محصول اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری
نامه، دبیرخانه و کارتابل در یک فضای کاری یکپارچه.
- یک ورود· برای نامه، کار و جلسه
- مهلت· یادآوری و تشدید روی ارجاع
- ۲۱ روز· آزمایش نسخه ابری
معرفی
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون اداری، گردش رسمی نامه را با شماره، تاریخ، محرمانگی و سابقه اقدامات مدیریت میکند.
آریا آیتی مکاتبات، دبیرخانه چندواحدی و کارتابل شخصی را در همان فضایی ارائه میکند که وظایف، جلسات و اسناد مدیریت میشوند. دستور هر نامه میتواند به وظیفه تبدیل شود و نسخه نهایی در مخزن اسناد بماند.
نسخه ابری پلن حرفهای را ۲۱ روز رایگان آزمایش کنید.
واژهنامه اتوماسیون اداری
- اتوماسیون اداری
- سامانهای برای ثبت، ارجاع، پیگیری و بایگانی مکاتبات سازمانی است؛ با دبیرخانه، کارتابل، شمارهگذاری و سابقه اقدامات. در آریا آیتی این لایه به جلسه، وظیفه و سند هم وصل است.
- دبیرخانه
- نقطه ثبت وارده و صادره، شمارهگذاری و دفتر اندیکاتور.
- مکاتبات اداری
- گردش خود نامه: نگارش، ارجاع، پاراف، دستور و پاسخ.
- کارتابل
- صندوق واحد ارجاعها برای نامه، وظیفه، فرم و درخواست.
اتوماسیون اداری چه مشکلی را حل میکند؟
نامه در چند جا میچرخد
ایمیل، پوشه شبکه و سامانه جدا پیگیری را بعد از چند دست قطع میکنند. معلوم نیست نامه کجاست و چه دستوری خورده است.
دبیرخانه هست، اما کار روزانه نیست
اندیکاتور قوی است اما مصوبه، وظیفه و سند کنارش نیستند. کار واقعی هنوز در اکسل و پیامرسان جلو میرود.
محرمانگی روی فایل است
سطح دسترسی به نقش و سابقه مشاهده وصل نیست. سؤال «چه کسی این نامه را دید؟» پاسخ ندارد.
بخشهای اصلی اتوماسیون اداری
مکاتبات، دبیرخانه و کارتابل سه بخش اصلی محصول اتوماسیون اداریاند و هرکدام مسیر راهاندازی مشخصی دارند.
مسیر کار
راهاندازی اتوماسیون اداری در سازمان
استقرار را با دبیرخانه مرکزی، کارتابل مدیران و چند نامه واقعی آغاز کنید و سپس دامنه استفاده را گسترش دهید.
1
نقطه ورود را انتخاب کنید
معمولاً دبیرخانه مرکزی و کارتابل مدیران. اندازه سازمان و سامانه فعلی مشخص میشود.
2
چارت، نقش و دبیرخانه را بچینید
واحدها، شمارهگذاری و دسترسی کمینه تعریف میشود تا نامه مسئول داشته باشد.
3
پایلوت را با نامه واقعی اجرا کنید
وارده، ارجاع و پاسخ روی داده محدود آزمایش میشود؛ کاربران کلیدی همان جریان را میبینند.
4
کارتابل و اتصال بعدی را باز کنید
پس از پایدار شدن نامه، وظیفه، جلسه و سند روی همان هویت اضافه میشوند.
نمای سامانه
اتوماسیون اداری در محیط کار
نمای کارتابل اتوماسیون اداری با وارده، ارجاع و صادره
اتوماسیون اداری چه قابلیتهایی دارد؟
انواع نامه سازمانی
داخلی، وارده، صادره، محرمانه، خیلی محرمانه، شخصی، فوری و عادی با شماره و تاریخ.
ارجاع و پیگیری
پاراف، دستور، یادآوری و تشدید. سابقه نشان میدهد چه کسی، چه زمانی، چه دستوری داده است.
چند دبیرخانه
ستاد و واحدها اندیکاتور جدا دارند؛ هویت و جستجو یکپارچه میماند.
اسکن، OCR و بارکد
نامه وارده کاغذی سریع ثبت و به همان رکورد در بایگانی متصل میشود.
محرمانگی و ممیزی
مشاهده و دانلود در سابقهای میماند که ویرایش عادی ندارد.
اتصال به کار سازمان
دستور نامه به وظیفه تبدیل میشود؛ پیگیری مصوبه میتواند نامه دبیرخانه شود.
مشخصات فنی
مشخصات فنی اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری آریا آیتی فقط گردش نامه نیست؛ دبیرخانه چندواحدی، کارتابل و اتصال به وظیفه، جلسه و سند روی همان فضای کاری است. جدول زیر مشخصات فنی همین سامانه را در برابر الگوی رایج سایر شرکتها میگذارد.
| مشخصه فنی | اتوماسیون اداری آریا آیتی | سایر شرکتها |
|---|---|---|
| محدوده محصول | مکاتبات داخلی، وارده و صادره، دبیرخانه چندواحدی و کارتابل؛ متصل به وظیفه، جلسه و سند. | تمرکز اغلب روی نامه و اندیکاتور است؛ کار روزانه در ابزار جدا میماند. |
| انواع نامه | داخلی، وارده، صادره، محرمانه، خیلی محرمانه، شخصی، فوری و عادی با شماره، تاریخ و پیوست. | طبقهبندی نامه ناقص است یا با برچسب آزاد جایگزین نوع نامه میشود. |
| دبیرخانه چندواحدی | ستاد و واحدها اندیکاتور جدا دارند؛ هویت و جستجو یکپارچه میماند. | یک اندیکاتور برای کل سازمان، یا شمارهگذاری ناسازگار بین واحدها. |
| ارجاع و دستور | پاراف، دستور، یادآوری و تشدید؛ دستور نامه به وظیفه با مسئول و مهلت تبدیل میشود. | ارجاع تا چند دست پیگیری میشود و دستور روی کاغذ یا پیامرسان میماند. |
| محرمانگی | سطح محرمانگی روی نقش است؛ مشاهده و دانلود در سابقه ممیزی میماند. | محرمانگی معمولاً رمز فایل یا پوشه شبکه است، نه نقش و ردپا. |
| کارتابل واحد | نامه، وظیفه، فرم و درخواست در یک صندوق با مهلت، اعلان و جانشینی دیده میشوند. | کارتابل نامه از صف تیکت و کارت کار جداست؛ مدیر چند ابزار را همزمان باز میکند. |
| بایگانی نسخهدار | خروجی نامه، فرم، صورتجلسه و قرارداد در مخزن اسناد با نسخه، دسترسی و ممیزی میماند. | نسخه نهایی در ایمیل، پوشه شبکه یا بایگانی جدا از گردش کار میماند. |
| ممیزی و سابقه | مشاهده، دانلود، ارجاع، تأیید و امضا با نام، زمان و موجودیت ثبت میشود و ویرایش عادی ندارد. | سابقه اغلب لاگ فنی است یا فقط روی یک ماژول وجود دارد. |
| هویت و ورود | یک ورود سازمانی برای کل فضای کاری؛ نقش، تفویض و جانشینی مشترک است. | حساب و سیاست رمز برای نامه، تیکت و جلسه جدا تعریف میشود. |
| استقرار ابری | نسخه ابری روی زیرساخت آریا آیتی؛ ثبتنام از سایت با ۲۱ روز آزمایش پلن حرفهای. | اغلب نصب درونسازمانی یا لایسنس بدون شروع خودخدمت از وب است. |
| ستون «سایر شرکتها» الگوی رایج سامانههای جدا و اتوماسیون تکمنظوره را نشان میدهد، نه نام یک محصول خاص. | ||
قبل و بعد از اتوماسیون اداری
اتوماسیون پراکنده
- ورود جدا به نامه، جلسه و تیکت
- پیگیری بعد از چند دست گم میشود
- مهلت نامه، جلسه و پروژه در چند جا پراکنده است
- نسخه نهایی در ایمیل میماند
اتوماسیون اداری آریا آیتی
- یک ورود به کارتابل سازمان
- سابقه کامل از ثبت تا پاسخ
- مهلت و یادآوری روی همان کارتابل
- نامه در مخزن نسخهدار میماند
سناریوهای واقعی اتوماسیون اداری
نامه وارده تأمینکننده
دبیرخانه ثبت و شمارهگذاری میکند، به مالی ارجاع میدهد و تا پاسخ در کارتابل مدیر میماند.
نامه صادره و امضا
پیشنویس در واحد تهیه میشود، پاراف و امضا طی مسیر مشخص میگذرد و نسخه نهایی بایگانی میشود.
مکاتبه محرمانه
سطح محرمانگی روی نقش است. رونوشت فقط به مجاز میرسد و مشاهده ثبت میشود.
جانشینی مدیر
در مرخصی کارتابل زماندار تفویض میشود؛ اقدام به نام جانشین ثبت میگردد.
اتوماسیون اداری برای چه کسانی است؟
دبیرخانه و امور اداری
اندیکاتور، ارجاع و پیگیری نامه؛ متصل به سند و کارتابل مدیر.
مدیران واحد
یک صندوق برای نامه فوری، دستور و اقدام مرتبط؛ بدون چند سامانه.
سازمان دولتی و هلدینگ
چند دبیرخانه، نامه محرمانه و کارتابل واحد روی یک فضای کاری.
حوزههای کاری
اتوماسیون اداری مناسب کدام نوع سازمان است؟
بهجای یک متن عمومی، برای هر حوزه مسئله، مدارک و گردش همان کسبوکار نوشته شده است.
- حوزه پیمانکاریاتوماسیون اداری مناسب شرکتهای پیمانکاری و عمرانینامه کارفرما، صورتجلسه کارگاه و سند فنی روی یک خط پیگیری میمانند.مشاهده راهکار
- حوزه حقوقیاتوماسیون اداری مناسب دفاتر حقوقی و وکلاپرونده، مهلت لایحه و نسخه قرارداد در کارتابل محرمانه وکیل میمانند.مشاهده راهکار
- حوزه خدماتیاتوماسیون اداری مناسب شرکتهای خدماتینامه مشتری، درخواست شعبه و مهلت خدمت در یک کارتابل با SLA میمانند.مشاهده راهکار
- حوزه املاکاتوماسیون اداری مناسب دفاتر املاکمدارک ملک، نسخه قرارداد و مکاتبات طرفین در یک پرونده معامله میمانند.مشاهده راهکار
- حوزه تولیدیاتوماسیون اداری مناسب شرکتهای تولیدینامه تأمینکننده، تأیید خرید و مدرک کیفیت در کارتابل کارخانه میمانند؛ بدون ورود به ERP تولید.مشاهده راهکار
- حوزه بازرگانیاتوماسیون اداری مناسب شرکتهای بازرگانیپروفرما، مجوز، بارنامه و نامه گمرک در یک پرونده محموله دیده میشوند.مشاهده راهکار
محصولات مرتبط
صفحات مرتبط با اتوماسیون اداری
پرسشهای پرتکرار درباره اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری چیست؟
+
اتوماسیون اداری سامانه گردش مکاتبات سازمان است: ثبت نامه، دبیرخانه، ارجاع، کارتابل و بایگانی. در آریا آیتی این لایه در همان فضای کاری است که وظیفه، جلسه و سند روی آن اجرا میشوند و سامانه جدا نیست.
نرمافزار اتوماسیون اداری آریا آیتی چه بخشهایی دارد؟
+
مکاتبات اداری، دبیرخانه و کارتابل. شمارهگذاری، تاریخ، محرمانگی، ارجاع و سابقه در محصول هست.
تفاوت اتوماسیون اداری و گردش کار چیست؟
+
اتوماسیون اداری گردش نامه رسمی است. گردش کار مسیر تأیید فرم و درخواست است؛ مثلاً خرید بالای سقف. هر دو مکملاند و روی یک هویت اجرا میشوند.
اتوماسیون اداری ابری کجا اجرا میشود؟
+
روی زیرساخت آریا آیتی. ثبتنام از صفحه ثبتنام سازمان شروع میشود و داده هر سازمان جدا میماند.
اتوماسیون اداری ابری برای چه سازمانی مناسب است؟
+
برای کسبوکار کوچک و متوسط که میخواهد بدون خرید سرور شروع کند. ثبتنام ۲۱ روز روی پلن حرفهای رایگان است.
شروع اتوماسیون اداری چقدر طول میکشد؟
+
نسخه ابری را میتوان از ثبتنام سازمان با ۲۱ روز آزمایشی روی پلن حرفهای شروع کرد. استقرار دبیرخانه و نقشها معمولاً با پایلوت یک واحد آغاز میشود؛ نه فعالسازی همه چیز در یک روز.
آیا باید همه محصولات را با اتوماسیون اداری بخریم؟
+
خیر. اتوماسیون اداری را میتوان مستقل راهاندازی کرد و سپس وظایف، جلسات و میز خدمت را روی همان کارتابل افزود.
اتوماسیون اداری را در سازمان خود ببینید
ثبتنام نسخه ابری را شروع کنید. اگر نقطه ورود سازمان شما همین صفحه است، مدل استقرار را در مشاوره مشخص میکنیم.