راهنمافرم و گردش کار
نمادهای BPMN 2.0: راهنمای تصویری رویداد، فعالیت، گیتوی و Pool/Lane
نمادهای BPMN 2.0 در چهار خانواده دسته‌بندی می‌شوند: اشیای جریان (رویداد، فعالیت، گیتوی)، اشیای اتصال، مسیرهای شنا (Pool و Lane) و مصنوعات. این راهنما هر نماد را با مثال فرآیند جذب نیرو توضیح میدهد و می‌گوید کی از آن استفاده کنید و کی نه.
خلاصه در چند نکته
- رویداد دایره است، فعالیت مستطیل گوشه‌گرد، گیتوی لوزی و Pool/Lane محل انجام کار را نشان میدهد.
- ضخامت لبه دایره نوع رویداد را نشان میدهد: نازک برای شروع، دوخطی برای میانی و ضخیم برای پایان.
- رویداد مرزی روی لبه فعالیت، مهلت یا استثنا را مدل میکند و می‌تواند قطع‌کننده یا غیرقطع‌کننده باشد.
- گیتوی انحصاری یک مسیر، موازی همه مسیرها و فراگیر یک یا چند مسیر را فعال میکند.
- هر انشعاب را با همان نوع گیتوی ادغام کنید تا فرآیند گیر نکند یا دوبار اجرا نشود.
- جریان توالی از مرز Pool عبور نمی‌کند؛ بین دو مشارکتکننده فقط جریان پیام کشیده می‌شود.
- Lane را به نام نقش بگذارید، فعالیت را با فعل نام‌گذاری کنید و مسیرهای رد و برگشت را فراموش نکنید.
فهرست مطالب
تحلیل‌گری که اولین بار نمودار BPMN یک سازمان دیگر را باز میکند، معمولاً با یک پرسش ساده روبه‌رو می‌شود: این دایره با خط ضخیم یعنی چه، این لوزی با علامت ضربدر چه فرقی با لوزی خالی دارد و چرا بعضی خط‌ها نقطه‌چین‌اند؟ BPMN زبانی تصویری است و مثل هر زبانی، اگر واژه‌هایش را ندانید، نمودار به مجموعه‌ای از شکل‌های بی‌معنا تبدیل می‌شود. این راهنما یک مرجع کاربردی برای نمادهای BPMN 2.0 است؛ هر نماد را با یک مثال فارسی ادامه‌دار توضیح می‌دهیم و برای هرکدام می‌گوییم کی از آن استفاده کنید و کی نه.
اگر هنوز تفاوت BPM، BPMS و BPMN برایتان روشن نیست، پیش از ادامه مقاله BPMS چیست و چه فرقی با BPM و BPMN دارد را بخوانید.
مثال ادامه‌دار: درخواست جذب نیروی جدید
برای اینکه نمادها در خلأ توضیح داده نشوند، در سراسر این راهنما یک فرآیند واقعی را مدل می‌کنیم:
- مدیر واحد درخواست جذب یک نیروی جدید را ثبت میکند.
- منابع انسانی بررسی میکند که این جایگاه در چارت سازمانی وجود دارد یا نه.
- اگر جایگاه در چارت نیست، درخواست به مدیرعامل میرود.
- همزمان، مالی بودجه حقوق را بررسی میکند.
- پس از تأیید، آگهی منتشر و مصاحبه‌ها برنامه‌ریزی می‌شود.
- اگر ظرف سی روز هیچ نامزد مناسبی پیدا نشود، درخواست به مدیر واحد برمی‌گردد تا شرایط را بازبینی کند.
چهار خانواده اصلی نمادها
نمادهای فراوان BPMN 2.0 در چهار خانواده جا می‌گیرند:
| خانواده | شکل پایه | نقش در نمودار |
|---|---|---|
| اشیای جریان (Flow Objects) | دایره، مستطیل گوشه‌گرد، لوزی | رویدادها، فعالیت‌ها و گیت‌وی‌ها؛ هسته اصلی فرآیند |
| اشیای اتصال (Connecting Objects) | خط ممتد، خط‌چین، نقطه‌چین | ترتیب اجرا، تبادل پیام و ارتباط با داده یا توضیح |
| مسیرهای شنا (Swimlanes) | Pool و Lane | اینکه هر کار در کدام سازمان و به دست کدام نقش انجام می‌شود |
| مصنوعات (Artifacts) | سند، پایگاه داده، یادداشت، گروه | اطلاعات تکمیلی که مسیر اجرا را تغییر نمی‌دهند |
رویدادها (Events): دایره‌ها
رویداد چیزی است که اتفاق می‌افتد، نه کاری که کسی انجام میدهد. در BPMN رویداد همیشه دایره است و ضخامت لبه آن نوعش را نشان میدهد.
رویداد شروع
دایره‌ای با لبه نازک. هر فرآیند دست‌کم یک نقطه شروع دارد. در مثال ما، «ثبت درخواست جذب توسط مدیر واحد» رویداد شروع است. اگر داخل دایره نمادی باشد، نوع محرک را مشخص میکند:
- شروع ساده (خالی): وقتی محرک خاصی لازم نیست یا شروع دستی است.
- شروع پیامی (پاکت نامه): وقتی فرآیند با دریافت یک پیام یا نامه شروع می‌شود، مثلاً وصول یک نامه وارده.
- شروع زمانی (ساعت): برای فرآیندهای دوره‌ای، مثلاً «اول هر ماه گزارش عملکرد تهیه شود».
- شروع شرطی (برگه خط‌دار): وقتی یک شرط داده‌ای برقرار می‌شود، مثلاً «موجودی زیر حد سفارش رسید».
کی استفاده کنید: همیشه یک رویداد شروع صریح بگذارید. کی نه: چند رویداد شروع ساده برای یک فرآیند نگذارید؛ خواننده نمی‌فهمد فرآیند واقعاً از کجا آغاز می‌شود.
رویداد میانی
دایره‌ای با لبه دوخطی. چیزی است که وسط فرآیند رخ میدهد. پرکاربردترین‌ها:
- تایمر میانی: صبر تا یک زمان مشخص، مثلاً «۴۸ ساعت پس از انتشار آگهی، رزومه‌ها جمع‌بندی شوند».
- پیام میانی: انتظار برای دریافت پاسخ از بیرون، مثلاً پاسخ نامزد به دعوت مصاحبه.
- رویداد مرزی (Boundary Event): رویداد میانی که روی لبه یک فعالیت چسبیده است. در مثال ما، تایمر سی‌روزه روی فعالیت «جذب و مصاحبه» یک رویداد مرزی است: اگر فعالیت در سی روز تمام نشود، جریان از مسیر جایگزین به مدیر واحد برمی‌گردد.
رویداد مرزی دو حالت دارد: قطع‌کننده (لبه ممتد) که فعالیت اصلی را متوقف میکند و غیرقطع‌کننده (لبه خط‌چین) که فعالیت ادامه پیدا میکند و فقط یک شاخه موازی، مثلاً یک یادآوری، راه می‌اندازد.
کی استفاده کنید: هر جا مهلت یا انتظار واقعی وجود دارد. کی نه: برای نشان دادن «کار انجام شد» از رویداد میانی استفاده نکنید؛ آن یک فعالیت است.
رویداد پایان
دایره‌ای با لبه ضخیم. فرآیند می‌تواند چند پایان داشته باشد و نام‌گذاری آن‌ها خواندن نمودار را بسیار آسان میکند: «نیرو جذب شد»، «درخواست رد شد»، «درخواست لغو شد». پایان خطا (صاعقه) و پایان خاتمه (دایره توپر داخل دایره) هم وجود دارند؛ دومی یعنی همه شاخه‌های موازی باقی‌مانده فوراً متوقف شوند.
فعالیت‌ها (Activities): مستطیل‌های گوشه‌گرد
فعالیت کاری است که کسی یا سیستمی انجام میدهد. نام فعالیت را همیشه با فعل بنویسید: «بررسی جایگاه در چارت»، نه «چارت».
انواع وظیفه (Task)
| نوع وظیفه | نشانه | مثال در فرآیند جذب |
|---|---|---|
| وظیفه کاربری (User Task) | آدمک | منابع انسانی جایگاه را در چارت بررسی میکند |
| وظیفه سیستمی (Service Task) | چرخ‌دنده | سامانه بودجه باقی‌مانده را از نرم‌افزار مالی استعلام میکند |
| وظیفه ارسال (Send Task) | پاکت پررنگ | ارسال دعوت‌نامه مصاحبه برای نامزد |
| وظیفه دریافت (Receive Task) | پاکت خالی | دریافت مدارک تکمیلی نامزد |
| وظیفه قاعده کسب‌وکار (Business Rule Task) | جدول | تعیین سقف حقوق بر اساس رتبه شغلی |
| وظیفه دستی (Manual Task) | دست | تحویل کارت تردد به نیروی جدید |
کی از نوع خاص استفاده کنید: وقتی نمودار قرار است اجرا شود یا تیم فنی باید بداند کدام مرحله انسانی و کدام خودکار است. کی نه: در نمودارهای سطح مدیریتی، وظیفه ساده بدون نشانه کافی است و جزئیات اضافه فقط شلوغی می‌سازد.
زیرفرآیند
مستطیلی با علامت + در پایین. «جذب و مصاحبه» در مثال ما خودش چند مرحله دارد: انتشار آگهی، غربال رزومه، مصاحبه فنی و مصاحبه منابع انسانی. به جای اینکه همه را در نمودار اصلی بیاوریم، آن را زیرفرآیند جمع‌شده نشان می‌دهیم و جزئیاتش را در نمودار جداگانه می‌کشیم. زیرفرآیند به شما اجازه میدهد یک نمودار را در یک صفحه نگه دارید.
کی استفاده کنید: وقتی بخشی از فرآیند مالک یا منطق مستقلی دارد یا در چند فرآیند تکرار می‌شود. کی نه: برای پنهان کردن پیچیدگی‌ای که هنوز تحلیل نشده؛ زیرفرآیندی که کسی نمی‌داند داخلش چیست، فقط مشکل را عقب می‌اندازد.
گیت‌وی‌ها (Gateways): لوزی‌ها
گیتوی جایی است که جریان منشعب یا ادغام می‌شود. اشتباه رایج این است که گیتوی را جای تصمیم‌گیری بدانند؛ تصمیم در فعالیت قبلی گرفته می‌شود و گیتوی فقط مسیر را بر اساس نتیجه آن انتخاب میکند.
گیتوی انحصاری (XOR)
لوزی خالی یا با علامت ضربدر. فقط یکی از مسیرها انتخاب می‌شود. در مثال ما: «آیا جایگاه در چارت وجود دارد؟» بله، مستقیم به مرحله بعد؛ خیر، به مدیرعامل. روی هر خط خروجی شرط را بنویسید.
گیتوی موازی (AND)
لوزی با علامت +. همه مسیرها همزمان فعال می‌شوند و در ادغام، منتظر رسیدن همه میماند. بررسی منابع انسانی و بررسی بودجه مالی به هم وابسته نیستند، پس با گیتوی موازی همزمان اجرا می‌شوند. این همان منطقی است که در طراحی تأیید چندمرحله‌ای و موازی با جزئیات بیشتر بررسی کرده‌ایم.
گیتوی فراگیر (OR)
لوزی با دایره. یک یا چند مسیر بسته به شرط‌ها. مثلاً اگر جایگاه فنی است، مصاحبه فنی هم لازم است؛ اگر مدیریتی است، مصاحبه با معاون هم. ممکن است هر دو برقرار باشند.
گیتوی مبتنی بر رویداد
لوزی با دایره دوخطی و پنج‌ضلعی. مسیر با اولین رویدادی که رخ دهد انتخاب می‌شود. مثال: پس از ارسال پیشنهاد همکاری، یا پاسخ نامزد می‌رسد یا هفت روز می‌گذرد؛ هرکدام زودتر اتفاق بیفتد، مسیر را تعیین میکند.
قاعده طلایی گیت‌وی‌ها: هر انشعاب را با همان نوع گیتوی ادغام کنید. اگر با AND باز کرده‌اید و با XOR ادغام کنید، فرآیند در اجرا یا دوبار ادامه پیدا میکند یا گیر میکند.
اشیای اتصال: سه نوع خط
| خط | ظاهر | کاربرد |
|---|---|---|
| جریان توالی (Sequence Flow) | خط ممتد با فلش توپر | ترتیب اجرای فعالیت‌ها داخل یک Pool |
| جریان پیام (Message Flow) | خط‌چین با دایره در ابتدا و فلش توخالی | تبادل پیام بین دو Pool، مثلاً سازمان و نامزد |
| انجمن (Association) | نقطه‌چین بدون فلش یا با فلش ساده | اتصال یادداشت یا شیء داده به یک فعالیت |
خطای رایج: کشیدن جریان توالی بین دو Pool. جریان توالی هرگز از مرز Pool عبور نمی‌کند؛ بین دو سازمان یا دو طرف مستقل فقط پیام رد و بدل می‌شود.
Pool و Lane: چه کسی کار را انجام میدهد
Pool یک مشارکتکننده مستقل است؛ معمولاً یک سازمان یا یک طرف بیرونی. در مثال ما دو Pool داریم: «شرکت» و «نامزد». Lane تقسیمبندی داخل یک Pool است و معمولاً نقش یا واحد را نشان میدهد: مدیر واحد، منابع انسانی، مالی، مدیرعامل.
چند توصیه عملی:
- Lane را به نام نقش بگذارید، نه نام فرد. «کارشناس جذب» درست است، «خانم رضایی» نه؛ چون افراد جابه‌جا می‌شوند.
- اگر یک Pool بیرونی جزئیات داخلی ندارد، آن را جعبه سیاه (Pool خالی) بکشید و فقط پیام‌ها را به لبه‌اش وصل کنید.
مصنوعات: داده و توضیح
مصنوعات مسیر اجرا را تغییر نمی‌دهند و فقط اطلاعات تکمیلی می‌دهند: شیء داده (برگه با گوشه تاخورده) مثل فرم درخواست جذب، ذخیره داده (استوانه) مثل سامانه مالی، یادداشت متنی برای توضیحی مثل «سقف حقوق طبق آیین‌نامه» و گروه (مستطیل خط‌چین) برای دسته‌بندی بصری.
مثال کامل در یک نگاه
| ترتیب | Lane | نماد | عنوان |
|---|---|---|---|
| ۱ | مدیر واحد | رویداد شروع | درخواست جذب ثبت شد |
| ۲ | مدیر واحد | وظیفه کاربری | تکمیل فرم درخواست جذب |
| ۳ | — | گیتوی موازی (انشعاب) | — |
| ۴ | منابع انسانی | وظیفه کاربری | بررسی جایگاه در چارت |
| ۵ | مالی | وظیفه سیستمی + کاربری | استعلام و تأیید بودجه |
| ۶ | — | گیتوی موازی (ادغام) | — |
| ۷ | — | گیتوی انحصاری | جایگاه در چارت هست؟ |
| ۸ | مدیرعامل | وظیفه کاربری | تأیید جایگاه خارج از چارت |
| ۹ | منابع انسانی | زیرفرآیند + تایمر مرزی ۳۰ روز | جذب و مصاحبه |
| ۱۰ | منابع انسانی | وظیفه ارسال | ارسال پیشنهاد همکاری |
| ۱۱ | — | رویداد پایان | نیرو جذب شد |
خطاهای رایج در نمودارهای BPMN
- فعالیت بدون فعل («بودجه» به جای «بررسی بودجه»).
- گیتوی بدون شرط نوشته‌شده روی خطوط خروجی.
- ادغام شاخه‌های موازی با گیتوی انحصاری.
- جریان توالی بین دو Pool.
- جا انداختن مسیرهای رد، لغو و برگشت برای اصلاح، که در عمل پرتکرارترین مسیرند.
- کشیدن نمودار ایده‌آل به جای وضعیت واقعی؛ اول «همان‌طور که هست» را مدل کنید.
از نمودار تا اجرا
نمودار BPMN ارزشمند است، اما اگر روی دیوار بماند، چیزی در سازمان تغییر نمی‌کند. قدم بعدی این است که هر وظیفه کاربری به یک ایستگاه در کارتابل، هر گیتوی به یک شرط روی داده فرم و هر تایمر به یک مهلت با تشدید تبدیل شود. برای بسیاری از درخواستهای اداری، فرم‌ساز و گردش کار ساده کافی است و لازم نیست همه‌چیز را در BPMS سنگین مدل کنید؛ معیار انتخاب را در مقایسه اتوماسیون اداری و BPMS و نمونه عملی ساخت فرم را در راهنمای فرم‌ساز کم‌کد ببینید.
در آریا آی‌تی، نرم‌افزار BPMS سازمانی برای تحلیل‌گر و معمار فرآیند طراحی شده و هدف آن پشتیبانی از BPMN 2.0، نسخهبندی فرآیند، زیرفرآیند، وظیفه انسانی و سیستمی، قواعد کسب‌وکار، رویداد زمان و پیام و درگاه تصمیم است؛ نسخه جدید فرآیند هم بدون قطع نمونه‌های در حال اجرا منتشر می‌شود. گردش کار روزمره کاربران در گردش کار و فرم‌ساز روی همان فضای کاری اجرا می‌شود؛ یعنی می‌توانید با فرم و مسیر تأیید شروع کنید و لایه BPMS را بعداً فعال کنید.
جمع‌بندی
BPMN 2.0 با چهار خانواده نماد کار میکند: رویدادها (دایره)، فعالیت‌ها (مستطیل گوشه‌گرد)، گیت‌وی‌ها (لوزی) و مسیرهای شنا (Pool و Lane)، به‌علاوه خطوط اتصال و مصنوعات. اگر فعالیت‌ها را با فعل نام‌گذاری کنید، شرط هر گیتوی را بنویسید، هر انشعاب را با همان نوع گیتوی ادغام کنید و مسیرهای رد و برگشت را فراموش نکنید، نمودار شما هم برای مدیر قابل خواندن است و هم برای تیم فنی قابل اجرا.
از نمودار به فرآیند اجرایی: BPMS آریا آی‌تی بخشی از فرم‌ساز و مدیریت فرآیند است و روی همان هویت و کارتابل سازمان اجرا می‌شود. برای انتخاب نقطه شروع مشاوره رایگان بگیرید یا نسخه ابری را ۷ روز رایگان آزمایش کنید.
مراحل انجام کار
دامنه را مشخص کنید
شروع و پایان فرآیند را در یک جمله بنویسید تا مرز مدل روشن باشد.
نقش‌ها را فهرست کنید
هر نقش یا واحد درگیر یک Lane می‌شود؛ طرف‌های بیرونی Pool جداگانه می‌گیرند.
مسیر اصلی را بکشید
ابتدا فقط مسیر موفق را از رویداد شروع تا پایان با فعالیت‌های فعل‌دار رسم کنید.
گیت‌وی‌ها را اضافه کنید
انشعاب‌ها و ادغام‌ها را با نوع درست گیتوی و شرط نوشته‌شده روی هر خط اضافه کنید.
مهلت‌ها را مدل کنید
تایمرها و رویدادهای مرزی را جایی بگذارید که کار ممکن است بخوابد.
مسیرهای استثنا را کامل کنید
مسیر رد، اصلاح و لغو را با رویداد پایان نام‌دار اضافه کنید.
با مالک فرآیند مرور کنید
نمودار را قدم‌به‌قدم با مالک فرآیند بخوانید و ابهام‌ها را اصلاح کنید.
پرسش‌های متداول
BPMN 2.0 چند دسته نماد دارد؟
+
چهار خانواده اصلی: اشیای جریان شامل رویداد، فعالیت و گیتوی؛ اشیای اتصال شامل جریان توالی، جریان پیام و انجمن؛ مسیرهای شنا یعنی Pool و Lane؛ و مصنوعات مانند شیء داده، ذخیره داده، یادداشت و گروه.
فرق گیتوی انحصاری و موازی چیست؟
+
گیتوی انحصاری (XOR) بر اساس شرط فقط یکی از مسیرها را انتخاب میکند. گیتوی موازی (AND) همه مسیرها را همزمان فعال میکند و در ادغام منتظر میماند تا همه شاخهها برسند.
رویداد مرزی چه کاربردی دارد؟
+
رویداد مرزی روی لبه یک فعالیت قرار میگیرد و برای مدل کردن مهلت، خطا یا پیام در حین اجرای آن فعالیت به کار میرود؛ مثلاً اگر جذب نیرو در سی روز تمام نشود، مسیر به مدیر واحد برگردد.
Pool و Lane چه تفاوتی دارند؟
+
Pool یک مشارکتکننده مستقل مثل یک سازمان یا یک طرف بیرونی است. Lane تقسیمبندی داخل Pool است و نقش یا واحدی را نشان میدهد که فعالیت را انجام میدهد.
آیا برای هر فرآیند اداری باید BPMN کشید؟
+
نه لزوماً. برای درخواستهای ساده اداری، فرم و مسیر تأیید کافی است. BPMN برای فرآیندهای چندنقشی، دارای استثنا و مهلت یا فرآیندهایی که باید نسخهبندی و تحلیل شوند ارزش بیشتری دارد.