مقالهفرم و گردش کار
معرفی طراح گردشکار آریا آی‌تی: مسیر تأیید، شرط مبلغ، SLA و اجرای نمونه
طراح گردشکار آریا آی‌تی مسیر فرایندهای تأییدمحور را بدون برنامهنویسی تعریف و اجرا میکند. این مقاله اجزای اصلی شامل آغازگر، گام، گیرنده، شرط، SLA، اجرای نمونه و پایش را معرفی میکند، سه روش تعیین گیرنده، شرط مبلغ، کاربرد SLA و آزمایش پیش از انتشار را توضیح می‌دهد و تفاوت آن با BPMS و نقشه راه شروع را شرح می‌دهد.
خلاصه در چند نکته
- طراح گردشکار مسیر تأیید را بدون برنامهنویسی تعریف میکند.
- گیرنده گام می‌تواند شخص، پست یا مدیر درخواست‌کننده باشد.
- شرط مبلغ سطح تأیید را بر اساس سقف تعیین میکند.
- SLA زمان مجاز هر گام و درخواست‌های معوق را مشخص میکند.
- اجرای نمونه خطاها را پیش از انتشار آشکار میکند.
فهرست مطالب
بیشتر فرایندهای اداری یک الگوی ثابت دارند: کسی درخواستی ثبت میکند، چند نفر به ترتیب آن را بررسی و تأیید می‌کنند و در نهایت کاری انجام میشود. با این حال، در بسیاری از سازمان‌ها این مسیر هنوز روی کاغذ، در پیام‌رسان یا در ذهن چند نفر است. طراح گردشکار آریا آی‌تی ابزاری است که این مسیرها را بدون برنامهنویسی تعریف، اجرا و پایش میکند.
در این مقاله اجزای اصلی طراح گردشکار را معرفی می‌کنیم: مسیر تأیید، شرط مبلغ و شرط‌های دیگر، SLA هر گام و اجرای نمونه برای آزمایش؛ و می‌بینیم چه نوع فرایندهایی با آن قابل پیاده‌سازی‌اند.
طراح گردشکار چیست؟
طراح گردشکار محیطی است که در آن مسیر یک فرایند را بهصورت مجموعه‌ای از گام‌ها تعریف می‌کنید. هر گام مشخص میکند:
- چه کسی باید اقدام کند؛
- چه اقدامی انجام دهد (تأیید، رد، برگشت، اظهار نظر)؛
- در چه مدتی باید انجام شود؛
- بعد از آن درخواست به کجا برود.
گردشکار معمولاً با ارسال یک فرم شروع میشود و تا پایان، هر اجرا (هر درخواست) قابل ردیابی است.
اجزای اصلی طراح گردشکار آریا آی‌تی
| جزء | کارکرد | مثال |
|---|---|---|
| آغازگر | چه چیزی گردشکار را شروع میکند | ارسال فرم درخواست خرید |
| گام | یک مرحله بررسی یا اقدام | تأیید مدیر واحد |
| گیرنده | انجام‌دهنده گام | شخص، پست یا مدیر درخواست‌کننده |
| شرط | تعیین مسیر بر اساس داده | اگر مبلغ بیشتر از سقف بود |
| SLA | زمان مجاز هر گام | ۸ ساعت کاری |
| اجرای نمونه | آزمایش پیش از انتشار | ارسال درخواست آزمایشی |
| پایش اجراها | دیدن وضعیت همه درخواست‌ها | کدام درخواست کجا مانده |
مسیر تأیید: ستون فقرات گردشکار
مسیر تأیید ترتیب گام‌هایی است که درخواست طی میکند. در طراح گردشکار آریا آی‌تی می‌توانید گیرنده هر گام را به سه شکل تعیین کنید:
- شخص مشخص: برای نقش‌هایی که فقط یک نفر دارند؛
- پست سازمانی: هر کس که آن پست را دارد؛ با جابه‌جایی افراد، گردشکار تغییر نمی‌کند؛
- مدیر درخواست‌کننده یا مدیر واحد: بر اساس چارت سازمانی و به‌طور خودکار.
گزینه دوم و سوم برای بیشتر فرایندها مناسب‌ترند، چون گردشکار را مستقل از افراد نگه می‌دارند. برای آشنایی با پست‌ها در چارت، پست‌های سازمانی در اتوماسیون اداری را ببینید.
شرط مبلغ و شرط‌های دیگر
شرط‌ها گردشکار را هوشمند می‌کنند. رایج‌ترین شرط، شرط مبلغ است:
- مبلغ کمتر از سقف اول ← فقط تأیید مدیر واحد؛
- مبلغ بین سقف اول و دوم ← اضافه شدن تأیید مدیر مالی؛
- مبلغ بیشتر از سقف دوم ← اضافه شدن تأیید مدیرعامل.
اما شرط‌ها به مبلغ محدود نیستند. می‌توانید بر اساس نوع درخواست (مثلاً مرخصی استعلاجی یا استحقاقی)، واحد درخواست‌کننده یا مدت (مثلاً مأموریت بیش از سه روز) مسیر را تغییر دهید. شرط‌ها روی فیلدهای ساختاریافته فرم کار می‌کنند؛ پس فیلدهای عدد، فهرست انتخابی و تاریخ را درست تعریف کنید.
SLA: زمان مجاز هر گام
SLA مشخص میکند هر گام حداکثر چقدر می‌تواند طول بکشد. وقتی مهلت یک گام بگذرد، درخواست به‌عنوان معوق علامت میخورد و در گزارش‌ها دیده میشود. SLA دو مزیت دارد:
- تأییدکنندگان می‌دانند انتظار چیست؛
- مدیران گلوگاه‌ها را با عدد می‌بینند، نه با شکایت.
برای تعیین SLA منطقی، از زمان واقعی انجام هر گام در چند هفته گذشته شروع کنید و بعد آن را به‌تدریج کوتاه‌تر کنید.
اجرای نمونه: آزمایش پیش از انتشار
یکی از مهم‌ترین امکانات طراح گردشکار، اجرای نمونه است. پیش از اینکه گردشکار را برای همه منتشر کنید، با داده‌های آزمایشی آن را اجرا می‌کنید:
- یک درخواست با مبلغ کم ارسال کنید و ببینید فقط به مدیر واحد می‌رسد؛
- یک درخواست با مبلغ بالا ارسال کنید و ببینید گام مدیر مالی اضافه میشود؛
- یک درخواست را رد کنید و ببینید درخواست‌کننده مطلع میشود؛
- یک درخواست را برای اصلاح برگردانید و مسیر بازگشت را بررسی کنید.
این آزمایش ساده جلوی بیشتر خطاهایی را میگیرد که در غیر این صورت با درخواست‌های واقعی کشف می‌شدند.
چه فرایندهایی با طراح گردشکار قابل پیاده‌سازی‌اند؟
| حوزه | نمونه فرایند |
|---|---|
| منابع انسانی | مرخصی، مأموریت، اضافه‌کار، تسویه حساب |
| مالی | تنخواه، درخواست پرداخت، تأیید فاکتور |
| تدارکات | درخواست خرید، ارزیابی تأمین‌کننده |
| فناوری اطلاعات | درخواست دسترسی، درخواست تجهیزات |
| حقوقی | تأیید قرارداد، بررسی الحاقیه |
| کیفیت | گزارش عدم انطباق، اقدام اصلاحی |
برای نمونه یک فرایند حقوقی، گردشکار تأیید قرارداد را ببینید.
پایش اجراها: هر درخواست الان کجاست؟
تعریف گردشکار نیمی از ارزش آن است؛ نیم دیگر، دیدن وضعیت اجراها است. هر بار که فرمی ارسال میشود، یک اجرای جدید از گردشکار ساخته میشود و در فهرست اجراها قابل مشاهده است. برای هر اجرا می‌بینید در کدام گام است، از چه زمانی آنجا مانده، چه کسی باید اقدام کند و آیا از SLA گذشته است یا نه.
این دید سه گروه را راضی میکند:
- درخواست‌کننده که دیگر برای پرسیدن وضعیت تماس نمی‌گیرد؛
- تأییدکننده که در صندوق تأیید خود همه درخواست‌های منتظر را با اولویت مهلت می‌بیند؛
- مدیر فرایند که می‌فهمد کدام گام بیشترین تأخیر را دارد و کجا باید مداخله کند.
گردشکار در کنار کارتابل و نامه
گردشکار در آریا آی‌تی جزیره‌ای جدا نیست. درخواست‌هایی که منتظر تأیید هستند در همان صندوقی دیده می‌شوند که نامه‌ها و وظایف کاربر هم آنجاست، و اعلان‌ها هم از همان مسیر همیشگی می‌رسند. یعنی مدیر برای تأیید یک درخواست خرید، لازم نیست سامانه دیگری باز کند. همین یکپارچگی است که پذیرش گردشکار را در سازمان‌ها آسان میکند: کاربر عادت کاری تازه‌ای یاد نمی‌گیرد و فقط درخواست‌ها را در کنار بقیه کارهای روزانه‌اش می‌بیند. معرفی کامل این ابزار را در طراح گردشکار ببینید.
گزارش‌هایی که از پایش اجراها به دست می‌آید
با گذشت چند هفته از راه‌اندازی، داده اجراها به گزارش‌های مدیریتی تبدیل میشود: میانگین زمان کل هر فرایند، سهم هر گام از این زمان، تعداد درخواست‌های ردشده و دلیل آن‌ها، و تأییدکنندگانی که بیشترین درخواست معوق را دارند. این گزارش‌ها مبنای بهبود مستمر فرایندند؛ مثلاً حذف یک گام تشریفاتی یا افزایش سقف تأیید مدیر واحد.
طراح گردشکار یا BPMS کامل؟
طراح گردشکار برای فرایندهای تأییدمحور که مسیر نسبتاً مشخصی دارند ساخته شده است: درخواست، چند گام تأیید، شرط‌های ساده و اقدام نهایی. اگر فرایندهای شما مدلسازی پیچیده با BPMN، زیرفرایندهای متعدد و تحلیل عمیق دارند، ممکن است به BPMS نیاز داشته باشید. تفاوت این مفاهیم را در BPMS، BPM و BPMN چیست توضیح داده‌ایم. برای بیشتر سازمان‌های کوچک و متوسط، طراح گردشکار بیشتر نیازها را پوشش می‌دهد.
نقشه راه شروع با طراح گردشکار
- یک فرایند پرتکرار انتخاب کنید؛ معمولاً مرخصی یا خرید؛
- مسیر فعلی را روی کاغذ بکشید: چه کسانی، به چه ترتیبی، با چه شرط‌هایی؛
- فرم را بسازید با فیلدهای ساختاریافته؛
- گردشکار را تعریف کنید: گام‌ها، گیرنده‌ها، شرط‌ها و SLA؛
- اجرای نمونه بگیرید و خطاها را اصلاح کنید؛
- منتشر کنید و چند هفته پایش کنید؛
- فرایند بعدی را با تجربه به‌دست‌آمده شروع کنید.
برای انتخاب فرایند اول، کدام فرایندها را اول خودکار کنیم را بخوانید.
اشتباهات رایج
- طراحی بدون ترسیم مسیر فعلی که گردشکار را از واقعیت جدا میکند؛
- استفاده از نام افراد به‌جای پست که با هر جابه‌جایی گردشکار را خراب میکند؛
- انتشار بدون اجرای نمونه؛
- SLA غیرواقعی که همه درخواست‌ها را معوق نشان می‌دهد؛
- شروع با پیچیده‌ترین فرایند به‌جای یک فرایند ساده و پرتکرار.
طراح گردشکار در پلن‌های آریا آی‌تی در دسترس است؛ جزئیات را در صفحه تعرفه ببینید.
پرسش‌های متداول
طراح گردشکار چیست؟
محیطی برای تعریف مسیر فرایند بهصورت گامهای تأیید با گیرنده، شرط و مهلت، بدون برنامهنویسی.
شرط مبلغ چطور کار میکند؟
بر اساس مقدار فیلد مبلغ فرم، گامهای تأیید بیشتر برای مبالغ بالاتر اضافه میشود.
SLA در گردشکار یعنی چه؟
زمان مجاز انجام هر گام؛ با گذشت آن، درخواست معوق علامت میخورد.
اجرای نمونه چه فایدهای دارد؟
گردشکار را پیش از انتشار با داده آزمایشی اجرا میکند تا خطاهای مسیر آشکار شوند.
طراح گردشکار جای BPMS را میگیرد؟
برای فرایندهای تأییدمحور بله؛ برای مدلسازی پیچیده BPMN ممکن است BPMS لازم باشد.
جمع‌بندی
طراح گردشکار آریا آی‌تی مسیرهای تأیید را بدون برنامهنویسی قابل تعریف، اجرا و پایش میکند. با مسیر تأیید مبتنی بر پست و چارت سازمانی، شرط‌های مبلغ و نوع درخواست، SLA برای هر گام و اجرای نمونه پیش از انتشار، فرایندهای مرخصی، خرید، پرداخت، دسترسی و قرارداد به جریان‌هایی شفاف و قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌شوند. بهترین شروع، یک فرایند ساده و پرتکرار است.
پرسش‌های متداول
طراح گردشکار چیست؟
+
محیطی برای تعریف مسیر فرایند بهصورت گامهای تأیید با گیرنده، شرط و مهلت، بدون برنامهنویسی.
شرط مبلغ چطور کار میکند؟
+
بر اساس مقدار فیلد مبلغ فرم، گامهای تأیید بیشتر برای مبالغ بالاتر اضافه میشود.
SLA در گردشکار یعنی چه؟
+
زمان مجاز انجام هر گام؛ با گذشت آن، درخواست معوق علامت میخورد.
اجرای نمونه چه فایدهای دارد؟
+
گردشکار را پیش از انتشار با داده آزمایشی اجرا میکند تا خطاهای مسیر آشکار شوند.
طراح گردشکار جای BPMS را میگیرد؟
+
برای فرایندهای تأییدمحور بله؛ برای مدلسازی پیچیده BPMN ممکن است BPMS لازم باشد.
