مکاتبات
- انواع نامه: داخلی، وارده، صادره، محرمانه، خیلی محرمانه، شخصی، فوری و عادی
- شماره، تاریخ شمسی، موضوع، گیرنده، رونوشت و پیوست
- ارجاع، پاراف، دستور، پیگیری و یادآوری
- گردش نامه با سابقه کامل اقدامات — چه کسی، چه زمانی، چه دستوری
Office
مکاتبات، دبیرخانه و کارتابل
گردش نامه روی همان هستهای که وظایف و جلسات روی آن اجرا میشوند.
این محصول چیست؟
برای بازار ایران مکاتبات هنوز ستون اتوماسیون است. Office نامه داخلی، وارده و صادره را با دبیرخانه چندواحدی و کارتابل شخصی یکجا مدیریت میکند؛ بدون جزیره جدا از بقیه پلتفرم. شماره، تاریخ شمسی، محرمانگی، ارجاع و سابقه اقدامات از روز اول First-Class هستند.
مخاطب اصلی: دبیرخانه، مدیران اداری، کارشناسان ارجاع و مدیران واحد
چه مشکلی را حل میکند
- نامه در ایمیل، پوشه شبکه و سامانه جدا پراکنده است و پیگیری بعد از چند دست گم میشود.
- دبیرخانه واحدها شمارهگذاری ناسازگار دارند و اندیکاتور یکپارچه نیست.
- محرمانگی روی فایل است، نه روی نقش و سابقه مشاهده.
قابلیتها
دبیرخانه
- چند دبیرخانه مرکزی و واحدی روی یک تنانت
- شمارهگذاری خودکار و دفتر اندیکاتور
- ثبت نامه وارده و صادره، ارسال و دریافت
- اسکن، OCR، QR Code و بارکد برای بایگانی سریع
کارتابل
- صندوق واحد برای نامه، وظیفه، فرم و درخواست
- جانشینی و تفویض در زمان مرخصی یا مأموریت
- اعلان و مهلت روی هر ارجاع
- علاقهمندی، موارد اخیر و اقدام سریع از همان صفحه
سناریوهای واقعی
نامه وارده سازمانی
دبیرخانه نامه را ثبت و شمارهگذاری میکند، به واحد مربوط ارجاع میدهد و پیگیری تا پاسخ در کارتابل مدیر میماند. اگر مهلت بگذرد، یادآوری و تشدید فعال میشود.
مکاتبه محرمانه
سطح محرمانگی، دسترسی و ممیزی جدا ثبت میشود؛ مشاهده و دانلود در Audit میماند و رونوشت فقط به نقش مجاز میرسد.
نامه صادره و پاسخ رسمی
پیشنویس در واحد تهیه میشود، پاراف و امضا طی مسیر مشخص میگذرد، شماره صادره میگیرد و نسخه نهایی در اسناد بایگانی میشود.
جانشینی مدیر در مرخصی
کارتابل برای بازه مشخص به جانشین تفویض میشود؛ اقدامها به نام جانشین ثبت میشوند و پس از بازگشت، مالکیت به مدیر برمیگردد.
اتصال به بقیه پلتفرم
ارزش Office در صفحه خودش تمام نمیشود. خروجی این محصول ورودی کارتابل، سند یا فرآیند بعدی است.
- Meet
مصوبه جلسه میتواند به نامه یا پیگیری دبیرخانه تبدیل شود.
- Docs
هر نامه در DMS نسخه، دسترسی و سابقه نگهداری دارد.
- Work
دستور روی نامه به وظیفه با مسئول و مهلت شمسی وصل میشود.
- Enterprise Platform
مشاهده، دانلود و ارجاع محرمانه در Audit غیرقابل تغییر میماند.
Meet
جلسات، مصوبات و اقدامها
جلسه وقتی تمام میشود که مصوبه صاحب و مهلت داشته باشد؛ نه وقتی فایل صوت بسته شود.
جلسهمصوبهAction Item
جزئیات و قابلیتها
Docs
اسناد، دانش و یادداشت سازمانی
هر خروجی سازمان یک جا میماند و به کار، جلسه و نامه وصل میشود.
DMSدانشیادداشت
جزئیات و قابلیتها
Work
وظیفه، پروژه و تقویم شمسی
کار روزانه تیم روی تقویمی که از ابتدا جلالی است؛ نه وصله بعدی.
وظیفهپروژهتقویم
جزئیات و قابلیتها
Enterprise Platform
هسته هویت، API، یکپارچهسازی و ممیزی
محصولات جدا ساخته نمیشوند؛ روی IAM، تنانت، اعلان و Audit مشترک مینشینند.
IAMAPIIntegration HubAuditاعلانتحلیل
جزئیات و قابلیتها
پرسش درباره Office
آیا Office همان اتوماسیون اداری کلاسیک است؟+
مکاتبات و دبیرخانه را پوشش میدهد، اما روی هسته Workspace مینشیند. نامه به وظیفه، جلسه، سند و ممیزی وصل است؛ جزیره جدا نیست.
چند دبیرخانه میتوان داشت؟+
یک تنانت میتواند دبیرخانه مرکزی و دبیرخانه واحدها را همزمان داشته باشد. شمارهگذاری و اندیکاتور برای هر کدام جدا تعریف میشود.
Office را در سازمان خود ببینید
اگر این محصول نقطه ورود شماست، مدل استقرار و یکپارچهسازی با سامانههای فعلی را در جلسه مشاوره مشخص میکنیم.