نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب
نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب آریا آیتی
اتوماسیون اداری که نامه را تا اقدام دنبال میکند؛ دبیرخانه، کارتابل و پیگیری دستور در یک ورود.
- هیچ نامه‌ای بی‌مسئول نمی‌ماند؛ هر ارجاع مهلت، یادآوری و تشدید دارد.
- دستور روی نامه همان‌جا وظیفه میشود و تا انجام در کارتابل دیده میشود.
- امروز شروع کنید؛ ثبت‌نام آنلاین و ۷ روز آزمایش بدون پرداخت.
- از ۳٫۹۹ میلیون· تومان در ماه
- ۷ روز· آزمایش بدون پرداخت
- از ۱۳۹۵· فعالیت آریا آیتی
- فعالیت از ۱۳۹۵
- ورود دومرحلهای
- ممیزی مشاهده و دانلود نامه
- داده هر سازمان جدا
- ابری یا نصب روی سرور سازمان
- خرید با پیشفاکتور رسمی
معرفی
سامانه اتوماسیون اداری آریا آیتی چیست؟
اتوماسیون اداری آریا آیتی (AryaIT Office Automation) یک نرمافزار تحت وب و ابری برای ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی نامههای اداری است که از ۳٫۹۹ میلیون تومان در ماه شروع میشود و نسخه آزمایشی ۷ روزه دارد.
دبیرخانه چندواحدی، مکاتبات و کارتابل شخصی در همان فضایی اجرا میشوند که وظایف، جلسات و اسناد سازمان مدیریت میشوند. دستور هر نامه به وظیفه با مسئول و مهلت تبدیل میشود و نسخه نهایی در مخزن اسناد می‌ماند؛ نقطه‌ای که اتوماسیون تک‌منظوره معمولاً در آن قطع میشود.
اتوماسیون اداری را مستقل شروع کنید و هر وقت خواستید وظایف و جلسات را روی همان کارتابل اضافه کنید. نسخه ابری پلن حرفهای را ۷ روز بدون پرداخت آزمایش کنید.
آخرین به‌روزرسانی:
اتوماسیون اداری آریا آیتی در یک نگاه
- محصول
- اتوماسیون اداری آریا آیتی (AryaIT Office Automation)
- دسته
- نرمافزار اتوماسیون اداری تحت وب
- شرکت
- آریا آیتی، فعال از ۱۳۹۵، تهران
- قیمت
- از ۳٫۹۹ میلیون تومان در ماه؛ سه پلن با قیمت عمومی
- آزمایش
- ۷ روز روی پلن حرفهای، بدون پرداخت اولیه
- کاربر داخل پلن
- ۵، ۲۵، ۵۰ نفر؛ کاربر اضافه قابل افزودن
- دبیرخانه
- چند دبیرخانه با اندیکاتور جدا؛ بدون سقف تعداد در پلن
- استقرار
- ابری روی سرورهای آریا آیتی یا نصب روی سرور سازمان
- فضای ذخیرهسازی
- نامحدود در هر سه پلن
- تقویم
- شمسی؛ تاریخ نامه، مهلت و اندیکاتور
قیمت
قیمت نرمافزار اتوماسیون اداری
قیمت اتوماسیون اداری آریا آیتی عمومی و ماهانه است: پایه ۳٫۹۹ میلیون تومان برای ۵ کاربر، حرفهای ۷٫۹۹ میلیون تومان برای ۲۵ کاربر، سازمانی با تماس. فضای ذخیرهسازی در هر سه پلن نامحدود است و خرید با پیشفاکتور رسمی انجام میشود.
| پلن | قیمت ماهانه | کاربر داخل قیمت | امکانات اتوماسیون اداری | مناسب برای |
|---|---|---|---|---|
| پایه | ۳٫۹۹ میلیون تومان | ۵ نفر | مکاتبات، دبیرخانه، کارتابل، پرونده پرسنلی، اسناد، تقویم شمسی و وظایف | تیم کوچک و دفتر با یک دبیرخانه |
| حرفه‌ایپیشنهادی | ۷٫۹۹ میلیون تومان | ۲۵ نفر | همه امکانات پایه + جلسات و مصوبه، فرم و درخواست، میز خدمت و پروژه | شرکت متوسط با چند واحد و جلسات منظم |
| سازمانی | تماس بگیرید | ۵۰ نفر | همه امکانات حرفهای + امضای الکترونیک، گردش‌کار، قرارداد، اتصال API و دستیار هوشمند | سازمان با گردش تأیید، امضا و چند دبیرخانه |
قیمت‌ها مربوط به نسخه ابری است. نصب روی سرور سازمان پیشفاکتور جدا دارد.
بیشتر بخوانید: عوامل هزینه نرمافزار اتوماسیون اداری
نرمافزار اتوماسیون اداری چه مشکلی را حل میکند؟
نامه در چند جا می‌چرخد
ایمیل، پوشه شبکه و سامانه جدا پیگیری را بعد از چند دست قطع میکنند. معلوم نیست نامه کجاست و چه دستوری خورده است.
دبیرخانه هست، اما کار روزانه نیست
اندیکاتور قوی است اما مصوبه، وظیفه و سند کنارش نیستند. کار واقعی هنوز در اکسل و پیام‌رسان جلو می‌رود.
محرمانگی روی فایل است
سطح دسترسی به نقش و سابقه مشاهده وصل نیست. سؤال «چه کسی این نامه را دید؟» پاسخ ندارد.
بخش‌های اصلی اتوماسیون اداری
مکاتبات، دبیرخانه و کارتابل سه بخش اصلی محصول اتوماسیون اداری‌اند و هرکدام مسیر راهاندازی مشخصی دارند.
دبیرخانه
ثبت وارده و صادره، اندیکاتور و چند دبیرخانه واحدی در یک سازمان؛ تا هر نامه شماره و مسئول رسمی داشته باشد.
مکاتبات اداری
نگارش، ارجاع، پاراف، محرمانگی و سابقه کامل گردش نامه؛ تا معلوم باشد نامه کجاست و چه دستوری خورده است.
کارتابل
یک صندوق برای نامه، وظیفه و درخواست با جانشینی در مرخصی؛ تا کار در غیاب مدیر متوقف نشود.
بخش جدید اتوماسیون اداری
پرونده پرسنلی؛ پرونده الکترونیک هر کارمند
تاریخ استخدام، شروع بیمه، قرارداد، مدارک و احکام هر کارمند در همان فضای کاری نگه داشته میشود که نامه و کارتابل او هست. منابع انسانی پرونده کامل را می‌بیند، کارمند پرونده خودش را، و مدیر فقط خلاصه استخدام تیم خودش را.
معرفی کامل نرمافزار پرونده پرسنلیهویت، استخدام و بیمه
کد ملی، تاریخ استخدام، نوع همکاری، واحد، مدیر مستقیم، نوع و تاریخ شروع بیمه، بیمه تکمیلی و شبا.
قرارداد و مدارک
قراردادها با فایل امضاشده و مدارک با تاریخ انقضا؛ کارت ملی، مدرک تحصیلی، عدم سوءپیشینه و گواهی سلامت.
یادآوری سررسیدها
پایان قرارداد و انقضای مدارک ۳۰ و ۷ روز قبل، و پایان دوره آزمایشی ۱۴ و ۳ روز قبل به منابع انسانی و مسئول مربوط اعلان میشود.
احکام و سوابق
حکم کارگزینی، تغییر سمت، ارتقا، تشویق و خاتمه همکاری با چک‌لیست تسویه در یک خط زمانی.
اطلاعات حساس امن
کد ملی، شماره بیمه و شبا رمزنگاریشده ذخیره و پوشیده نمایش داده میشوند؛ هر بار دیدن کامل ثبت میشود.
خودخدمت و اکسل
کارمند درخواست اصلاح میدهد و منابع انسانی تأیید میکند. ورود گروهی از اکسل، خروجی و گواهی اشتغال به کار هم هست.
قابلیت‌های نرمافزار اتوماسیون اداری
انواع نامه سازمانی
داخلی، وارده، صادره، محرمانه، خیلی محرمانه، شخصی، فوری و عادی با شماره و تاریخ شمسی؛ تا هر نامه از روز اول درست طبقه‌بندی و پیدا شود.
ارجاع و پیگیری
پاراف، دستور، مهلت، یادآوری و تشدید؛ تا هیچ نامه‌ای بدون مسئول و بی‌پاسخ نماند. سابقه نشان میدهد چه کسی، چه زمانی، چه دستوری داده است.
چند دبیرخانه
ستاد و هر واحد اندیکاتور و شماره‌گذاری جدا دارند و جستجو یکپارچه می‌ماند؛ تا شعبه‌ها مستقل کار کنند و مدیر همه را یک‌جا ببیند.
نامه پیرو و عطف
پاسخ و پیرو به نامه قبلی وصل میشوند؛ تا رشته کامل یک مکاتبه بدون جستجوی دستی دیده شود.
جانشینی در مرخصی
کارتابل برای بازه مشخص به جانشین تفویض میشود و اقدام به نام او ثبت میشود؛ تا نامه فوری در غیاب مدیر نخوابد.
امضا روی نامه
امضای تصویری در همه پلنها روی برگه رسمی مینشیند و امضای الکترونیک با صف امضاکنندگان در پلن سازمانی است؛ تا صادره بدون چاپ و امضای دستی خارج شود.
اسکن پیوست و بارکد
نسخه اسکنشده نامه کاغذی به همان رکورد پیوست میشود و برگه رسمی بارکد شماره دارد؛ تا نسخه کاغذی و الکترونیک از هم جدا نشوند.
محرمانگی و ممیزی
محرمانگی روی نقش است و مشاهده و دانلود در سابقه‌ای می‌ماند که ویرایش عادی ندارد؛ تا پاسخ «چه کسی این نامه را دید؟» همیشه آماده باشد.
دفتر اندیکاتور و گزارش
جستجو با شماره، تاریخ و طرف مکاتبه، نمای نامههای معوق و خروجی CSV اندیکاتور؛ تا گزارش دبیرخانه از خود سامانه بیاید، نه از اکسل.
اتصال به کار سازمان
دستور نامه به وظیفه با مسئول و مهلت تبدیل میشود و پیگیری مصوبه می‌تواند نامه دبیرخانه شود؛ تا دستور تا اجرا دنبال شود، نه تا بایگانی.
امکانات اتوماسیون اداری در هر پلن
فهرست زیر فقط قابلیت‌هایی را می‌آورد که در محصول هست، با پلنی که آن را دارد. آنچه ارائه نمیشود هم صریح آمده است.
| قابلیت | پلن | توضیح |
|---|---|---|
| دبیرخانه چندگانه و اندیکاتور | همه پلنها | هر واحد شماره‌گذاری و دفتر اندیکاتور جدا دارد؛ تعداد دبیرخانه سقف ندارد. |
| نامه پیرو و عطف | همه پلنها | پاسخ و پیرو به نامه قبلی وصل میشوند و رشته کامل مکاتبه دیده میشود. |
| ارجاع، پاراف و مهلت | همه پلنها | ارجاع با هدف، مهلت، یادآوری و نمای نامههای معوق. |
| جانشینی در کارتابل | همه پلنها | تفویض زمان‌دار در مرخصی؛ اقدام به نام جانشین ثبت میشود. |
| امضای تصویری روی نامه | همه پلنها | امضای ثبت‌شده کاربر روی برگه رسمی و نسخه چاپی نامه مینشیند. |
| بارکد روی برگه رسمی | همه پلنها | شماره نامه بهصورت بارکد روی نسخه چاپی میآید. |
| تقویم شمسی | همه پلنها | تاریخ نامه، مهلت ارجاع و اندیکاتور شمسی است. |
| نسخه موبایل | همه پلنها | تحت وب و واکنش‌گرا؛ روی صفحه اصلی گوشی نصب میشود. اپ جدا در فروشگاه‌ها ندارد. |
| گزارش دبیرخانه | همه پلنها | جستجو در اندیکاتور، نمای معوق‌ها و خروجی CSV دفتر اندیکاتور. |
| پرونده پرسنلی | همه پلنها | اطلاعات هویتی، تاریخ استخدام، شروع بیمه، قرارداد، مدارک و احکام هر کارمند؛ یادآوری پایان قرارداد و انقضای مدارک، درخواست اصلاح توسط کارمند و ورود و خروج اکسل. |
| اتصال نامه به جلسه و مصوبه | حرفهای و سازمانی | پیگیری مصوبه می‌تواند نامه دبیرخانه شود. |
| امضای الکترونیک | فقط پلن سازمانی | صف امضاکنندگان و ثبت چکیده رمزنگاریشده سند؛ ارائه‌دهنده امضا قابل تعویض است. |
| رابط برنامه‌نویسی و اتصال | فقط پلن سازمانی | اتصال REST، Webhook، LDAP، ایمیل و پیامک از هاب یکپارچه‌سازی. |
| داشبورد تحلیل | فقط پلن سازمانی | گزارش مدیریتی روی همان داده کارتابل و نامه. |
| دستیار هوشمند | فقط پلن سازمانی | جستجو و پاسخ روی سوابق خود سازمان. |
| OCR و خلاصه نامه با هوش مصنوعی | پروژه سفارشی | روی سرور سازمان یا سرورهای آریا آیتی؛ جزو پلن‌های ابری نیست. |
| امضای دیجیتال با گواهی (توکن) | ارائه نمیشود | امضای مبتنی بر گواهی مراکز صدور گواهی فعلاً ارائه نمیشود. |
| مهر الکترونیک سازمان | ارائه نمیشود | مهر جدا روی نامه ارائه نمیشود. |
چه چیزهایی جزو این محصول نیست
برای اینکه انتظار درستی شکل بگیرد، این موارد را اتوماسیون اداری آریا آیتی ارائه نمی‌کند.
- ERP، حسابداری، انبار و تولید؛ اتصال به ERP موجود پروژه یکپارچه‌سازی جداست.
- حقوق و دستمزد و لیست بیمه.
- CRM فروش و بازاریابی.
- RPA یا ربات نرم‌افزاری روی صفحه سامانه‌های دیگر.
- اتصال سیستمی به ثنا، سامد یا سامانه گمرک؛ نامه این مراجع به‌عنوان مکاتبه وارده یا صادره ثبت میشود.
- امضای دیجیتال با گواهی (توکن) و مهر الکترونیک سازمان.
- اپ جداگانه در فروشگاههای اپلیکیشن؛ نسخه موبایل تحت وب است.
- عامل خودکاری که بدون تأیید انسان نامه صادر کند یا امضا بزند، و چت‌بات عمومی اینترنتی.
مدل استقرار
اتوماسیون اداری تحت وب: ابری یا نصب روی سرور سازمان؟
هر دو نسخه تحت وب‌اند و کاربر فقط مرورگر لازم دارد. تفاوت در محل اجرا، کنترل داده و زمان راهاندازی است.
| معیار | نسخه ابری | نصب روی سرور سازمان |
|---|---|---|
| زیرساخت | سرورهای آریا آیتی؛ بدون خرید سرور | سرور یا مرکز داده خود سازمان |
| امنیت و محل داده | داده هر سازمان جدا از سازمانهای دیگر | داده کامل روی زیرساخت سازمان و شبکه داخلی |
| زمان راهاندازی | ثبت‌نام آنلاین و ورود فوری؛ ۷ روز آزمایش | بعد از مشاوره، نصب و پایلوت؛ زمان در برنامه استقرار |
| هزینه | اشتراک ماهانه از ۳٫۹۹ میلیون تومان | پیشفاکتور اختصاصی بر اساس دامنه نصب |
| به‌روزرسانی و پشتیبان‌گیری | متمرکز توسط آریا آیتی | طبق قرارداد استقرار و سیاست سازمان |
| سفارشی‌سازی | پیکربندی نوع نامه، دبیرخانه، نقش و ارجاع | پیکربندی و توسعه منطق خاص سازمان |
| وابستگی به اینترنت | دسترسی از اینترنت | روی شبکه داخلی سازمان هم کار میکند |
| پلن مناسب | پایه، حرفهای یا سازمانی | خدمت طراحی و استقرار اختصاصی |
امنیت و نگهداری داده
این موارد در خود محصول پیاده شده‌اند و برای هر دو نسخه ابری و نصب روی سرور یکسان‌اند.
جداسازی داده سازمانها
اطلاعات هر سازمان فقط در فضای کاری همان سازمان در دسترس است.
ورود دومرحلهای
کد یک‌بارمصرف برنامه احراز هویت به‌علاوه کد بازیابی؛ ورود با رمز تنها کافی نیست.
محرمانگی روی نقش
نامه عادی، محرمانه و خیلی محرمانه فقط به نقش مجاز و رونوشت‌گیرنده مجاز نشان داده میشود.
ممیزی اقدامات
مشاهده، دانلود، ارجاع، تأیید و امضا با نام و زمان در سابقه‌ای ثبت میشود که ویرایش عادی ندارد.
ارتباط رمزنگاریشده
همه ارتباط‌ها روی HTTPS است و تلاش‌های پیاپی ورود محدود میشود.
خروج داده
دفتر اندیکاتور خروجی CSV دارد و داده سازمان در قفل یک قالب بسته نمی‌ماند.
مشخصات فنی
مشخصات فنی اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری آریا آیتی فقط گردش نامه نیست؛ دبیرخانه چندواحدی، کارتابل و اتصال به وظیفه، جلسه و سند روی همان فضای کاری است. جدول زیر همین سامانه را با معیارهای قابل سنجش در برابر الگوی رایج اتوماسیون تک‌منظوره می‌گذارد.
| مشخصه فنی | اتوماسیون اداری آریا آیتی | اتوماسیون تک‌منظوره |
|---|---|---|
| محدوده محصول | مکاتبات داخلی، وارده و صادره، دبیرخانه چندواحدی و کارتابل؛ متصل به وظیفه، جلسه و سند. | نامه و اندیکاتور؛ وظیفه، جلسه و سند معمولاً ابزار جدا دارند. |
| تعداد دبیرخانه | بدون سقف در پلن؛ هر واحد شماره‌گذاری و اندیکاتور جدا دارد و جستجو یکپارچه است. | در برخی محصولات یک اندیکاتور مرکزی، یا دبیرخانه اضافه با لایسنس جدا. |
| جانشینی | تفویض زمان‌دار کارتابل در مرخصی؛ اقدام به نام جانشین ثبت میشود. | گاهی با ارجاع دستی یا اشتراک رمز عبور جایگزین میشود. |
| پیرو و عطف | پاسخ و پیرو به نامه قبلی وصل میشوند و رشته مکاتبه یک‌جا دیده میشود. | معمولاً هست؛ اتصال به وظیفه یا جلسه بعدی کمتر دیده میشود. |
| ارجاع و دستور | پاراف، مهلت، یادآوری و تشدید؛ دستور نامه به وظیفه با مسئول و مهلت تبدیل میشود. | ارجاع و پاراف هست؛ اجرای دستور بیرون از سامانه پیگیری میشود. |
| OCR نامه اسکنشده | در پلن‌های ابری نیست؛ در پروژه هوش مصنوعی سفارشی روی سرور سازمان یا آریا آیتی. | در برخی محصولات ماژول جدا با هزینه جدا. |
| ممیزی | مشاهده، دانلود، ارجاع و امضا هر کاربر با نام و زمان؛ بدون ویرایش عادی. | اغلب لاگ تغییرات نامه؛ ثبت مشاهده هر کاربر کمتر رایج است. |
| محرمانگی | سطح محرمانگی روی نقش است؛ مشاهده و دانلود در سابقه ممیزی می‌ماند. | محرمانگی معمولاً رمز فایل یا پوشه شبکه است، نه نقش و ردپا. |
| قیمت و شروع | قیمت عمومی از ۳٫۹۹ میلیون تومان در ماه؛ ثبت‌نام آنلاین و ۷ روز آزمایش. | اغلب قیمت پس از جلسه فروش و دموی حضوری اعلام میشود. |
| استقرار | ابری روی سرورهای آریا آیتی یا نصب روی سرور سازمان. | اغلب نصب درون‌سازمانی با لایسنس. |
| ستون «اتوماسیون تک‌منظوره» الگوی رایج سامانه‌هایی را نشان میدهد که فقط مکاتبات را پوشش می‌دهند، نه نام یک محصول خاص. پیش از خرید، همین ردیف‌ها را از هر فروشنده بپرسید. | ||
راهنمای انتخاب
چطور نرمافزار اتوماسیون اداری انتخاب کنیم؟
پیش از خرید، این ده پرسش را از هر فروشنده بپرسید و پاسخ را در نسخه آزمایشی با نامه واقعی بسنجید.
- ۱چند دبیرخانه با اندیکاتور جدا لازم دارید و پلن چه سقفی برای آن دارد؟
- ۲ارجاع مهلت، یادآوری و تشدید دارد یا پیگیری تلفنی می‌ماند؟
- ۳جانشینی زمان‌دار در مرخصی مدیر هست و اقدام به نام جانشین ثبت میشود؟
- ۴محرمانگی روی نقش است و مشاهده و دانلود هر نامه ممیزی میشود؟
- ۵امضای تصویری، الکترونیک یا دیجیتال با گواهی؛ کدام برای شما لازم است؟
- ۶نامه پیرو و عطف به نامه قبلی وصل میشود؟
- ۷نسخه ابری، نصب روی سرور سازمان یا هر دو ارائه میشود؟
- ۸قیمت عمومی است و هزینه کاربر اضافه و فضا از قبل روشن است؟
- ۹نسخه آزمایشی با داده واقعی سازمان در دسترس است؟
- ۱۰دستور نامه به وظیفه و جلسه وصل میشود یا ابزار جدا لازم است؟
بیشتر بخوانید: راهنمای کامل خرید اتوماسیون اداری
نگرانی‌های رایج قبل از خرید اتوماسیون اداری
این‌ها پرسش‌هایی است که مدیران اداری پیش از امضای پیشفاکتور می‌پرسند.
هزینه زیاد است
قیمت عمومی است و از ۳٫۹۹ میلیون تومان در ماه شروع میشود؛ بدون هزینه نصب در نسخه ابری و با فضای نامحدود. قبل از پرداخت، ۷ روز با نامه واقعی آزمایش کنید.
محاسبه بازگشت سرمایه اتوماسیون اداریمهاجرت از سامانه قبلی سخت است
مهاجرت کامل بایگانی اجباری نیست. بیشتر سازمانها از روز شروع نامه جدید را در سامانه ثبت میکنند و بایگانی قبلی را بهصورت سند بارگذاری میکنند. مهاجرت ساختیافته در خدمت استقرار انجام میشود.
چک‌لیست ۳۰ روزه استقرارکارکنان مقاومت میکنند
استقرار با یک واحد و نامه واقعی شروع میشود، نه همه سازمان در یک روز. کاربر عادی فقط کارتابل، ارجاع و پاسخ را یاد می‌گیرد؛ بقیه بخش‌ها بعداً باز میشوند.
مدیریت مقاومت کارکنانداده ابری امن نیست
داده هر سازمان جداست، ورود دومرحلهای دارد و هر مشاهده نامه ممیزی میشود. اگر سیاست سازمان نگهداری داده روی زیرساخت خودش است، نسخه نصب روی سرور سازمان را انتخاب کنید.
ابری یا نصب روی سرورآموزش وقت زیادی می‌گیرد
راهبر دبیرخانه، مدیران و کاربران کلیدی در خدمت استقرار آموزش میبینند و راهنمای گامبهگام هر بخش در دانشنامه آریا آیتی هست.
کارتابل الکترونیک چیستاگر اینترنت قطع شود چه؟
نسخه ابری به اینترنت وابسته است. اگر کار سازمان نباید به اتصال بیرونی وابسته باشد، نسخه نصب روی سرور سازمان روی شبکه داخلی اجرا میشود.
تداوم کار هنگام قطعی اینترنت
مسیر کار
راهاندازی اتوماسیون اداری در سازمان
استقرار را با دبیرخانه مرکزی، کارتابل مدیران و چند نامه واقعی آغاز کنید و سپس دامنه استفاده را گسترش دهید.
1
نقطه ورود را انتخاب کنید
معمولاً دبیرخانه مرکزی و کارتابل مدیران. اندازه سازمان و سامانه فعلی مشخص میشود.
2
چارت، نقش و دبیرخانه را بچینید
واحدها، شماره‌گذاری و دسترسی کمینه تعریف میشود تا نامه مسئول داشته باشد.
3
پایلوت را با نامه واقعی اجرا کنید
وارده، ارجاع و پاسخ روی داده محدود آزمایش میشود؛ کاربران کلیدی همان جریان را میبینند.
4
کارتابل و اتصال بعدی را باز کنید
پس از پایدار شدن نامه، وظیفه، جلسه و سند روی همان هویت اضافه میشوند.
واژه‌نامه اتوماسیون اداری
- اتوماسیون اداری
- سامانه‌ای برای ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی مکاتبات سازمانی است؛ با دبیرخانه، کارتابل، شماره‌گذاری و سابقه اقدامات. در آریا آیتی این لایه به جلسه، وظیفه و سند هم وصل است.
- دبیرخانه
- نقطه ثبت وارده و صادره، شماره‌گذاری و دفتر اندیکاتور.
- مکاتبات اداری
- گردش خود نامه: نگارش، ارجاع، پاراف، دستور و پاسخ.
- کارتابل
- صندوق واحد ارجاع‌ها برای نامه، وظیفه، فرم و درخواست. کارتابل را کامل بخوانید
- انواع اتوماسیون اداری
- تک‌منظوره، یکپارچه با فرآیند، ابری یا نصب روی سرور؛ تفاوت در دامنه و محل اجرا است. انواع اتوماسیون اداری را کامل بخوانید
مزایای اتوماسیون اداری؛ قبل و بعد از استقرار
اتوماسیون پراکنده
- ورود جدا به نامه، جلسه و تیکت
- پیگیری بعد از چند دست گم میشود
- مهلت نامه، جلسه و پروژه در چند جا پراکنده است
- نسخه نهایی در ایمیل می‌ماند
اتوماسیون اداری آریا آیتی
- یک ورود به کارتابل سازمان
- سابقه کامل از ثبت تا پاسخ
- مهلت و یادآوری روی همان کارتابل
- نامه در مخزن نسخه‌دار می‌ماند
نمونه کاربرد اتوماسیون اداری در سازمان
نامه وارده تأمین‌کننده
دبیرخانه ثبت و شماره‌گذاری میکند، به مالی ارجاع میدهد و تا پاسخ در کارتابل مدیر می‌ماند.
نامه صادره و امضا
پیشنویس در واحد تهیه میشود، پاراف و امضا طی مسیر مشخص می‌گذرد و نسخه نهایی بایگانی میشود.
مکاتبه محرمانه
سطح محرمانگی روی نقش است. رونوشت فقط به مجاز می‌رسد و مشاهده ثبت میشود.
جانشینی مدیر
در مرخصی کارتابل زمان‌دار تفویض میشود؛ اقدام به نام جانشین ثبت می‌گردد.
چه کسانی در سازمان با اتوماسیون اداری کار میکنند؟
دبیرخانه و امور اداری
اندیکاتور، ارجاع و پیگیری نامه؛ متصل به سند و کارتابل مدیر.
مدیران واحد
یک صندوق برای نامه فوری، دستور و اقدام مرتبط؛ بدون چند سامانه.
سازمان دولتی و هلدینگ
چند دبیرخانه، نامه محرمانه و کارتابل واحد روی یک فضای کاری.
حوزه‌های کاری
اتوماسیون اداری مناسب کدام نوع سازمان است؟
به‌جای یک متن عمومی، برای هر حوزه مسئله، مدارک و گردش همان کسب‌وکار نوشته شده است.
- حوزه پیمانکاریاتوماسیون اداری مناسب شرکتهای پیمانکاری و عمرانینامه کارفرما، صورتجلسه کارگاه و سند فنی روی یک خط پیگیری میمانند.مشاهده راهکار
- حوزه حقوقیاتوماسیون اداری مناسب دفاتر حقوقی و وکلاپرونده، مهلت لایحه و نسخه قرارداد در کارتابل محرمانه وکیل میمانند.مشاهده راهکار
- حوزه خدماتیاتوماسیون اداری مناسب شرکتهای خدماتینامه مشتری، درخواست شعبه و مهلت خدمت در یک کارتابل با SLA میمانند.مشاهده راهکار
- حوزه املاکاتوماسیون اداری مناسب دفاتر املاکمدارک ملک، نسخه قرارداد و مکاتبات طرفین در یک پرونده معامله میمانند.مشاهده راهکار
- حوزه تولیدیاتوماسیون اداری مناسب شرکتهای تولیدینامه تأمین‌کننده، تأیید خرید و مدرک کیفیت در کارتابل کارخانه میمانند؛ ERP تولید جایگزین نمیشود و اتصال به آن پروژه یکپارچه‌سازی جداست.مشاهده راهکار
- حوزه بازرگانیاتوماسیون اداری مناسب شرکتهای بازرگانیپروفرما، مجوز، بارنامه و مکاتبه با گمرک در یک پرونده محموله ثبت میشوند؛ نامه گمرک مکاتبه است و اتصال سیستمی به سامانه گمرک وجود ندارد.مشاهده راهکار
محصولات مرتبط
صفحات مرتبط با اتوماسیون اداری
طراحی اتوماسیون اداری اختصاصی
اگر رویه نامه و دبیرخانه شما در نرمافزار جعبه جا نمیشود، پیکربندی و توسعه روی پلتفرم آریا آیتی.
هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری
خلاصه نامه، OCR دبیرخانه، پیشنویس پاسخ و گزارش مدیریتی روی همان کارتابل؛ با تأیید انسان.
بر اساس حوزه کاری
اتوماسیون اداری پیمانکاری، حقوقی، خدماتی، املاک، تولیدی و بقیه حوزه‌ها صفحه جدا دارند.
گردش کار
اگر تأیید خرید یا مرخصی در ایمیل گم میشود، مسیر شرطدار کنار نامه مینشیند.
پرسش‌های پرتکرار درباره خرید اتوماسیون اداری
نرمافزار اتوماسیون اداری آریا آیتی چیست؟
+
اتوماسیون اداری آریا آیتی (AryaIT Office Automation) یک نرمافزار تحت وب و ابری برای ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی نامههای اداری است که از ۳٫۹۹ میلیون تومان در ماه شروع میشود و نسخه آزمایشی ۷ روزه دارد. دبیرخانه، مکاتبات و کارتابل در آن یکپارچهاند و دستور هر نامه به وظیفه، جلسه یا سند وصل میشود.
قیمت اتوماسیون اداری آریا آیتی چقدر است؟
+
قیمت اتوماسیون اداری آریا آیتی ماهانه و عمومی است: پایه ۳٫۹۹ میلیون تومان برای ۵ کاربر، حرفهای ۷٫۹۹ میلیون تومان برای ۲۵ کاربر، سازمانی با تماس. فضای ذخیرهسازی در هر سه پلن نامحدود است و خرید با پیشفاکتور رسمی انجام میشود.
اتوماسیون اداری آریا آیتی برای چند کاربر مناسب است؟
+
اتوماسیون اداری آریا آیتی در پلن پایه ۵ کاربر، در پلن حرفهای ۲۵ کاربر و در پلن سازمانی ۵۰ کاربر را داخل قیمت دارد و برای بیشتر از آن کاربر اضافه به پلن افزوده میشود. تعداد دبیرخانه در هیچ پلنی سقف ندارد. سازمانهای بزرگ یا چنددبیرخانهای معمولاً پلن سازمانی یا نصب روی سرور خود را انتخاب میکنند.
اتوماسیون اداری آریا آیتی امضای دیجیتال دارد؟
+
در اتوماسیون اداری آریا آیتی امضای تصویری هر کاربر در همه پلنها روی برگه رسمی نامه مینشیند. امضای الکترونیک با صف امضاکنندگان و ثبت چکیده رمزنگاریشده سند در پلن سازمانی است. امضای دیجیتال مبتنی بر گواهی مراکز صدور گواهی (توکن) و مهر الکترونیک سازمان فعلاً ارائه نمیشود.
نصب اتوماسیون اداری آریا آیتی روی سرور سازمان ممکن است؟
+
بله. اتوماسیون اداری آریا آیتی علاوه بر نسخه ابری روی سرور یا مرکز داده خود سازمان هم نصب میشود و روی شبکه داخلی کار میکند. این مسیر در قالب خدمت طراحی و استقرار اختصاصی انجام میشود و هزینه آن پس از مشاوره در پیشفاکتور میآید؛ قیمتهای ماهانه سایت مربوط به نسخه ابری است.
دادهها از سامانه اتوماسیون قبلی چطور منتقل میشوند؟
+
انتقال داده از سامانه قبلی به اتوماسیون اداری آریا آیتی اجباری نیست. بیشتر سازمانها از روز شروع نامه جدید را در سامانه ثبت میکنند و بایگانی قبلی را بهصورت سند پیوست بارگذاری میکنند. مهاجرت ساختیافته نامه و سند از سامانه قبلی در خدمت استقرار و در محدوده توافق انجام میشود.
پشتیبانی و آموزش اتوماسیون اداری آریا آیتی چطور است؟
+
پشتیبانی اتوماسیون اداری آریا آیتی از پورتال تیکت و تلفن ۰۲۱ - ۲۸۴ ۲۸۴ ۱۱ انجام میشود و راهنمای گامبهگام هر بخش در دانشنامه سایت هست. در خدمت استقرار، راهبر دبیرخانه، مدیران و کاربران کلیدی آموزش میبینند.
اتوماسیون اداری آریا آیتی تحت وب است یا نصب لازم دارد؟
+
اتوماسیون اداری آریا آیتی تحت وب است و روی مرورگر رایانه و موبایل بدون نصب نرمافزار کار میکند. میتوان آن را مثل یک برنامه روی صفحه اصلی گوشی افزود؛ اپ جداگانه در فروشگاههای اپلیکیشن ندارد. تاریخ نامه، مهلت و اندیکاتور با تقویم شمسی است.
داده اتوماسیون اداری ابری آریا آیتی کجا و چطور نگهداری میشود؟
+
در نسخه ابری اتوماسیون اداری آریا آیتی، داده هر سازمان روی سرورهای آریا آیتی و جدا از سازمانهای دیگر نگهداری میشود. ورود دومرحلهای، محرمانگی روی نقش و ممیزی مشاهده و دانلود در محصول هست. اگر سیاست سازمان نگهداری داده روی زیرساخت خودش است، نسخه نصب روی سرور سازمان انتخاب میشود.
اتوماسیون اداری آریا آیتی هوش مصنوعی دارد؟
+
هوش مصنوعی در پلن پایه و حرفهای نیست. دستیار هوشمند پلن سازمانی فقط روی سوابق خود سازمان جستجو و پاسخ میدهد. خلاصه نامه، خواندن خودکار نامه اسکنشده (OCR) و پیشنویس پاسخ با مدل زبانی پروژه سفارشیاند و روی سرور سازمان یا سرورهای آریا آیتی راهاندازی میشوند؛ متن نامه به مدل عمومی اینترنت فرستاده نمیشود.
راهاندازی اتوماسیون اداری آریا آیتی چقدر طول می‌کشد؟
+
ثبت‌نام نسخه ابری اتوماسیون اداری آریا آیتی آنلاین است و فضای کاری بلافاصله با ۷ روز آزمایش پلن حرفهای باز میشود. چیدمان چارت، نقش‌ها و دبیرخانه معمولاً با پایلوت یک واحد و نامه واقعی شروع میشود، نه فعال‌سازی همه بخش‌ها در یک روز.
تفاوت اتوماسیون اداری و گردش کار چیست؟
+
اتوماسیون اداری گردش نامه رسمی است: ثبت، ارجاع، پاسخ و بایگانی. گردش کار مسیر تأیید فرم و درخواست است؛ مثلاً خرید بالای سقف یا مرخصی. در آریا آیتی هر دو مکمل‌اند و روی یک هویت و کارتابل اجرا میشوند.
بهترین نرمافزار اتوماسیون اداری کدام است؟
+
بهترین نرمافزار اتوماسیون اداری به نیاز سازمان بستگی دارد: تعداد دبیرخانه، جانشینی و ممیزی، مدل استقرار ابری یا روی سرور، و اینکه دستور نامه باید به وظیفه و جلسه وصل شود یا نه. اتوماسیون اداری آریا آیتی برای سازمانی مناسب است که چند دبیرخانه، قیمت عمومی و انتخاب بین نسخه ابری و نصب روی سرور می‌خواهد. اگر امضای دیجیتال با گواهی (توکن) یا مهر الکترونیک سازمان لازم دارید، این محصول فعلاً آن را ارائه نمی‌کند. ده پرسش راهنمای انتخاب در همین صفحه را از هر فروشنده بپرسید.
تفاوت اتوماسیون اداری آریا آیتی با اتوماسیون اداری تک‌منظوره چیست؟
+
اتوماسیون اداری تک‌منظوره معمولاً فقط نامه و اندیکاتور را پوشش میدهد و وظیفه، جلسه و سند ابزار جدا دارند. در اتوماسیون اداری آریا آیتی دستور نامه به وظیفه با مسئول و مهلت تبدیل میشود، تعداد دبیرخانه در پلن سقف ندارد، مشاهده و دانلود هر کاربر ممیزی میشود و قیمت عمومی با ثبت‌نام آنلاین دارد.
اتوماسیون اداری آریا آیتی پرونده پرسنلی دارد؟
+
بله. پرونده پرسنلی بخشی از اتوماسیون اداری آریا آیتی و در همه پلن‌هاست. اطلاعات هویتی، تاریخ استخدام، بیمه، قرارداد، مدارک و احکام هر کارمند در آن ثبت میشود و پایان قرارداد و انقضای مدارک یادآوری دارد. محاسبه حقوق و لیست بیمه جزو آن نیست.
آیا باید همه محصولات آریا آیتی را با اتوماسیون اداری بخریم؟
+
خیر. اتوماسیون اداری آریا آیتی را میتوان مستقل راهاندازی کرد و هر وقت لازم شد وظایف، جلسات و میز خدمت را روی همان کارتابل و همان کاربران افزود؛ بدون مهاجرت دوباره.
پاسخ پرسش شما اینجا نیست؟ کارشناس فروش آریا آیتی قیمت و مدل استقرار سازمان شما را تلفنی روشن میکند.
مشاوره رایگاناتوماسیون اداری را در سازمان خود ببینید
ثبت‌نام نسخه ابری را شروع کنید. اگر نقطه ورود سازمان شما همین صفحه است، مدل استقرار را در مشاوره مشخص می‌کنیم.