مدیریت اسناد
- نگهداری نامه، قرارداد، صورتجلسه، فرم، گزارش، PDF، Excel و تصویر
- نسخهبندی، Check-in/out، فراداده، برچسب و نوع سند
- جستجوی تماممتن، OCR، سطح دسترسی و سیاست نگهداری
- چرخه حیات، واترمارک، پیشنمایش و ردپای ممیزی
Docs
اسناد، دانش و یادداشت سازمانی
هر خروجی سازمان یک جا میماند و به کار، جلسه و نامه وصل میشود.
این محصول چیست؟
Docs سه لایه دارد: بایگانی رسمی (DMS)، دانش قابل پیوند (Wiki) و یادداشت روزمره که میتواند به وظیفه، نامه یا مقاله تبدیل شود. ارزش پلتفرم در همین اتصال است. آییننامه با نسخهبندی و تأییدیه مطالعه (Read & Acknowledge) از دانش جدا نیست.
مخاطب اصلی: بایگانی، حقوقی، کیفیت، آموزش و همه دانشکاران سازمان
چه مشکلی را حل میکند
- نسخه نهایی قرارداد در ایمیل گم میشود و معلوم نیست کدام فایل معتبر است.
- دانش سازمان در ذهن افراد و پوشههای شخصی است.
- آییننامه منتشر میشود اما تأییدیه مطالعه ثبت نمیشود.
قابلیتها
دانش سازمانی
- ویکی، پایگاه دانش، راهنما، FAQ، SOP، سیاست و مستند
- پیوند داخلی مثل [[پروژه X]] یا [[آییننامه ۲۱]]
- انتشار نسخه و دریافت تأییدیه مطالعه (Read & Acknowledge)
یادداشت سازمانی
- یادداشت جلسه یا کار روزانه روی بستر سازمانی؛ نه ابزار شخصی جدا
- تبدیل همان یادداشت به وظیفه، سند، صورتجلسه، مقاله دانش، نامه یا درخواست فرآیند
سناریوهای واقعی
قرارداد و پیوستها
نسخه نهایی، مقایسه تغییرات و دسترسی حقوقی جدا از فایل پراکنده ایمیل نگه داشته میشود.
انتشار آییننامه
نسخه ۳ سیاست امنیت منتشر میشود و کارکنان باید مطالعه و تأیید را ثبت کنند. کسانی که تأیید نکردهاند در گزارش دیده میشوند.
از یادداشت جلسه تا سند رسمی
دبیر جلسه یادداشت میکند و همان متن به صورتجلسه، چند وظیفه و یک مقاله دانش تبدیل میشود.
بایگانی نامه و فرم
خروجی دبیرخانه و فرم تأییدشده با نوع سند، دوره نگهداری و واترمارک در DMS میماند.
اتصال به بقیه پلتفرم
ارزش Docs در صفحه خودش تمام نمیشود. خروجی این محصول ورودی کارتابل، سند یا فرآیند بعدی است.
- Office
پیوست و تصویر نامه در همان مخزن اسناد است.
- Meet
صورتجلسه و فایل جلسه نسخه رسمی میگیرند.
- AI Platform
جستجوی معنایی و خلاصه سند روی همین مخزن کار میکند.
- Service
پاسخ استاندارد تیکت از دانش سازمانی پیشنهاد میشود.
Office
مکاتبات، دبیرخانه و کارتابل
گردش نامه روی همان هستهای که وظایف و جلسات روی آن اجرا میشوند.
مکاتباتدبیرخانهکارتابل
جزئیات و قابلیتها
Meet
جلسات، مصوبات و اقدامها
جلسه وقتی تمام میشود که مصوبه صاحب و مهلت داشته باشد؛ نه وقتی فایل صوت بسته شود.
جلسهمصوبهAction Item
جزئیات و قابلیتها
AI Platform
دستیار، جستجو و عاملهای سازمانی
تمایز نسبت به اتوماسیون سنتی: سؤال میپرسید، سیستم از کل سازمان جواب میدهد.
Copilotجستجوی سازمانیهوش جلسههوش سندهوش فرآیند
جزئیات و قابلیتها
Service
پرتال کارکنان و میز خدمت
کارمند بهجای رفتوآمد بین واحدها، وارد «خدمات من» میشود.
پرتال کارکنانتیکتینگمیز خدمت
جزئیات و قابلیتها
پرسش درباره Docs
تفاوت DMS و دانش سازمانی چیست؟+
DMS بایگانی رسمی فایل و نسخه است. دانش لایه ویکی و راهنماست. یادداشت لایه سوم است: سریع نوشته میشود و بعد به سند یا وظیفه تبدیل میگردد.
آیا فایل روی اینترنت عمومی میشود؟+
خیر. ذخیره روی مخزن داخلی تنانت است، لینک دانلود زماندار است و مشاهده و دانلود در Audit ثبت میشود.
Docs را در سازمان خود ببینید
اگر این محصول نقطه ورود شماست، مدل استقرار و یکپارچهسازی با سامانههای فعلی را در جلسه مشاوره مشخص میکنیم.