نرم‌افزار پرونده پرسنلی و پرونده الکترونیک کارکنان

پرونده پرسنلی مجموعه اطلاعات و مدارک هر کارمند است: اطلاعات هویتی، تاریخ استخدام، نوع همکاری، بیمه، قراردادها، سوابق تحصیلی و کاری و احکام کارگزینی. نرم‌افزار پرونده پرسنلی همین پوشه را الکترونیک نگه می‌دارد، دسترسی هر نقش را جدا می‌کند و سررسیدها را یادآوری می‌کند.

اطلاعات هویتی و تماس، افراد تحت تکفل و تماس اضطراری، تاریخ استخدام و شروع به کار، نوع همکاری، واحد و مدیر مستقیم، دوره آزمایشی، نوع و تاریخ شروع بیمه، کد کارگاه، بیمه تکمیلی، حساب بانکی و شبا، قراردادها با فایل، مدارک با تاریخ انقضا، سوابق تحصیلی و کاری، گواهینامه‌ها و احکام کارگزینی.

پرونده پرسنلی جدا فروخته نمی‌شود و در همه پلن‌های اتوماسیون اداری آریا آی‌تی هست؛ قیمت از ۱٫۹۹ میلیون تومان در ماه شروع می‌شود: پایه ۱٫۹۹ میلیون تومان برای ۵ کاربر، حرفه‌ای ۳٫۹۹ میلیون تومان برای ۲۵ کاربر، سازمانی ۶٫۹۹ میلیون تومان برای ۵۰ کاربر. پلن حرفه‌ای را می‌توان ۷ روز بدون پرداخت آزمایش کرد.

کد ملی، شماره بیمه، شماره حساب و شبا رمزنگاری‌شده ذخیره می‌شوند و در نمای عادی فقط چند رقم آخرشان دیده می‌شود. نمایش کامل فقط برای خود کارمند و نقشی است که دسترسی جداگانه اطلاعات محرمانه دارد، و هر بار نمایش در سابقه ممیزی ثبت می‌شود. خروجی اکسل هم این ستون‌ها را فقط برای همان نقش دارد.

بله. کارمند پرونده خودش، قراردادها و مدارکش را می‌بیند. برای تغییر نشانی، تلفن، وضعیت تأهل یا حساب بانکی درخواست اصلاح می‌دهد و منابع انسانی آن را تأیید یا رد می‌کند. یادداشت داخلی منابع انسانی به کارمند نشان داده نمی‌شود.

مدیر واحد فقط پرونده افراد واحد خودش و زیرمجموعه‌هایش را می‌بیند و از آن هم فقط خلاصه استخدام و سوابق تحصیلی و کاری را. کد ملی، بیمه، حساب بانکی و مدارک شخصی به مدیر نشان داده نمی‌شود.

بله. پایان قرارداد ۳۰ و ۷ روز قبل به منابع انسانی و مدیر مستقیم اعلان می‌شود و پایان دوره آزمایشی ۱۴ و ۳ روز قبل. انقضای مدارک و گواهینامه‌ها ۳۰ و ۷ روز قبل به خود کارمند و منابع انسانی اعلان می‌شود. قراردادی که تمدید شده دیگر یادآوری نمی‌گیرد.

بله. فایل نمونه از سامانه دریافت و پر می‌شود و تا ۲٬۰۰۰ کارمند در یک فایل وارد می‌شوند. پیش‌نمایش پیش از ثبت، خطای هر ردیف را نشان می‌دهد؛ مثل کد ملی نامعتبر، تاریخ اشتباه یا کاربر ناموجود. خروجی پرونده‌ها هم در اکسل باز می‌شود.

بله. گواهی اشتغال به کار برای کارمند شاغل و گواهی سابقه کار برای همکاری پایان‌یافته از روی همان پرونده و با سمت و تاریخ‌های ثبت‌شده آماده چاپ می‌شود. نسخه چاپی کامل پرونده هم هست.

خیر. پرونده پرسنلی اطلاعات استخدام، بیمه و قرارداد را نگه می‌دارد اما حقوق محاسبه نمی‌کند و لیست بیمه نمی‌سازد. این کارها در نرم‌افزار حقوق و دستمزد سازمان می‌ماند و اتصال به آن پروژه یکپارچه‌سازی جداست.

بله. تاریخ تولد، استخدام، شروع بیمه، قرارداد، انقضای مدارک و احکام با تقویم شمسی وارد و نمایش داده می‌شوند؛ در فایل اکسل هم تاریخ شمسی پذیرفته می‌شود.