آموزش طراحی گردش‌کار تأیید چندمرحله‌ای گام‌به‌گام

گردش‌کار تأیید چندمرحله‌ای یعنی درخواستی که پیش از نهایی شدن، باید از چند نفر به ترتیب یا هم‌زمان تأیید بگیرد؛ مثل درخواست خریدی که مدیر واحد، کارشناس تدارکات و مدیر مالی باید آن را ببینند. طراحی چنین گردش‌کاری روی کاغذ ساده به نظر می‌رسد، اما در عمل سؤال‌های زیادی پیش می‌آید: اگر یکی از تأییدکنندگان رد کند چه می‌شود؟ اگر در مرخصی باشد؟ اگر مبلغ کم باشد هم باید همه تأیید کنند؟ چطور بفهمیم درخواست کجا مانده است؟

در این آموزش گام‌به‌گام یاد می‌گیرید چطور یک گردش‌کار تأیید چندمرحله‌ای را در طراح گردش‌کار آریا آی‌تی طراحی کنید؛ از ترسیم مسیر روی کاغذ تا تعریف گام‌ها، شرط‌ها، مهلت‌ها، جانشینی و اجرای نمونه.

گردش‌کار تأیید چندمرحله‌ای چه زمانی لازم است؟

هر درخواستی چند مرحله تأیید لازم ندارد. این گردش‌کار وقتی مناسب است که:

• تصمیم به نظر چند واحد نیاز دارد؛ مثلاً خرید تجهیزات که هم فنی و هم مالی باید بررسی کنند؛
• مبلغ یا ریسک بالاست و آیین‌نامه تأیید سطوح بالاتر را الزامی کرده است؛
• تفکیک وظایف لازم است؛ درخواست‌کننده، بررسی‌کننده و تأییدکننده نهایی نباید یک نفر باشند؛
• مستندسازی تصمیم مهم است و باید معلوم باشد هر مرحله چه کسی و کی تأیید کرده است.

انواع مرحله در گردش‌کار تأیید

آموزش طراحی گردش‌کار تأیید چندمرحله‌ای گام‌به‌گام

گام ۱: ترسیم مسیر روی کاغذ

پیش از باز کردن سامانه، مسیر را روی کاغذ یا تخته بکشید. برای هر مرحله بنویسید چه کسی، چه کاری و با چه معیاری انجام می‌دهد. با کسانی که امروز این فرایند را انجام می‌دهند مشورت کنید؛ اغلب مسیر واقعی با آنچه در آیین‌نامه نوشته شده فرق دارد. روش ترسیم وضع موجود و مطلوب را در تحلیل فرایند As-Is و To-Be ببینید.

گام ۲: ساخت فرم آغازگر

در فرم‌ساز، فرمی بسازید که گردش‌کار با آن شروع می‌شود. فیلدهایی را که در شرط‌ها استفاده می‌شوند (مثل مبلغ، نوع درخواست یا واحد) از نوع ساختاریافته تعریف کنید.

گام ۳: ساختن گردش‌کار در طراح

وارد طراح گردش‌کار شوید، گردش‌کار جدیدی بسازید و فرم مرحله قبل را به‌عنوان آغازگر انتخاب کنید.

گام ۴: تعریف مرحله اول

مرحله اول معمولاً تأیید مدیر درخواست‌کننده است. گیرنده را «مدیر درخواست‌کننده» بگذارید تا سامانه بر اساس چارت سازمانی، مدیر هر کارمند را خودکار پیدا کند.

گام ۵: تعریف مراحل میانی

مراحل بررسی کارشناسی را اضافه کنید؛ مثلاً «بررسی کارشناس تدارکات». گیرنده را پست سازمانی بگذارید، نه نام شخص.

گام ۶: تعریف مرحله نهایی تأیید

مرحله تأیید نهایی را اضافه کنید؛ مثلاً «تأیید مدیر مالی». اگر این مرحله فقط برای مبالغ بالا لازم است، به گام بعد بروید.

گام ۷: افزودن شرط‌ها

شرط تعریف کنید تا مرحله تأیید نهایی فقط وقتی اجرا شود که لازم است؛ مثلاً «اگر جمع کل بیشتر از سقف تعیین‌شده بود». این کار درخواست‌های کوچک را سریع‌تر می‌کند.

گام ۸: تعیین مهلت هر مرحله

برای هر مرحله SLA بگذارید؛ مثلاً ۸ ساعت کاری برای مدیر واحد و ۱۶ ساعت کاری برای کارشناس تدارکات. با گذشت مهلت، درخواست معوق نمایش داده می‌شود.

گام ۹: تعریف رفتار رد و برگشت

مشخص کنید اگر یک مرحله رد کند، درخواست بسته شود یا به درخواست‌کننده برگردد. برای بیشتر فرایندها، گزینه «برگشت برای اصلاح» بهتر از رد کامل است.

گام ۱۰: اجرای نمونه و انتشار

با چند درخواست آزمایشی (مبلغ کم، مبلغ زیاد، رد، برگشت) گردش‌کار را اجرا کنید. پس از اطمینان، آن را منتشر کنید.

الگوهای پرکاربرد چندمرحله‌ای

برای نمونه کامل فرایند قرارداد، گردش‌کار تأیید قرارداد را ببینید.

مراحل ترتیبی یا موازی؟

در مراحل ترتیبی، هر مرحله منتظر مرحله قبل می‌ماند. در مراحل موازی، چند تأییدکننده هم‌زمان درخواست را می‌بینند و گردش‌کار وقتی جلو می‌رود که همه (یا تعداد مشخصی) تأیید کرده باشند. قاعده انتخاب ساده است: اگر نظر یک مرحله روی تصمیم مرحله بعد اثر دارد، ترتیبی؛ اگر هر کدام مستقل نظر می‌دهند، موازی. مثلاً در بررسی قرارداد، حقوقی و مالی معمولاً مستقل از هم بررسی می‌کنند و موازی کردن آن‌ها زمان کل را تا نصف کاهش می‌دهد.

جانشینی و مرخصی تأییدکنندگان

بزرگ‌ترین علت توقف گردش‌های چندمرحله‌ای، غیبت یکی از تأییدکنندگان است. دو راه‌حل دارید:

• جانشین شخصی در کارتابل: تأییدکننده پیش از مرخصی، جانشین خود را تعیین می‌کند؛
• سرپرست موقت روی پست: اگر گیرنده مرحله پست سازمانی است، سرپرست موقت آن پست درخواست‌ها را دریافت می‌کند.

نحوه تنظیم جانشین را در تنظیم جانشین کارتابل ببینید.

چند مرحله زیاد است؟

هر مرحله اضافه، زمان کل را طولانی‌تر می‌کند و مسئولیت را پخش‌تر. قاعده‌ای که در عمل جواب می‌دهد: بیش از چهار مرحله تأیید را با دقت بررسی کنید. برای هر مرحله بپرسید: «اگر این مرحله نباشد، چه ریسکی ایجاد می‌شود؟» اگر پاسخ روشنی ندارید، آن مرحله احتمالاً تشریفاتی است و می‌توان آن را به یک «اطلاع» تبدیل کرد. ماتریس RACI ابزار خوبی برای این تفکیک است.

پایش و بهبود پس از راه‌اندازی

پس از انتشار، چند هفته اجراها را زیر نظر بگیرید:

• کدام مرحله بیشترین زمان را می‌گیرد؟
• کدام مرحله بیشترین برگشت را دارد؟
• چند درصد درخواست‌ها به مرحله نهایی می‌رسند؟
• آیا سقف‌های شرط با واقعیت هم‌خوان‌اند؟

با این داده‌ها، سقف‌ها را تنظیم کنید، مراحل تشریفاتی را حذف کنید و SLA را واقعی‌تر کنید.

سناریوی نمونه: درخواست خرید در یک شرکت تولیدی

در یک شرکت تولیدی ۱۵۰ نفره، هر درخواست خرید، از یک بسته کاغذ تا یک دستگاه صنعتی، باید از مدیر واحد، کارشناس تدارکات، مدیر مالی و مدیرعامل امضا می‌گرفت. نتیجه این بود که درخواست‌های کوچک هم یک هفته طول می‌کشید و مدیرعامل روزانه ده‌ها برگه بی‌اهمیت امضا می‌کرد.

پس از طراحی گردش‌کار چندمرحله‌ای شرطی، مسیر این شد: مدیر واحد برای همه درخواست‌ها، کارشناس تدارکات برای بررسی قیمت و تأمین‌کننده، مدیر مالی فقط بالای سقف اول و مدیرعامل فقط بالای سقف دوم. برای خرید تجهیزات فنی، یک مرحله موازی بررسی کارشناس فنی هم هم‌زمان با تدارکات اضافه شد. حالا بیشتر درخواست‌ها در یکی دو روز نهایی می‌شوند، مدیرعامل فقط درخواست‌های واقعاً مهم را می‌بیند و گزارش اجراها نشان می‌دهد مرحله تدارکات بیشترین زمان را می‌گیرد؛ همان جایی که شرکت حالا روی بهبودش تمرکز کرده است. این نمونه نشان می‌دهد شرط‌گذاری درست، بدون کاستن از کنترل، سرعت را چند برابر می‌کند.

اشتباهات رایج

• طراحی مستقیم در سامانه بدون ترسیم مسیر و مشورت با اجراکنندگان؛
• همه مراحل برای همه درخواست‌ها بدون شرط؛
• نام افراد به‌جای پست سازمانی؛
• نداشتن جانشین برای تأییدکنندگان کلیدی؛
• رد کامل به‌جای برگشت برای اصلاح؛
• مراحل ترتیبی برای بررسی‌های مستقل که می‌توانستند موازی باشند.

طراح گردش‌کار در پلن‌های آریا آی‌تی در دسترس است؛ برای جزئیات صفحه تعرفه را ببینید.

پرسش‌های متداول

گردش‌کار تأیید چندمرحله‌ای چیست؟

مسیری که درخواست پیش از نهایی شدن از چند تأییدکننده به ترتیب یا هم‌زمان عبور می‌کند.

چطور از تأیید غیرضروری مدیران ارشد جلوگیری کنیم؟

با شرط روی مبلغ یا نوع درخواست، تا مرحله آن‌ها فقط برای موارد لازم اجرا شود.

مراحل موازی کی مناسب‌اند؟

وقتی تأییدکنندگان مستقل از هم نظر می‌دهند، مثل حقوقی و مالی در بررسی قرارداد.

اگر یک تأییدکننده در مرخصی باشد؟

جانشین کارتابل یا سرپرست موقت پست، درخواست را دریافت و تأیید می‌کند.

چند مرحله تأیید مناسب است؟

معمولاً تا چهار مرحله؛ مراحل بیشتر را با این سؤال بازبینی کنید که حذفشان چه ریسکی دارد.

جمع‌بندی

طراحی گردش‌کار تأیید چندمرحله‌ای با ده گام انجام می‌شود: ترسیم مسیر، ساخت فرم، ساخت گردش‌کار، تعریف مراحل اول، میانی و نهایی، افزودن شرط، تعیین مهلت، تعریف رفتار رد و برگشت و اجرای نمونه. با استفاده از پست سازمانی و مدیر درخواست‌کننده به‌جای نام افراد، شرط‌هایی که مراحل غیرضروری را حذف می‌کنند، مراحل موازی برای بررسی‌های مستقل و جانشینی برای غیبت‌ها، گردش‌کاری می‌سازید که هم کنترل لازم را دارد و هم سریع است.