مقالهفرم و گردش کار
قالب‌های آماده گردشکار مرخصی، خرید و پرداخت: شروع سریع اتوماسیون فرایند
قالب‌های آماده گردشکار فرم، مراحل، شرطها و مهلتهای پیشنهادی را از قبل دارند و اتوماسیون فرایند را از هفته‌ها به ساعت‌ها کاهش می‌دهند. این مقاله سه قالب مرخصی، خرید و پرداخت را با جزئیات معرفی و مقایسه می‌کند، شش گام سفارشی‌سازی را توضیح میدهد و فرایندهای مناسب بعدی را پیشنهاد می‌کند.
خلاصه در چند نکته
- قالب گردشکار شامل فرم، مراحل، شرطها و SLA پیشنهادی است.
- مرخصی معمولاً بهترین فرایند برای شروع است.
- قالب خرید و پرداخت شرط مبلغ برای سطوح تأیید بالاتر دارند.
- قالب را حتماً با صاحب فرایند تطبیق دهید.
- با سه فرایند پرتکرار شروع و سپس گسترش دهید.
فهرست مطالب
بسیاری از سازمان‌ها اتوماسیون فرایند را با یک صفحه سفید شروع می‌کنند: باید فرم را از صفر طراحی کنند، گام‌های تأیید را تعریف کنند، شرطها را بنویسند و همه را آزمایش کنند. این کار برای اولین فرایند ممکن است چند هفته طول بکشد و همین زمان، خیلی از پروژه‌ها را پیش از رسیدن به نتیجه متوقف می‌کند. قالب‌های آماده گردشکار این مسیر را کوتاه می‌کنند: فرم و گردش تأیید استاندارد از قبل آماده است و شما فقط آن را با سازمان خود تطبیق می‌دهید.
در این مقاله قالب‌های آماده گردشکار مرخصی، خرید و پرداخت را معرفی می‌کنیم، می‌بینیم هر قالب چه فیلدها و مراحلی دارد و چطور در کمترین زمان آن را برای سازمان خود سفارشی کنید.
قالب گردشکار چیست؟
قالب گردشکار یک فرایند از پیش طراحیشده شامل فرم، مراحل تأیید، شرط‌های رایج و مهلتهای پیشنهادی است. به‌جای ساختن از صفر، قالب را انتخاب و فقط بخش‌هایی را که در سازمان شما متفاوت است تغییر می‌دهید.
| ساختن از صفر | شروع با قالب آماده |
|---|---|
| طراحی همه فیلدها | فیلدهای استاندارد آماده |
| تعریف همه مراحل | مراحل رایج آماده |
| نوشتن شرطها | شرط‌های پیشنهادی آماده |
| زمان: چند روز تا چند هفته | زمان: چند ساعت |
| ریسک فراموش کردن موارد مهم | تجربه سازمان‌های دیگر در قالب |
چرا با قالب شروع کنیم؟
- سرعت: اولین فرایند در یک روز راه می‌افتد و کارکنان زود نتیجه را می‌بینند؛
- کیفیت: قالب‌ها حاصل الگوهای رایجاند و فیلدها و مراحل مهم را فراموش نمی‌کنند؛
- یادگیری: تیم با دیدن یک گردشکار کامل، منطق طراحی را یاد می‌گیرد؛
- پذیرش: نتیجه سریع، مقاومت در برابر تغییر را کم می‌کند.
قالب ۱: گردشکار مرخصی
مرخصی پرتکرارترین درخواست اداری در بیشتر سازمان‌هاست و معمولاً بهترین گزینه برای شروع است.
فیلدهای قالب:
- نوع مرخصی (فهرست انتخابی: استحقاقی، استعلاجی، ساعتی، بدون حقوق)؛
- تاریخ و ساعت شروع و پایان (تاریخ شمسی)؛
- مدت (محاسبه‌ای)؛
- جانشین (فیلد کاربر)؛
- توضیح (اختیاری)؛
- پیوست گواهی (شرطی، فقط برای استعلاجی).
مراحل قالب:
- تأیید مدیر درخواست‌کننده (SLA پیشنهادی: ۸ ساعت کاری)؛
- ثبت منابع انسانی (SLA پیشنهادی: ۴ ساعت کاری)؛
- اطلاع به درخواست‌کننده و جانشین.
شرط پیشنهادی: مرخصی بیش از چند روز متوالی، تأیید مدیر سطح بالاتر را هم لازم داشته باشد.
قالب ۲: گردشکار درخواست خرید
فیلدهای قالب:
- نوع خرید (کالای مصرفی، تجهیزات، خدمات)؛
- جدول اقلام: شرح، تعداد، قیمت تقریبی، مبلغ (محاسبه‌ای)؛
- جمع کل (محاسبه‌ای)؛
- تاریخ نیاز (تاریخ شمسی)؛
- دلیل خرید؛
- پیش‌فاکتور (پیوست، شرطی برای مبالغ بالا).
مراحل قالب:
- تأیید مدیر درخواست‌کننده؛
- بررسی کارشناس تدارکات (قیمت، تأمینکننده)؛
- تأیید مدیر مالی (شرطی، بالای سقف اول)؛
- تأیید مدیرعامل (شرطی، بالای سقف دوم)؛
- اطلاع به انبار یا درخواست‌کننده.
برای جزئیات بیشتر درباره فرم خرید، دیجیتال‌سازی فرم درخواست خرید و مرخصی را ببینید.
قالب ۳: گردشکار درخواست پرداخت
فیلدهای قالب:
- ذی‌نفع؛
- مبلغ و بابت؛
- مبنای پرداخت (شماره فاکتور یا قرارداد)؛
- روش پرداخت؛
- تاریخ سررسید (تاریخ شمسی)؛
- پیوست فاکتور یا قرارداد (الزامی).
مراحل قالب:
- تأیید مدیر واحد درخواست‌کننده؛
- بررسی کارشناس مالی (تطبیق با فاکتور و بودجه)؛
- تأیید مدیر مالی؛
- تأیید مدیرعامل (شرطی، بالای سقف)؛
- اقدام پرداخت و ثبت نتیجه.
مقایسه سه قالب در یک نگاه
| ویژگی | مرخصی | خرید | پرداخت |
|---|---|---|---|
| تعداد مراحل پایه | ۲ | ۳ | ۳ |
| مراحل شرطی | ۱ | ۲ | ۱ |
| فیلد محاسبه‌ای | مدت | مبلغ ردیف و جمع کل | ـ |
| پیوست | شرطی | شرطی | الزامی |
| SLA کل پیشنهادی | ۱ روز کاری | ۳ تا ۵ روز کاری | ۳ روز کاری |
سفارشی‌سازی قالب در ۶ گام
- انتخاب قالب: قالب نزدیک‌ترین فرایند را در طراح گردشکار انتخاب کنید؛
- مرور فیلدها: فیلدهایی را که در سازمان شما کاربرد ندارند حذف و فیلدهای خاص را اضافه کنید؛
- تطبیق مراحل: مراحل را با آیین‌نامه و واقعیت سازمان هم‌خوان کنید؛
- تنظیم سقفها: سقف‌های مبلغ را بر اساس ماتریس اختیارات مالی سازمان وارد کنید؛
- تنظیم SLA: مهلت‌ها را با ساعت کاری و حجم کار تأییدکنندگان تطبیق دهید؛
- اجرای نمونه و انتشار: چند درخواست آزمایشی بفرستید و سپس منتشر کنید.
اشتباه بزرگ: استفاده از قالب بدون تطبیق
قالب نقطه شروع است، نه نقطه پایان. اگر قالب را بدون تطبیق منتشر کنید، ممکن است مراحلی داشته باشد که در سازمان شما وجود ندارد یا سقف‌هایی که با اختیارات واقعی مدیران هم‌خوان نیست. نتیجه، درخواست‌هایی است که به افراد اشتباه می‌رسند یا بی‌دلیل منتظر می‌مانند. حداقل یک جلسه کوتاه با صاحب هر فرایند (مثلاً مدیر منابع انسانی برای مرخصی) بگذارید و قالب را مرحله‌به‌مرحله با او مرور کنید.
پس از سه قالب اول: فرایند بعدی چیست؟
وقتی مرخصی، خرید و پرداخت راه افتادند، تیم شما تجربه کافی برای فرایندهای بعدی دارد. گزینههای رایج بعدی:
- مأموریت اداری که ساختاری شبیه مرخصی دارد؛
- تأیید قرارداد با مراحل موازی حقوقی و مالی؛ نمونه آن را در گردشکار تأیید قرارداد ببینید؛
- جذب کارکنان جدید که چند واحد را درگیر می‌کند؛ نمونه آن در گردشکار آنبوردینگ کارکنان آمده است؛
- ارزیابی تأمینکننده که با فرایند خرید مرتبط است.
برای اولویت‌بندی، کدام فرایندها را اول خودکار کنیم را بخوانید.
سناریوی نمونه: راه‌اندازی سه فرایند در دو هفته
یک شرکت خدماتی ۷۰ نفره تصمیم گرفت مرخصی، خرید و پرداخت را الکترونیک کند. به‌جای طراحی از صفر، با قالب‌های آماده شروع کرد. هفته اول، قالب مرخصی با مدیر منابع انسانی مرور شد، نوع «مرخصی ساعتی» اضافه و SLA تأیید مدیر به ۶ ساعت کاری کاهش داده شد؛ فرایند در پایان همان هفته منتشر شد. هفته دوم، قالب‌های خرید و پرداخت با مدیر مالی تطبیق داده شدند، سقفها بر اساس اختیارات واقعی تنظیم شدند و هر دو فرایند پس از اجرای نمونه منتشر شدند. در پایان دو هفته، سه پرتکرارترین فرایند شرکت الکترونیک بودند؛ کاری که با طراحی از صفر احتمالاً چند ماه طول می‌کشید.
چه کسی باید قالب را تطبیق دهد؟
تطبیق قالب کار فنی نیست؛ کار صاحب فرایند است. مدیر منابع انسانی بهتر از هر کسی می‌داند انواع مرخصی در سازمان چیست و چه کسی باید تأیید کند؛ مدیر مالی سقف‌های واقعی اختیارات را می‌داند. نقش مدیر سامانه یا مسئول اتوماسیون فقط این است که تغییرات را در طراح گردشکار اعمال و اجرای نمونه را هماهنگ کند. یک جلسه یک‌ساعته با این ترکیب معمولاً برای تطبیق هر قالب کافی است:
| نقش | سهم در تطبیق قالب |
|---|---|
| صاحب فرایند | تعیین فیلدها، مراحل، سقفها و استثناها |
| مدیر سامانه | اعمال تغییرات و اجرای نمونه |
| یک کاربر نمونه | آزمایش فرم از دید درخواست‌کننده |
| یک تأییدکننده نمونه | آزمایش صندوق تأیید و اعلان‌ها |
وقتی صاحب فرایند در تطبیق مشارکت داشته باشد، پس از انتشار هم از فرایند دفاع می‌کند و کارکنان را به استفاده از آن تشویق می‌کند. بدون او، حتی بهترین قالب هم ممکن است در عمل کنار گذاشته شود و کارکنان به همان پیام‌ها و برگه‌های قدیمی برگردند.
اشتباهات رایج
- انتشار قالب بدون تطبیق با آیین‌نامه و ساختار سازمان؛
- افزودن همه فیلدهای ممکن به قالب که فرم را طولانی می‌کند؛
- شروع هم‌زمان با ده فرایند به‌جای سه فرایند پرتکرار؛
- فراموش کردن صاحب فرایند در فرایند تطبیق؛
- رها کردن پس از انتشار بدون پایش چند هفته اول.
قالب‌ها و طراح گردشکار در پلن‌های آریا آی‌تی در دسترس‌اند؛ برای جزئیات صفحه تعرفه را ببینید.
پرسش‌های متداول
قالب گردشکار چیست؟
فرایندی از پیش طراحیشده شامل فرم، مراحل تأیید، شرطها و مهلتهای پیشنهادی که فقط سفارشی میشود.
با کدام قالب شروع کنیم؟
معمولاً مرخصی، چون پرتکرار و ساده است و نتیجه سریع نشان میدهد.
آیا میتوان قالب را تغییر داد؟
بله؛ فیلدها، مراحل، سقفها و SLA همه قابل تغییرند و باید با سازمان تطبیق داده شوند.
راه‌اندازی یک قالب چقدر طول می‌کشد؟
با تطبیق و اجرای نمونه، معمولاً چند ساعت تا یک روز.
بعد از مرخصی، خرید و پرداخت چه فرایندی؟
مأموریت، تأیید قرارداد، جذب کارکنان و ارزیابی تأمینکننده گزینههای رایجاند.
جمع‌بندی
قالب‌های آماده گردشکار مرخصی، خرید و پرداخت، سریع‌ترین راه برای شروع اتوماسیون فرایند هستند. هر قالب فرم استاندارد، مراحل تأیید، شرط‌های رایج و SLA پیشنهادی دارد و با شش گام ساده، از انتخاب تا اجرای نمونه، برای سازمان شما سفارشی میشود. کلید موفقیت، تطبیق قالب با صاحب فرایند و شروع با سه فرایند پرتکرار پیش از رفتن سراغ فرایندهای پیچیده‌تر است.
پرسش‌های متداول
قالب گردشکار چیست؟
+
فرایندی از پیش طراحیشده شامل فرم، مراحل تأیید، شرطها و مهلتهای پیشنهادی که فقط سفارشی میشود.
با کدام قالب شروع کنیم؟
+
معمولاً مرخصی، چون پرتکرار و ساده است و نتیجه سریع نشان میدهد.
آیا میتوان قالب را تغییر داد؟
+
بله؛ فیلدها، مراحل، سقفها و SLA همه قابل تغییرند و باید با سازمان تطبیق داده شوند.
راه‌اندازی یک قالب چقدر طول می‌کشد؟
+
با تطبیق و اجرای نمونه، معمولاً چند ساعت تا یک روز.
بعد از مرخصی، خرید و پرداخت چه فرایندی؟
+
مأموریت، تأیید قرارداد، جذب کارکنان و ارزیابی تأمینکننده گزینههای رایجاند.
