آموزش گام‌به‌گاموظایف و پروژهها
آموزش ایجاد پروژه جدید: نام، شناسه کوتاه، تاریخ شروع و پایان و مالک
ثبت رسمی پروژه ابهام درباره نام، تاریخ و مالک را از بین می‌برد. این آموزش پنج پرسش پیش از ثبت، جدول فیلدهای فرم پروژه با نمونه درست و اشتباه رایج، شش گام ایجاد پروژه در سامانه، کارهای آماده‌سازی هفته اول مانند WBS، مایلستون، RACI و ثبت ریسک و اشتباهات رایج در تعریف پروژه را پوشش می‌دهد.
خلاصه در چند نکته
- پیش از ثبت، هدف، محدوده، مالک، تاریخ‌ها و خروجیها را روشن کنید.
- شناسه کوتاه یکتا ارجاع سریع به پروژه را ساده می‌کند.
- شرح پروژه شامل هدف، محدوده، خارج از محدوده و خروجیها باشد.
- تاریخ پایان را با ۱۰ تا ۱۵ درصد حاشیه ریسک تعیین کنید.
- هر پروژه فقط یک مالک پاسخگو داشته باشد.
فهرست مطالب
بسیاری از پروژه‌های سازمانی از روز اول با یک اشکال ساده شروع میشوند: پروژه هیچ‌جا به‌طور رسمی تعریف نشده است. نام پروژه در هر جلسه کمی تغییر می‌کند، تاریخ پایان فقط در ذهن مدیر است و وقتی می‌پرسید مالک پروژه کیست، دو یا سه نام شنیده می‌شود. ثبت پروژه در سامانه مدیریت پروژه، اولین قدم برای حل این ابهام است.
در این آموزش گام‌به‌گام یاد می‌گیرید چطور یک پروژه جدید را با نام، شناسه کوتاه، شرح، تاریخ شروع و پایان و مالک ثبت کنید، هر فیلد را چطور درست پر کنید و بعد از ثبت، پروژه را چطور برای اجرا آماده کنید.
پیش از ثبت پروژه: پنج پرسشی که باید پاسخ دهید
ثبت پروژه در سامانه چند دقیقه طول می‌کشد، اما اطلاعات آن باید از قبل روشن باشد. پیش از باز کردن فرم، به این پرسش‌ها پاسخ دهید:
- هدف پروژه در یک جمله چیست؟ مثلاً «راه‌اندازی دبیرخانه الکترونیک در سه شعبه تا پایان آذر»؛
- چه چیزی در محدوده پروژه نیست؟ ذکر موارد خارج از محدوده از بحث‌های بعدی جلوگیری می‌کند؛
- چه کسی مالک پروژه است؟ یک نفر که پاسخ‌گوی نتیجه نهایی است؛
- چه زمانی شروع و چه زمانی تمام می‌شود؟ تاریخ‌های واقع‌بینانه شمسی؛
- خروجی‌های اصلی کدام‌اند؟ همان‌هایی که بعداً به مایلستون تبدیل میشوند.
پروژه یا وظیفه؟
اگر کار کمتر از یک هفته طول می‌کشد و یک نفر انجامش می‌دهد، یک وظیفه کافی است. پروژه برای کاری است که چند نفر، چند مرحله و تاریخ شروع و پایان مشخص دارد. برای انتخاب ابزار مناسب پروژه، مقاله نرم‌افزار مدیریت پروژه در مقابل MSP و پریماورا را بخوانید.
فیلدهای فرم پروژه جدید و نحوه پر کردن آن‌ها
| فیلد | توضیح | نمونه درست | اشتباه رایج |
|---|---|---|---|
| نام پروژه | نام کامل و توصیفی | راه‌اندازی دبیرخانه الکترونیک شعب | «پروژه جدید» یا «دبیرخانه» |
| شناسه کوتاه | کد کوتاه برای ارجاع سریع | DBR | شناسه طولانی یا تکراری |
| شرح | هدف، محدوده و خروجیها | هدف + خارج از محدوده + خروجیها | خالی گذاشتن |
| شروع | تاریخ شمسی شروع واقعی | ۱ آبان ۱۴۰۵ | تاریخ گذشته بدون دلیل |
| پایان | تاریخ شمسی هدف | ۳۰ آذر ۱۴۰۵ | بدون حاشیه برای ریسک |
| مالک | یک نفر پاسخگو | مدیر اداری | مدیرعامل برای همه پروژهها |
آموزش گام‌به‌گام ایجاد پروژه جدید
گام ۱: ورود به بخش پروژهها
از سایدبار، گروه «کار و فرآیند فردی» را باز کنید و وارد «پروژهها» شوید. در این صفحه فهرست پروژهها با فیلتر وضعیت دیده می‌شود: همه، برنامه‌ریزی، فعال، متوقف، انجام‌شده و لغو.
گام ۲: باز کردن فرم پروژه جدید
فرم «پروژه جدید» درون همین صفحه قرار دارد. نیازی به رفتن به صفحه دیگر نیست.
گام ۳: نوشتن نام و شناسه کوتاه
نام پروژه را کامل و توصیفی بنویسید. شناسه کوتاه را دو تا پنج حرف لاتین انتخاب کنید؛ این شناسه در گزارشها و گفت‌وگوها برای اشاره سریع به پروژه به کار می‌رود.
گام ۴: نوشتن شرح پروژه
شرح در ویرایشگر متن غنی تا ۲۰۰۰ نویسه نوشته می‌شود. یک ساختار پیشنهادی:
- هدف: یک جمله؛
- محدوده: سه تا پنج مورد که انجام می‌شود؛
- خارج از محدوده: مواردی که انجام نمی‌شود؛
- خروجیها: آنچه در پایان تحویل می‌شود؛
- ذینفعان: واحدها یا افرادی که از نتیجه اثر می‌پذیرند.
گام ۵: تعیین تاریخ شروع و پایان شمسی
تاریخ‌ها را از تقویم شمسی انتخاب کنید. تاریخ پایان را با ۱۰ تا ۱۵ درصد حاشیه برای ریسک‌های پیش‌بینی‌نشده تعیین کنید. شروع و پایان پروژه بعداً روی تقویم سازمانی هم دیده می‌شود.
گام ۶: انتخاب مالک و ثبت پروژه
مالک را از فهرست کاربران انتخاب کنید و دکمه «ثبت پروژه» را بزنید. پس از ثبت، نمای گانت و کانبان پروژه در دسترس قرار می‌گیرد.
بعد از ثبت: آماده‌سازی پروژه برای اجرا
ثبت پروژه فقط شروع کار است. برای اینکه پروژه واقعاً قابل مدیریت شود، این کارها را در هفته اول انجام دهید:
| کار | هدف | ابزار |
|---|---|---|
| شکستن کار به بسته‌های کوچک‌تر | دیدن همه کارهای لازم | ساختار شکست کار |
| تعریف مایلستونها | نقاط کنترل پیشرفت | مایلستون در پروژه |
| تعیین نقشها | روشن شدن مسئول، پاسخگو و مشاور | ماتریس RACI |
| ساخت وظایف اولیه | شروع اجرا | کانبان پروژه |
| ثبت ریسک‌های اصلی | آمادگی برای مشکلات | ثبت ریسک |
| تعیین بودجه در صورت نیاز | کنترل هزینه | بودجه پروژه |
برای شکستن کار، ساختار شکست کار (WBS) و برای تعیین نقشها ماتریس RACI را بخوانید.
نقش مالک پروژه
مالک پروژه کسی نیست که همه کارها را انجام دهد. نقش او تصمیم‌گیری درباره محدوده، تأیید تغییرات، رفع موانع و گزارش وضعیت به مدیران است. اگر مالک پروژه زمان کافی برای این نقش ندارد، فرد دیگری را انتخاب کنید.
وضعیت‌های پروژه
پروژه پس از ثبت در یکی از وضعیت‌های برنامه‌ریزی، فعال، متوقف، انجام‌شده یا لغو قرار می‌گیرد. تا زمانی که برنامه اولیه، مایلستونها و وظایف کلیدی تعریف نشده‌اند، پروژه را در وضعیت برنامه‌ریزی نگه دارید و بعد آن را فعال کنید. این تفکیک کمک می‌کند گزارش پروژه‌های فعال فقط پروژه‌هایی را نشان دهد که واقعاً در حال اجرا هستند.
اشتباهات رایج در تعریف پروژه
- پروژه بدون تاریخ پایان: پروژه‌ای که پایان ندارد، به کار جاری تبدیل می‌شود؛
- محدوده نامشخص: درخواست‌های اضافه بدون کنترل وارد پروژه میشوند؛
- چند مالک: هیچ‌کس پاسخ‌گوی نتیجه نیست؛
- ثبت همه کارهای ریز در شرح: شرح برای هدف و محدوده است؛ کارها به وظیفه تبدیل شوند؛
- ثبت پروژه بعد از شروع واقعی: سابقه هفته‌های اول از دست می‌رود.
نام‌گذاری استاندارد پروژهها
اگر سازمان شما پروژه‌های زیادی دارد، یک الگوی نام‌گذاری تعریف کنید؛ مثلاً «واحد – موضوع – سال». این الگو جستجو را ساده‌تر می‌کند و در گزارش‌های مدیریتی، پروژه‌های هر واحد کنار هم قرار می‌گیرند. شناسه کوتاه را هم یکتا نگه دارید تا در گفت‌وگوها اشتباه پیش نیاید.
نمونه کامل: ثبت پروژه راه‌اندازی دبیرخانه الکترونیک
برای اینکه فرم پروژه ملموس‌تر شود، یک نمونه واقعی را مرور کنیم. فرض کنید سازمانی سه شعبه دارد و می‌خواهد ثبت نامه‌ها را از دفتر کاغذی به دبیرخانه الکترونیک منتقل کند:
- نام پروژه: راه‌اندازی دبیرخانه الکترونیک در دفتر مرکزی و دو شعبه؛
- شناسه کوتاه: DBR؛
- هدف: ثبت همه نامه‌های وارده و صادره در سامانه تا پایان آذر ۱۴۰۵؛
- محدوده: تعریف دبیرخانه‌ها و کد اندیکاتور، آموزش مسئولان دبیرخانه، انتقال نامه‌های باز، تعریف وضعیت‌های ارجاع؛
- خارج از محدوده: اسکن بایگانی کاغذی سال‌های قبل؛
- خروجیها: سه دبیرخانه فعال، دستورالعمل ثبت نامه، گزارش اولین ماه استفاده؛
- شروع و پایان: ۱ آبان تا ۳۰ آذر ۱۴۰۵؛
- مالک: مدیر اداری.
با این تعریف، هر کس پروژه را باز کند در کمتر از یک دقیقه می‌فهمد پروژه درباره چیست، چه زمانی تمام می‌شود و به چه کسی باید مراجعه کند. همچنین وقتی در میانه پروژه درخواست اسکن بایگانی قدیمی مطرح شود، پاسخ روشن است: این کار خارج از محدوده است و اگر لازم باشد، پروژه جداگانه‌ای برای آن تعریف می‌شود.
مایلستون‌های پیشنهادی این نمونه
| مایلستون | تاریخ هدف | معیار تحقق |
|---|---|---|
| تعریف دبیرخانه‌ها و اندیکاتور | ۱۵ آبان | سه دبیرخانه با کد اندیکاتور تعریف شده |
| آموزش مسئولان | ۳۰ آبان | همه مسئولان دبیرخانه آموزش دیده‌اند |
| شروع ثبت الکترونیک | ۱ آذر | اولین نامه هر شعبه ثبت شده |
| گزارش ماه اول | ۳۰ آذر | گزارش تعداد نامه و زمان پاسخ تحویل شده |
پروژهها در آریا آیتی
ماژول پروژه‌های آریا آیتی برای پروژه‌های سازمانی شامل پروژه، مایلستون، اسپرینت، کانبان، گانت، ریسک، بودجه و پیشرفت است. فرم پروژه جدید نام، شناسه کوتاه، شرح تا ۲۰۰۰ نویسه، تاریخ شروع و پایان شمسی و مالک را می‌گیرد و فهرست پروژهها با فیلتر وضعیت، جستجو و صفحه‌بندی قابل مرور است. برای پیگیری کارهای روزانه اعضا هم واگذاری و پیگیری وظایف را ببینید.
ماژول پروژهها در پلنهای حرفهای و سازمانی ارائه می‌شود؛ مقایسه پلن‌ها در صفحه تعرفه آمده است.
پرسش‌های متداول
شناسه کوتاه پروژه چه کاربردی دارد؟
یک کد کوتاه و یکتا برای اشاره سریع به پروژه در گزارشها و گفتوگوهاست.
آیا پروژه میتواند چند مالک داشته باشد؟
بهتر است یک مالک پاسخگو داشته باشد؛ بقیه نقشها با ماتریس RACI مشخص شوند.
بعد از ثبت پروژه چه کار کنیم؟
کار را بشکنید، مایلستونها و نقشها را تعریف کنید، وظایف اولیه را بسازید و ریسکها را ثبت کنید.
شرح پروژه چه چیزهایی داشته باشد؟
هدف، محدوده، موارد خارج از محدوده، خروجیها و ذینفعان.
ماژول پروژه آریا آیتی در کدام پلن است؟
پروژهها در پلنهای حرفهای و سازمانی ارائه میشوند.
جمع‌بندی
ایجاد پروژه جدید با پاسخ به پنج پرسش شروع می‌شود: هدف، محدوده، مالک، تاریخ‌ها و خروجیها. سپس در فرم پروژه نام توصیفی، شناسه کوتاه، شرح ساختاریافته، تاریخ شروع و پایان شمسی و یک مالک ثبت کنید. در هفته اول بعد از ثبت، کار را بشکنید، مایلستونها و نقشها را تعریف کنید و ریسک‌های اصلی را بنویسید تا پروژه از روز اول قابل مدیریت باشد.
مراحل انجام کار
ورود به بخش پروژهها
از گروه کار و فرآیند فردی وارد پروژهها شوید.
نوشتن نام و شناسه کوتاه
نام توصیفی و شناسه دو تا پنج حرفی یکتا وارد کنید.
نوشتن شرح
هدف، محدوده، خارج از محدوده و خروجیها را بنویسید.
تعیین تاریخ‌ها
تاریخ شروع و پایان شمسی را با حاشیه ریسک انتخاب کنید.
انتخاب مالک و ثبت
یک مالک پاسخگو انتخاب و پروژه را ثبت کنید.
پرسش‌های متداول
شناسه کوتاه پروژه چه کاربردی دارد؟
+
یک کد کوتاه و یکتا برای اشاره سریع به پروژه در گزارشها و گفتوگوهاست.
آیا پروژه میتواند چند مالک داشته باشد؟
+
بهتر است یک مالک پاسخگو داشته باشد؛ بقیه نقشها با ماتریس RACI مشخص شوند.
بعد از ثبت پروژه چه کار کنیم؟
+
کار را بشکنید، مایلستونها و نقشها را تعریف کنید، وظایف اولیه را بسازید و ریسکها را ثبت کنید.
شرح پروژه چه چیزهایی داشته باشد؟
+
هدف، محدوده، موارد خارج از محدوده، خروجیها و ذینفعان.
ماژول پروژه آریا آیتی در کدام پلن است؟
+
پروژهها در پلنهای حرفهای و سازمانی ارائه میشوند.