سامانه اختصاصی منابع انسانی و امور بینالملل
سامانه مدیریت مأموریت خارجی
از درخواست و تأیید تا مدارک سفر و تسویه ارزی؛ یک پرونده برای حکم، ویزا، هزینه و گزارش برگشت.
- ۹· وضعیت از پیشنویس تا بایگانی
- ۴· نقش اصلی در گردش تأیید
- چکلیست· مدارک سفر روی همان پرونده
- ارزی· برآورد، پیشپرداخت و تسویه
معرفی
سامانه مدیریت مأموریت خارجی چیست؟
سامانه مدیریت مأموریت خارجی نرمافزاری وب برای سفر کاری خارج از کشور است. متقاضی درخواست را با مقصد، بازه، هدف و پیوست دعوتنامه ثبت میکند؛ مدیر، امور بینالملل و مالی روی همان پرونده تصمیم میگیرند؛ چکلیست گذرنامه، ویزا، بلیت و بیمه روی رکورد میماند؛ پس از برگشت گزارش و تسویه پرونده را میبندد. صدور ویزای سفارت، رزرو ایرلاین و سامانه ارزی بانک تکرار نمیشود.
کشورهای مجاز، سقف ارزی، ایستگاه حراست، قالب حکم، ارز مرجع، فیلد دعوتنامه و اتصال به دبیرخانه یا مالی برای هر سازمان جدا پیکربندی میشود. نسخه آمادهٔ عمومی بهتنهایی جایگزین آییننامه شما نیست.
چه مشکلی را حل میکند؟
تأیید بدون پرونده کامل
بلیت گرفته میشود در حالی که ویزا، بیمه یا دعوتنامه ناقص است. نقص روز پرواز دیده میشود و هزینه لغو روی سازمان میماند.
هزینه ارزی بیسقف
ارز، فوقالعاده، هتل و بلیت در چند شیت و پیام جداست. مالی بعد از برگشت با فاکتور غافلگیر میشود و مغایرت قابل اثبات نیست.
گزارش سفر گم میشود
حکم صادر شده اما گزارش، صورتجلسه و اسناد هزینه به همان پرونده وصل نیست. ممیزی و بازرسی چیزی در یک جا پیدا نمیکند.
مسیر پرونده
از پیشنویس تا بایگانی روی یک رکورد
هر ایستگاه نقش و خروجی دارد. تمدید، لغو و تسویه پرونده جدید نمیسازند؛ روی همان مأموریت میمانند.
1
پیشنویس
متقاضی مقصد، بازه، هدف و پیوست را ثبت میکند.
2
تأیید مدیر
ضرورت سفر، جانشین کارتابل و بازه غیبت بسته میشود.
3
امور بینالملل
کشور، ویزا، دعوتنامه و بیمه روی چکلیست میآید.
4
تأیید مالی
سقف ریالی و ارزی، مرکز هزینه و پیشپرداخت تأیید میشود.
5
مدارک سفر
گذرنامه، ویزا، بلیت، هتل و بیمه به همان پرونده پیوست میشود.
6
حکم و سفر
حکم یا معرفینامه صادر میشود و وضعیت «در سفر» ثبت میگردد.
7
گزارش سفر
گزارش ساختیافته و دستاورد بعد از برگشت ثبت میشود.
8
تسویه
اسناد هزینه با برآورد مقایسه و مغایرت ثبت میشود.
9
بایگانی
پرونده مختومه میماند؛ مشاهده مدارک حساس ممیزی دارد.
چهار نقش اصلی
متقاضی، مدیر، بینالملل و مالی هر کدام کارتابل خود را دارند
ورود سازمانی است؛ دسترسی هر نقش به همان ایستگاه محدود میشود. حراست و دبیرخانه در پیکربندی همان سازمان اضافه میشوند.
متقاضی
ورود با حساب سازمانی
کارمند درخواست را از پرتال یا کارتابل میسازد، وضعیت را میبیند و بعد از برگشت گزارش و اسناد هزینه را روی همان پرونده میگذارد.
- ثبت کشور، شهر، میزبان، نوع مأموریت و هدف
- بازه رفت و برگشت شمسی و یادداشت تاریخ میلادی بلیت
- پیوست دعوتنامه، گذرنامه و مدارک اولیه
- پیگیری وضعیت و نقص چکلیست بدون تماس تلفنی
- گزارش سفر و تسویه روی همان رکورد، نه فرم یتیم
مدیر واحد
کارتابل تأیید واحد
مدیر ضرورت سفر، ترکیب هیئت و جانشینی کارتابل را میبیند و تصمیم روی همان درخواست ثبت میشود؛ رمز به جانشین داده نمیشود.
- تأیید یا رد با توضیح روی پرونده
- تعیین جانشین کارتابل برای بازه سفر
- مشاهده تداخل با مرخصی یا مأموریت همزمان واحد
- مسیر تمدید یا لغو در همان رکورد
امور بینالملل و منابع انسانی
کارتابل بینالملل / منابع انسانی
واحد بینالملل چکلیست مدارک را کامل میکند؛ منابع انسانی حکم، تعارض با مرخصی و سابقه مأموریت قبلی را میبیند.
- وضعیت گذرنامه، ویزا، دعوتنامه، بلیت و بیمه
- نوع مأموریت: همایش، مذاکره، آموزش، پروژه، بازدید، نمایشگاه
- ایستگاه حراست در صورت پیکربندی سازمان
- صدور حکم یا ارجاع به دبیرخانه برای معرفینامه
مالی و ارز
کارتابل مالی
مالی سقف و پیشپرداخت را قبل از سفر میبندد و بعد از برگشت تسویه را با پیوست فاکتور روی همان پرونده تمام میکند.
- برآورد بلیت، اقامت، فوقالعاده روزانه و سایر
- ارز و نرخ مرجع سازمان — نه نرخ آزاد اینترنت
- پیشپرداخت و تنخواه ارزی با مانده بودجه
- مغایرت برآورد و واقعی؛ بستن پرونده پس از تسویه
فهرست امکانات
امکانات پرونده مأموریت خارجی
درخواست و حکم
- ثبت مقصد، کشور، شهر، میزبان و زبان دعوتنامه
- نوع مأموریت و خروجی مورد انتظار
- واحد هزینهکننده، مرکز هزینه و کد پروژه در صورت نیاز
- همراهان و پرونده مادر برای هیئت چندنفره
- جانشینی زماندار کارتابل در غیبت
- اتصال حکم یا معرفینامه به مکاتبات در صورت پیکربندی
مدارک سفر
- چکلیست گذرنامه و اعتبار آن
- وضعیت ویزا یا معافیت؛ رد ویزا پرونده را بدون بلیت جدید میبندد یا مسیر لغو را باز میکند
- دعوتنامه و ترجمه
- شماره و فایل بلیت و هتل — رزرو ایرلاین داخل سامانه نیست
- بیمه مسافرت و پوشش درمانی سفر
- نقص مدرک قبل از تاریخ پرواز روی کارتابل دیده میشود
مالی و تسویه ارزی
- برآورد تفکیکی و سقف پویا بر اساس درجه شغلی، کشور و تعداد روز
- ارز مجاز و نرخ مرجع همان سازمان
- پیشپرداخت و ثبت مانده بودجه روی پرونده
- تسویه با پیوست فاکتور و ثبت مغایرت
- لغو پس از صدور بلیت با ثبت جریمه و برگشت پیشپرداخت
- اتصال به مالی یا ERP در صورت نیاز؛ حکم حقوق در کارگزینی میماند
گردش تأیید و مهلت
- ایستگاههای مدیر، بینالملل، مالی و در صورت نیاز حراست
- حذف یا افزودن ایستگاه در پیکربندی همان سازمان
- مهلت ایستگاه و تشدید در کارتابل
- تمدید در حین سفر با مسیر تأیید مجدد روی همان پرونده
- سابقه هر تصمیم با نام نقش، نه تحویل رمز
گزارش، بایگانی و گزارش مدیریتی
- گزارش سفر ساختیافته؛ فایل ورد تنها پیوست است نه کل سابقه
- پیوست دستاورد: صورتجلسه، پیشنویس قرارداد، کارت ورود
- بستن پرونده فقط پس از گزارش و تسویه
- تعداد مأموریت باز به تفکیک کشور و واحد
- هزینه تعهدشده در برابر تسویهشده
- مأموریت بدون گزارش بعد از مهلت برگشت
امنیت، نسخه و استقرار
- ممیزی مشاهده گذرنامه، ویزا و دعوتنامه
- محرمانگی مقصد و دعوتنامه حساس روی نقش
- نسخه طرح فرم؛ درخواست قدیم با طرح همان تاریخ خوانده میشود
- تقویم شمسی در ثبت و نمایش سازمانی
- استقرار ابری یا نصب روی سرور سازمان
چکلیست مدارک روی پرونده
- گذرنامه
- ویزا
- دعوتنامه
- بلیت
- هتل
- بیمه
- حکم
- گزارش سفر
- اسناد هزینه
محدوده سامانه
صدور ویزا و نوبت سفارت، موتور رزرو هواپیما و هتل، سامانه ارزی بانک، و حکم و حقوق کامل کارگزینی در این سامانه وعده داده نمیشود. در صورت نیاز از هاب یکپارچهسازی به سامانه موجود وصل میشود.
سناریوهای پرتکرار سازمان
همایش با دعوتنامه
کارمند دعوتنامه را پیوست میکند. مدیر ضرورت را میبندد، بینالملل ویزا و بیمه را روی چکلیست میگذارد، مالی سقف یورو را تأیید میکند. پس از برگشت گزارش و تسویه پرونده را مختومه میکند.
هیئت مذاکره چندنفره
یک پرونده مادر برای سفر ساخته میشود؛ احکام و مدارک هر نفر جدا میماند و سقف هزینه مشترک روی پرونده هیئت دیده میشود.
مأموریت پروژه پیمانکاری
کد پروژه و مرکز هزینه روی درخواست است. مالی تعهد را به همان پروژه میزند و تسویه در گزارش مدیریتی همان واحد دیده میشود.
تمدید در حین سفر
متقاضی تمدید را از همان پرونده میفرستد. مدیر و مالی روی بازه جدید تصمیم میگیرند؛ حکم یا معرفینامه تمدید به رکورد قبلی وصل میماند.
لغو پس از صدور بلیت
رد ویزا یا لغو میزبان مسیر لغو را باز میکند. جریمه بلیت و برگشت پیشپرداخت ثبت میشود تا پرونده بدون تسویه باز نماند.
مغایرت برآورد و واقعی
فاکتور هتل از برآورد بیشتر است. مالی مغایرت را ثبت میکند، سقف یا توجیه مدیر را میگیرد و مانده تسویه روی همان پرونده بسته میشود.
سفارشیسازی و محل استقرار
تنظیم برای همان سازمان
کشورهای مجاز، سقف ارزی، ایستگاه حراست، قالب حکم، ارز مرجع، فیلد دعوتنامه و اتصال به دبیرخانه یا مالی برای هر سازمان جدا پیکربندی میشود. نسخه آمادهٔ عمومی بهتنهایی جایگزین آییننامه شما نیست.
سرورهای آریا آیتی
نسخه میزبانیشده روی زیرساخت آریا آیتی. سازمان بدون خرید سرور شروع میکند؛ پشتیبان، بهروزرسانی و نگهداری پایگاه با تیم استقرار است.
سرور سازمان
نصب روی سرور سازمان با Docker. فقط وبسرور به بیرون باز است؛ پایگاهداده و حافظه موقت روی شبکه داخلی میمانند و با رمز جدا محافظت میشوند.
مسیر راهاندازی
1
شناخت آییننامه
انواع مأموریت، سقف، نقش تأیید و مدارک الزامی همان سازمان روی کاغذ میآید.
2
نقش و سقف
ایستگاهها، ارز مجاز، مرکز هزینه و قالب حکم در سامانه چیده میشود.
3
پایلوت یک واحد
چند پرونده واقعی با دعوتنامه و تسویه آزمایش میشود؛ نقص چکلیست قبل از پرواز دیده میشود.
4
آموزش و اتصال
متقاضی، مالی و بینالملل مسیر خود را میبینند. نامه یا ERP در صورت نیاز وصل میشود.
پرسشهای پرتکرار
با فرم مأموریت داخلی چه فرقی دارد؟
+
فرم مأموریت داخلی مقصد، بازه و برآورد هزینه را ثبت میکند. مأموریت خارجی چکلیست گذرنامه و ویزا، ارز، پیشپرداخت، حکم و گزارش برگشت را روی همان پرونده لازم دارد. این سامانه همان چرخه را پوشش میدهد نه فقط یک فرم.
حکم خودکار صادر میشود؟
+
حکم در پیکربندی سازمان یا از روی قالب داخل سامانه ساخته میشود یا به دبیرخانه برای معرفینامه صادره وصل میگردد. صدور بدون تأیید نقش انسان انجام نمیشود.
نرخ ارز از کجا میآید؟
+
از نرخ مرجع همان سازمان که در پیکربندی گذاشته میشود. سامانه نرخ آزاد اینترنت را منبع قطعی حساب نمیکند و ارز را از طرف بانک مرکزی صادر نمیکند.
اگر ویزا رد شود چه میشود؟
+
وضعیت ویزا روی چکلیست ثبت میشود. مسیر لغو یا تعویق باز میشود؛ بلیت و پیشپرداخت در همان پرونده تسویه یا برگشت میخورند تا رکورد باز نماند.
همراه غیرسازمانی ثبت میشود؟
+
اگر آییننامه سازمان همراه را بپذیرد، در پیکربندی فیلد همراه اضافه میشود. هزینه و بیمه همراه جدا از سقف کارمند قابل تفکیک است.
جایگزین سامانه منابع انسانی است؟
+
خیر. حکم کارگزینی، حقوق و بیمه پایه در سامانه منابع انسانی میماند. این سامانه پرونده سفر، مدارک و تسویه را اداره میکند و در صورت نیاز وصل میشود.
داده گذرنامه کجا ذخیره میشود؟
+
روی همان پایگاه سازمان؛ مشاهده و دانلود گذرنامه و ویزا ممیزی میشود. استقرار روی سرور سازمان برای بسیاری از دستگاهها مسیر پیشفرض است؛ ابر آریا آیتی وقتی سیاست سازمان اجازه دهد.
روی سرور خود سازمان نصب میشود؟
+
بله. هم میزبانی ابری و هم نصب روی سرور سازمان با Docker پشتیبانی میشود. پایگاهداده و حافظه موقت به اینترنت باز نمیشوند.
سامانه مدیریت مأموریت خارجی را برای سازمان خود ببینید
از این صفحه برای شروع مشاوره استفاده کنید. آییننامه سفر، سقف ارزی و ایستگاههای تأیید در همان جلسه مشخص میشود.