنبال نرم‌افزار بایگانی، دانش، یادداشت هستید، هر کدام صفحه معرفی و مسیر شروع خودش را دارد.
سناریوهای واقعی
قرارداد و پیوست‌ها
نسخه نهایی، مقایسه تغییرات و دسترسی حقوقی جدا از فایل پراکنده ایمیل نگه داشته می‌شود.
انتشار آیین‌نامه
نسخه ۳ سیاست امنیت منتشر می‌شود و کارکنان باید مطالعه و تأیید را ثبت کنند. کسانی که تأیید نکرده‌اند در گزارش دیده می‌شوند.
از یادداشت جلسه تا سند رسمی
دبیر جلسه یادداشت می‌کند و همان متن به صورتجلسه، چند وظیفه و یک مقاله دانش تبدیل می‌شود.
بایگانی نامه و فرم
خروجی دبیرخانه و فرم تأییدشده با نوع سند، دوره نگهداری و واترمارک در بایگانی می‌ماند.
اتصال
این محصول به بقیه کار سازمان وصل می‌شود
ارزش اسناد، دانش و یادداشت سازمانی در همین صفحه تمام نمی‌شود. نامه، جلسه، وظیفه و سند در یک فضای کاری به هم وصل می‌مانند.
پرسش‌های رایج درباره اسناد، دانش و یادداشت سازمانی
تفاوت بایگانی و دانش سازمانی چیست؟
+
بایگانی محل رسمی فایل و نسخه است. دانش لایه راهنما و ویکی است. یادداشت لایه سوم است: سریع نوشته می‌شود و بعد به سند یا وظیفه تبدیل می‌گردد.
آیا فایل روی اینترنت عمومی می‌شود؟
+
خیر. ذخیره روی مخزن داخلی همان سازمان است، لینک دانلود زمان‌دار است و مشاهده و دانلود در سابقه اقدامات ثبت می‌شود.
اسناد، دانش و یادداشت سازمانی را در سازمان خود ببینید
ثبت‌نام نسخه ابری را شروع کنید. اگر این محصول نقطه ورود شماست، مدل استقرار را در مشاوره مشخص می‌کنیم.