تعریف اصطلاحفرم و گردش کار
BPMS چیست؟ مدیریت فرایند کسبوکار به زبان ساده و تفاوت BPM، BPMN و BPMS
BPM رویکرد مدیریتی برای شناسایی، طراحی، اجرا، سنجش و بهبود فرآیندهاست؛ BPMN زبان استاندارد رسم فرآیند است و BPMS نرمافزاری است که فرآیند مدلشده را با فرم، نقش، مهلت و قاعده اجرا، نسخهبندی و پایش میکند.
خلاصه در چند نکته
- BPM روش و نگرش مدیریتی است، BPMN زبان رسم فرآیند و BPMS نرم‌افزار اجرای آن.
- چرخه BPM: شناسایی، مستندسازی وضع موجود، طراحی، اجرا، سنجش و بهبود.
- نمادهای اصلی BPMN: رویداد، فعالیت، دروازه، استخر و خط و جریان توالی.
- BPMS فرآیند را اجرا، نسخهبندی و پایش میکند و گلوگاه را نشان میدهد.
- فرم‌ساز داده جمع میکند، گردش کار مسیر تأیید روزانه را اجرا میکند و BPMS لایه طراحی و تحلیل است.
- برای فرم‌های پرتکرار ساده، فرم‌ساز و گردش کار معمولاً کافی است.
- BPMS برای فرآیندهای چندواحدی، متغیر و نیازمند تحلیل ارزش واقعی دارد.
فهرست مطالب
سه مخفف شبیه به هم، BPM و BPMN و BPMS، در هر گفت‌وگویی درباره فرآیندهای سازمانی شنیده می‌شوند و اغلب به جای هم به کار می‌روند. نتیجه این است که مدیری که «BPM می‌خواهد» یک نرم‌افزار می‌خرد، تحلیل‌گری که «BPMN بلد است» نمودار می‌کشد که کسی اجرا نمی‌کند و فروشنده‌ای که «BPMS» می‌فروشد، در عمل یک فرم‌ساز ساده تحویل میدهد. این مقاله سه مفهوم را در یک صفحه از هم جدا میکند و یک فرآیند واقعی، تأیید قرارداد، را از مدیریت و مدل‌سازی تا اجرا در نرم‌افزار دنبال میکند.
تعریف کوتاه سه مفهوم
| مفهوم | نام کامل | چیست | جنس |
|---|---|---|---|
| BPM | Business Process Management | مدیریت فرآیند کسبوکار؛ رویکرد مدیریتی برای شناسایی، طراحی، اجرا، سنجش و بهبود مستمر فرآیندها | روش و نگرش |
| BPMN | Business Process Model and Notation | زبان و نمادگذاری استاندارد برای رسم فرآیند؛ نسخه رایج آن BPMN 2.0 است | زبان مدل‌سازی |
| BPMS | Business Process Management System/Suite | نرم‌افزار مدیریت فرآیند؛ سامانه‌ای که فرآیند مدلشده را اجرا، پایش و نسخهبندی میکند | نرم‌افزار |
به زبان ساده: BPM می‌گوید فرآیندها را باید مدیریت کرد، BPMN می‌گوید فرآیند را چطور بکشیم که همه یکسان بفهمند و BPMS ابزاری است که آن نقشه را به کار روزانه تبدیل میکند و نشان میدهد در عمل چه اتفاقی افتاد.
BPM: مدیریت فرآیند کسبوکار
BPM یک نرم‌افزار نیست؛ چرخه‌ای مدیریتی است که معمولاً این مراحل را دارد:
- شناسایی: کدام فرآیندها مهم‌اند و مالک هرکدام کیست؟
- مستندسازی وضع موجود: فرآیند امروز واقعاً چطور اجرا می‌شود (نه آن‌طور که در آیین‌نامه نوشته شده)؟
- طراحی وضع مطلوب: گلوگاهها و ایستگاه‌های زائد حذف و قواعد روشن می‌شوند.
- اجرا: فرآیند جدید با نقش‌ها، مهلت‌ها و ابزار پیاده می‌شود.
- سنجش: زمان، کیفیت و هزینه اندازه‌گیری می‌شود.
- بهبود: بر اساس داده، فرآیند اصلاح و دوباره اجرا می‌شود.
سازمانی می‌تواند بدون هیچ نرمافزاری BPM را با کاغذ و اکسل شروع کند. اما در مراحل اجرا و سنجش، نبود ابزار به‌سرعت محدودیت می‌سازد.
BPMN: زبان مشترک رسم فرآیند
BPMN استانداردی بین‌المللی برای نمودار فرآیند است تا مالک فرآیند، تحلیل‌گر و توسعه‌دهنده یک نقشه واحد را یکسان بفهمند. چند نماد اصلی:
- رویداد (دایره): شروع، پایان یا اتفاقی در میانه، مثل رسیدن یک پیام یا گذشتن یک مهلت.
- فعالیت (مستطیل با گوشه گرد): کاری که انسان یا سیستم انجام میدهد.
- دروازه یا گیت‌وی (لوزی): نقطه تصمیم یا انشعاب؛ مثلاً «مبلغ بیشتر از سقف است؟» یا «این دو کار هم‌زمان انجام شوند».
- استخر و خط (Pool/Lane): نشان میدهد هر فعالیت با کدام نقش یا واحد است.
- جریان توالی (فلش): ترتیب اجرای کارها.
مزیت BPMN نسبت به فلوچارت آزاد این است که قواعدش دقیق است؛ نمودار درست BPMN را میتوان مستقیماً در یک موتور فرآیند اجرا کرد.
BPMS: نرم‌افزار مدیریت فرآیند
BPMS نرمافزاری است که فرآیند را از نمودار به اجرا می‌برد. قابلیت‌های رایج یک BPMS:
- مدل‌سازی با BPMN یا ابزار گرافیکی معادل
- فرم برای ورود داده در هر فعالیت
- موتور اجرا که کارها را به کارتابل نقش درست میفرستد
- قواعد کسبوکار و درگاه‌های تصمیم
- مهلت خدمت (SLA)، یادآوری و تشدید
- زیرفرآیند برای جدا کردن بخش‌های قابل استفاده مجدد
- نسخهبندی؛ انتشار نسخه جدید بدون خراب کردن کارهای در حال اجرا
- پایش و تحلیل: زمان هر مرحله، کار معوق، گلوگاه و در سطح پیشرفته‌تر فرآیندکاوی
BPMS با گردش کار و فرم‌ساز چه فرقی دارد؟
فرم‌ساز داده جمع میکند و گردش کار مسیر تأیید روزانه را اجرا میکند. BPMS لایه بالاتری است برای طراحی، نسخهبندی و تحلیل فرآیندها. برای فرم‌های پرتکرار ساده، فرم‌ساز و گردش کار معمولاً کافی است؛ مثال آن را در راهنمای دیجیتال‌سازی فرم درخواست خرید و مرخصی دیده‌اید. BPMS وقتی ارزش دارد که فرآیند چندواحدی است، زیرفرآیند دارد، مرتب تغییر میکند و باید سنجیده و بهبود داده شود.
یک فرآیند، سه نگاه: تأیید قرارداد
نگاه BPM
مدیرعامل می‌گوید قراردادها خیلی دیر امضا می‌شوند. مالک فرآیند (مدیر حقوقی) تعیین و وضع موجود مستند می‌شود: پیش‌نویس قرارداد با ایمیل بین واحد درخواست‌کننده، حقوقی و مالی دست‌به‌دست می‌شود، معلوم نیست آخرین نسخه کدام است و هیچ‌کس نمی‌داند قرارداد الان روی میز کیست. هدف بهبود: زمان از درخواست تا امضا کوتاه و قابل اندازه‌گیری شود.
نگاه BPMN
فرآیند مطلوب رسم می‌شود:
(شروع: درخواست قرارداد)
→ [واحد درخواست‌کننده: تکمیل فرم و پیوست پیش‌نویس]
→ <دروازه موازی>
→ [حقوقی: بررسی بندها]
→ [مالی: بررسی مبلغ و شرایط پرداخت]
→ <ادغام>
→ <دروازه تصمیم: مبلغ بالاتر از سقف؟>
بله → [مدیرعامل: تأیید]
خیر → ادامه
→ [امضای طرفین]
→ [بایگانی نسخه نهایی]
(پایان)
سه نقش (درخواست‌کننده، حقوقی، مالی) و مدیرعامل هرکدام یک خط (Lane) دارند؛ بررسی حقوقی و مالی موازی است تا قرارداد پشت یک صندوق نماند.
نگاه BPMS
نمودار در نرم‌افزار پیاده می‌شود:
- فرم درخواست قرارداد با فیلدهای طرف قرارداد، موضوع، مبلغ، مدت و پیوست ساخته می‌شود.
- مهلت هر ایستگاه تعریف می‌شود؛ مثلاً سه روز کاری برای حقوقی، دو روز برای مالی. عبور از مهلت یادآوری و تشدید دارد.
- شرط مبلغ، ایستگاه مدیرعامل را فقط برای قراردادهای بالای سقف اضافه میکند.
- اگر واحد مالی بعداً بخواهد مرحله‌ای اضافه کند، نسخه جدید فرآیند منتشر می‌شود بی‌آن‌که قراردادهای در جریان خراب شوند.
- پس از چند ماه، داشبورد نشان میدهد میانگین زمان هر ایستگاه چقدر است و گلوگاه کجاست.
حالا چرخه BPM کامل می‌شود: داده واقعی اجرا، به مرحله بهبود بازمی‌گردد.
چه زمانی به BPMS نیاز دارید؟
| وضعیت سازمان | پیشنهاد |
|---|---|
| چند فرم پرتکرار با مسیر تأیید ساده | فرم‌ساز و گردش کار |
| فرآیندهای چندواحدی با شرط‌های متعدد | گردش کار، و BPMS برای فرآیندهای پیچیده‌تر |
| فرآیندهایی که مرتب تغییر می‌کنند و باید نسخهبندی شوند | BPMS |
| نیاز به تحلیل گلوگاه و بهبود مستمر | BPMS با شاخص و پایش |
| الزامات صنعتی مثل کنترل تغییر رویه یا مجوزها | BPMS با طراحی ویژه حوزه |
اشتباهات رایج در شروع مدیریت فرآیند
- خرید نرم‌افزار پیش از تعیین مالک فرآیند: BPMS بدون مالک فرآیند، فقط فرم‌های قدیمی را دیجیتال میکند و چیزی را بهتر نمی‌کند.
- مدل‌سازی همه فرآیندها در ماه اول: ده‌ها نمودار کشیده می‌شود که هیچ‌کدام اجرا نمی‌شوند. با دو یا سه فرآیند پرتکرار و دردسرساز شروع کنید.
- کپی کردن وضع موجود: اگر فرآیند کاغذی شش امضا دارد، نسخه دیجیتال هم شش ایستگاه پیدا میکند. پیش از اجرا بپرسید هر ایستگاه چه ارزشی اضافه میکند.
- نمودار بیش از حد دقیق برای کاربر نهایی: کاربر روزمره فقط باید کارتابل و فرم را ببیند؛ جزئیات BPMN برای تحلیل‌گر است.
- سنجش نکردن: بدون داده زمان و گلوگاه، مرحله بهبود هیچ‌وقت شروع نمی‌شود و BPM به یک پروژه یک‌باره تبدیل می‌شود.
BPMS در آریا آی‌تی
BPMS آریا آی‌تی برای تحلیل‌گر و معمار فرآیند طراحی شده است: نسخهبندی فرآیند و زیرفرآیند، وظیفه انسانی و سیستمی، قواعد کسبوکار، رویداد زمان یا پیام، درگاه تصمیم، مهلت خدمت، شاخص فرآیند، فرآیندکاوی و تحلیل گلوگاه؛ انتشار نسخه جدید هم بدون قطع نسخه در حال اجرا انجام می‌شود. هدف محصول پشتیبانی BPMN 2.0 است. BPMS جایگزین اتوماسیون اداری نیست و مکمل گردش کار روزمره کاربران است؛ سازمان می‌تواند با فرم‌ساز و گردش کار شروع کند و لایه BPMS را بعداً فعال کند. برای صنایعی مثل نفت و گاز، دارو، معدن و درمان هم صفحات BPMS ویژه حوزه وجود دارد.
اگر در حال برآورد هزینه هستید، توجه کنید که در نسخه ابری، گردش‌کار و فرآیند در پلن سازمانی قرار دارد؛ اجزای هزینه را در مقاله هزینه نرم‌افزار اتوماسیون اداری و معیارهای کلی انتخاب سامانه را در راهنمای انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری ببینید. نقش پاراف و امضا در مسیر قرارداد هم در پاراف نامه چیست آمده است.
جمع‌بندی
BPM رویکرد مدیریتی برای طراحی، اجرا، سنجش و بهبود فرآیندهاست؛ BPMN زبان استاندارد رسم فرآیند و BPMS نرمافزاری که فرآیند مدلشده را اجرا، نسخهبندی و پایش میکند. برای فرم‌های ساده، فرم‌ساز و گردش کار کافی است؛ وقتی فرآیند چندواحدی، متغیر و نیازمند تحلیل است، BPMS ارزش واقعی خود را نشان میدهد.
از نمودار تا اجرا در یک فضا: BPMS آریا آی‌تی کنار فرم‌ساز و گردش کار، روی همان کارتابل و هویت سازمانی اجرا می‌شود. برای بررسی فرآیندهای سازمان خود و نقطه شروع مناسب، از مشاوره رایگان استفاده کنید یا تعرفه پلن سازمانی را در صفحه تعرفه‌ها ببینید.
پرسش‌های متداول
BPMS چیست؟
+
BPMS یا سامانه مدیریت فرآیند کسبوکار نرمافزاری است که فرآیند مدلشده را با فرم، نقش، مهلت و قواعد اجرا میکند، کارها را به کارتابل افراد میفرستد، نسخههای فرآیند را مدیریت میکند و زمان و گلوگاهها را نشان میدهد.
تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟
+
BPM رویکرد مدیریتی برای بهبود مستمر فرآیندهاست، BPMN زبان و نمادگذاری استاندارد برای رسم فرآیند است و BPMS نرمافزاری است که آن فرآیند را اجرا و پایش میکند.
BPMS با گردش کار چه فرقی دارد؟
+
گردش کار مسیر تأیید روزانه یک درخواست را اجرا میکند. BPMS لایه بالاتری برای طراحی، نسخهبندی، زیرفرآیند و تحلیل فرآیندهاست. این دو مکمل هم هستند و یکی جای دیگری را نمیگیرد.
آیا برای شروع مدیریت فرآیند حتماً BPMS لازم است؟
+
خیر. میتوان BPM را با مستندسازی و چند فرم و گردش کار ساده شروع کرد. وقتی فرآیندها چندواحدی، متغیر و نیازمند سنجش و تحلیل گلوگاه شدند، BPMS ارزش خود را نشان میدهد.
BPMN 2.0 چیست؟
+
نسخه رایج استاندارد BPMN است که نمادهایی مثل رویداد، فعالیت، دروازه و استخر و خط را با قواعد دقیق تعریف میکند تا نمودار فرآیند هم برای انسان قابل فهم و هم برای موتور فرآیند قابل اجرا باشد.