تعریف اصطلاحنامه‌ها
واژه‌نامه اصطلاحات نامه‌نگاری اداری: هامش، ذیل، منضم، عطف و ۴۰ اصطلاح پرکاربرد دیگر
اصطلاحات نامه‌نگاری اداری واژه‌هایی‌اند که دستور، رابطه بین نامه‌ها و سطح اهمیت را بیان می‌کنند: هامش دستور یا توضیح در حاشیه نامه است، ذیل یعنی پایین یا ادامه نامه، منضم یعنی پیوستشده، عطف به نامه دریافتی از طرف مقابل اشاره دارد و پیرو به نامه قبلی خود فرستنده. در اتوماسیون اداری بیشتر این اصطلاحات به فیلد، نوع گیرنده یا مرحله گردش تبدیل می‌شوند.
خلاصه در چند نکته
- هامش و حاشیه‌نویسی یک معنا دارند: دستور یا توضیح کنار متن نامه.
- عطف به نامه طرف مقابل و پیرو به نامه قبلی خود فرستنده اشاره دارد.
- منضم یعنی پیوستشده و «به انضمام» یعنی همراه با.
- استحضار برای مقام بالاتر و اطلاع برای هم‌سطح یا پایین‌تر به کار می‌رود.
- رونوشت آگاه‌سازی است و ارجاع واگذاری اقدام.
- فوریت به زمان اقدام و طبقه‌بندی به حق دیدن نامه مربوط است.
- در سامانه، این اصطلاحات به فیلد، نوع گیرنده و مرحله گردش تبدیل می‌شوند.
فهرست مطالب
کارمند تازه‌واردی که اولین روزهای کارش را در دبیرخانه یا یک واحد اداری می‌گذراند، معمولاً با نامهای روبه‌رو میشود که در هامش آن نوشته شده «عطف به نامه منضم، اقدام لازم معمول و نتیجه ذیل همین نامه منعکس شود». همه کلمات آشنا به نظر می‌رسند، اما دقیقاً نمی‌داند باید چه کند. زبان نامه‌نگاری اداری در ایران مجموعه‌ای از اصطلاحات عربی‌تبار، فارسی کهن و واژه‌های تازه‌تر سامانه‌ای است که هر کدام معنای دقیقی دارند و جابه‌جا به کار بردنشان گاهی کار را به مسیر اشتباه می‌برد.
این واژه‌نامه برای همین نوشته شده است: مرجعی الفبایی و کاربردی که برای هر اصطلاح یک تعریف کوتاه و یک مثال واقعی از کاربرد آن در نامه یا کارتابل می‌دهد. هدف ما این است که هم کارکنان تازه‌کار و هم مدیرانی که نامه‌ها را امضا می‌کنند، یک زبان مشترک داشته باشند. هرجا موضوعی نیاز به توضیح بیشتر داشته، به مقاله تخصصی همان موضوع در پایگاه دانش آریا آی‌تی ارجاع داده‌ایم.
چرا واژه‌نامه نامه‌نگاری اداری لازم است؟
اصطلاحات اداری فقط تزئین متن نیستند؛ هر کدام یک دستور عملیاتی یا یک رابطه بین اسناد را نشان می‌دهند. وقتی مدیری مینویسد «جهت اطلاع»، یعنی اقدامی از شما انتظار نمی‌رود؛ وقتی مینویسد «جهت اقدام»، یعنی مسئولیت پیگیری با شماست. اگر کارشناس این دو را از هم تشخیص ندهد، یا کاری انجام نمی‌شود یا وقت روی کاری صرف میشود که لازم نبوده است.
در سامانه‌های اتوماسیون اداری هم بسیاری از این اصطلاحات به فیلد، دکمه یا وضعیت تبدیل شده‌اند؛ پس دانستن معنای دقیقشان کار با سامانه را هم ساده‌تر می‌کند.
اصطلاحات «الف» تا «ت»
| اصطلاح | معنی کوتاه | مثال کاربرد |
|---|---|---|
| آنی | بالاترین درجه فوریت نامه؛ اقدام باید در همان روز انجام شود | نامه آنی درباره قطعی سامانه پرداخت |
| آیین‌نامه | مجموعه قواعد اجرایی که نحوه اجرای یک قانون یا مصوبه را مشخص می‌کند | آیین‌نامه مأموریت کارکنان |
| ابلاغ | رساندن رسمی یک تصمیم، حکم یا بخشنامه به مخاطب، به‌گونه‌ای که قابل اثبات باشد | ابلاغ بخشنامه جدید ساعت کاری |
| احتراماً | عبارت آغازین مرسوم پس از عنوان گیرنده | «احتراماً، به استحضار می‌رساند...» |
| ارجاع | فرستادن نامه به فرد یا واحد دیگر برای اقدام، اظهارنظر یا اطلاع | ارجاع نامه پیمانکار به واحد فنی |
| استحضار | آگاه‌کردن مقام بالاتر؛ در نامه به مدیران ارشد به‌جای «اطلاع» به کار می‌رود | «جهت استحضار ایفاد می‌گردد» |
| استعلام | پرسش رسمی از سازمان یا واحد دیگر برای گرفتن اطلاعات یا تأیید | استعلام سوابق بیمه‌ای یک متقاضی |
| اطلاع | آگاهی بدون انتظار اقدام؛ معمولاً برای همکار هم‌سطح یا پایین‌تر | «رونوشت جهت اطلاع واحد مالی» |
| اقدام | انجام کار مشخص شده در نامه؛ ارجاع «جهت اقدام» مسئولیت ایجاد می‌کند | «جهت اقدام لازم ارجاع میشود» |
| اندیکاتور | دفتر یا فهرست ثبت نامه‌ها با شماره و تاریخ برای پیگیری بعدی | جستجوی نامه در اندیکاتور دبیرخانه |
| ایفاد | فرستادن؛ در نامه رسمی به‌جای «ارسال» نیز به کار می‌رود | «تصویر قرارداد به پیوست ایفاد می‌گردد» |
| بایگانی | نگهداری منظم نامه و سند پس از اتمام گردش | بایگانی جاری، نیمه‌جاری و راکد |
| بخشنامه | نامهای که یک دستور یا اطلاع را هم‌زمان به گروهی از واحدها ابلاغ می‌کند | بخشنامه تعطیلی پایان سال |
| برابر اصل | تأیید اینکه رونوشت یا تصویر یک سند با نسخه اصل یکسان است | مهر «برابر اصل است» روی تصویر مدرک |
| بازگشت به | معادل عطف؛ اشاره به نامهای که از طرف مقابل دریافت شده است | «بازگشت به نامه شماره ۴۵۲ مورخ...» |
| پاراف | امضای کوتاه یا تأیید میانی پیش از امضای نهایی | پاراف معاون پیش از امضای مدیرعامل |
| پیرو | اشاره به نامهای که قبلاً خود فرستنده ارسال کرده است | «پیرو نامه شماره ۱۲۰ این شرکت...» |
| پیش‌نویس | نسخه اولیه نامه که هنوز تأیید و شماره نگرفته است | پیش‌نویس پاسخ به استعلام |
| پیوست | سند یا فایلی که همراه نامه فرستاده میشود | «پیوست: صورت‌حساب در دو برگ» |
| تصویر | کپی یک سند؛ در برابر اصل | ارسال تصویر شناسنامه |
دو اصطلاح «پیرو» و «عطف» بیشترین اشتباه را دارند. قاعده ساده این است: پیرو به نامه خودمان برمی‌گردد و عطف به نامه طرف مقابل. توضیح کامل‌تر و جای درج هرکدام در نامه را در مقاله عطف، پیرو و پیوست در نامه اداری آورده‌ایم.
اصطلاحات «ث» تا «ص»
| اصطلاح | معنی کوتاه | مثال کاربرد |
|---|---|---|
| ثبت | درج رسمی نامه در دبیرخانه با شماره و تاریخ | ثبت نامه وارده پیش از ارجاع |
| جاری | نامه یا پرونده‌ای که هنوز در گردش است | پرونده جاری قرارداد نگهداری |
| حاشیه‌نویسی | نوشتن دستور یا نظر در کنار متن نامه؛ همان هامش | حاشیه مدیر: «با هماهنگی حقوقی پاسخ دهید» |
| حسب‌الامر | امضای نامه به دستور مقام بالاتر، وقتی امضاکننده خود تصمیم‌گیرنده نیست | «حسب‌الامر مدیرعامل» بالای امضای رئیس دفتر |
| خواهشمند است | عبارت درخواست مؤدبانه در نامه به هم‌سطح یا پایین‌تر | «خواهشمند است نتیجه را اعلام فرمایید» |
| داخلی | نامهای که بین واحدهای یک سازمان رد و بدل میشود | نامه واحد مالی به امور اداری |
| دبیرخانه | واحد ثبت، شماره‌گذاری، ارسال و دریافت رسمی نامه‌ها | دبیرخانه مرکزی و دبیرخانه شعب |
| دستور | متنی که مدیر هنگام ارجاع برای گیرنده مینویسد | «دستور: پیگیری و گزارش تا پایان هفته» |
| دستورالعمل | سند اجرایی که نحوه انجام یک کار را گام‌به‌گام مشخص می‌کند | دستورالعمل ثبت نامه محرمانه |
| ذیل | پایین یا ادامه؛ «ذیل نامه» یعنی پایین همان نامه و «به شرح ذیل» یعنی موارد پایین | «نتیجه ذیل همین نامه درج شود» |
| راکد | پرونده‌ای که گردش آن تمام شده و فقط برای مراجعه نگهداری میشود | انتقال پرونده‌های راکد به بایگانی مرکزی |
| رونوشت | ارسال نسخه‌ای از نامه برای اطلاع به گیرندگانی غیر از گیرنده اصلی | «رونوشت: معاونت مالی جهت اطلاع» |
| سربرگ | قالب رسمی بالای نامه شامل نام، نشان، شماره، تاریخ و پیوست | سربرگ شرکت برای نامه صادره |
| سری | از سطوح بالای طبقه‌بندی که دسترسی به آن بسیار محدود است | نامه سری فقط با کارتابل مدیر |
| شماره نامه | شناسه یکتای نامه در اندیکاتور که پیگیری بعدی با آن انجام میشود | شماره صادره ۱۴۰۵/ص/۲۳۱ |
| صادره | نامهای که از سازمان به بیرون فرستاده میشود | پاسخ رسمی به اداره مالیات |
| صورتجلسه | سند مکتوب تصمیم‌ها و مصوبات یک جلسه با امضای حاضران | صورتجلسه کمیته خرید |
درباره «هامش» و «حاشیه‌نویسی» باید گفت هر دو یک معنا دارند؛ هامش واژه عربی و حاشیه‌نویسی معادل فارسی آن است. در اتوماسیون اداری، دستور مدیر روی ارجاع همان کارکرد هامش را دارد، با این تفاوت که تاریخ، نام نویسنده و مهلت آن ثبت میشود و قابل جستجوست.
اصطلاحات «ط» تا «م»
| اصطلاح | معنی کوتاه | مثال کاربرد |
|---|---|---|
| طبقه‌بندی | تعیین سطح محرمانگی نامه | عادی، محرمانه، خیلی محرمانه |
| عطف | اشاره به نامهای که از طرف مقابل دریافت شده است | «عطف به نامه شماره ۳۳۱ آن اداره...» |
| عودت | برگرداندن نامه یا مدرک به فرستنده | عودت مدارک ناقص به متقاضی |
| فوری | درجه فوریت بالاتر از عادی؛ اقدام در کوتاه‌ترین زمان ممکن | نامه فوری درباره مهلت مناقصه |
| قائم‌مقام | فردی که به‌طور رسمی جای مدیر را در غیاب او می‌گیرد | امضای قائم‌مقام در زمان مأموریت مدیر |
| کارتابل | صندوق کاری هر کاربر که نامه‌ها و ارجاع‌های منتظر اقدام در آن قرار می‌گیرد | بررسی کارتابل در ابتدای روز |
| گیرنده | مخاطب اصلی نامه که اقدام از او انتظار می‌رود | گیرنده: مدیر کل امور مالی |
| مبدأ | سازمان یا فردی که نامه وارده از او رسیده است | مبدأ: شرکت پیمانکار |
| محرمانه | نامهای که فقط افراد مجاز باید آن را ببینند | نامه محرمانه درباره پرونده انضباطی |
| مستدعی است | عبارت درخواست بسیار مؤدبانه برای مقام بالاتر | «مستدعی است دستور مقتضی صادر فرمایید» |
| مقتضی | مناسب و لازم؛ «دستور مقتضی» یعنی دستوری که شرایط اقتضا می‌کند | «اقدام مقتضی معمول گردد» |
| منضم | پیوستشده؛ «به انضمام» یعنی همراه با | «نامه به انضمام فهرست اقلام ارسال میشود» |
| منعکس | گزارش‌کردن یا بازتاب‌دادن نتیجه | «نتیجه به این دفتر منعکس شود» |
| مهر | نشان رسمی سازمان یا واحد که روی نامه یا سند زده میشود | مهر دبیرخانه روی نامه وارده |
| موضوع | خلاصه یک‌خطی محتوای نامه در بالای متن | موضوع: تمدید قرارداد پشتیبانی |
اصطلاحات «ن» تا «ی»
| اصطلاح | معنی کوتاه | مثال کاربرد |
|---|---|---|
| نامه وارده | نامهای که از بیرون سازمان دریافت و در دبیرخانه ثبت میشود | نامه وارده از وزارتخانه |
| نسخه | هر بار تغییر در متن یک سند یا پیش‌نویس | نسخه دوم پیش‌نویس پس از نظر حقوقی |
| هامش | دستور یا توضیحی که در حاشیه نامه نوشته میشود | هامش مدیر روی نامه وارده |
| یادآوری | پیام سامانه یا نامهای که مهلت پاسخ را به گیرنده یادآوری می‌کند | یادآوری خودکار دو روز پیش از مهلت |
اصطلاحاتی که با هم اشتباه گرفته می‌شوند
برخی جفت‌واژه‌ها شبیه هم به نظر می‌رسند، اما کاربرد متفاوتی دارند. این فهرست کوتاه کمک می‌کند در نگارش دقیق‌تر باشید:
- عطف یا پیرو؟ عطف به نامه دریافتی برمی‌گردد و پیرو به نامهای که خودتان قبلاً فرستاده‌اید.
- استحضار یا اطلاع؟ استحضار برای مقام بالاتر است و اطلاع برای هم‌سطح یا پایین‌تر. راهنمای کامل انتخاب عبارت بر اساس سطح گیرنده را در مقاله جهت استحضار، جهت اطلاع یا جهت اقدام ببینید.
- رونوشت یا ارجاع؟ رونوشت برای آگاه‌کردن است و ارجاع برای واگذاری اقدام. گیرنده رونوشت مسئول پاسخ نیست.
- بخشنامه یا دستورالعمل؟ بخشنامه ابزار ابلاغ است و دستورالعمل محتوای اجرایی. تفاوت این دو با آیین‌نامه را در مقاله بخشنامه، دستورالعمل و آیین‌نامه توضیح داده‌ایم.
- پاراف یا امضا؟ پاراف تأیید میانی است و نامه را رسمی نمی‌کند؛ امضای نهایی صاحب اختیار نامه را رسمی می‌کند.
- فوریت یا طبقه‌بندی؟ فوریت به زمان اقدام مربوط است و طبقه‌بندی به اینکه چه کسی اجازه دیدن نامه را دارد. نامه می‌تواند عادی و آنی یا محرمانه و عادی باشد.
این اصطلاحات در اتوماسیون اداری چه شکلی دارند؟
بیشتر اصطلاحات بالا در یک سامانه مکاتبات به جزئی از فرم نامه یا گردش آن تبدیل می‌شوند: اندیکاتور به دفتر ثبت خودکار هر دبیرخانه، هامش به متن دستور روی ارجاع، عطف و پیرو به پیوند بین دو رکورد نامه، رونوشت به گیرنده از نوع اطلاع و پاراف به مرحله تأیید میانی در مسیر امضا.
در مکاتبات اداری آریا آی‌تی نامه داخلی، وارده و صادره با شماره، تاریخ، موضوع، گیرنده، رونوشت، پیوست، مهلت و سطح محرمانگی روی یک رکورد ثبت میشود و پاراف و دستور مدیر در سابقه‌ای می‌ماند که ویرایش عادی ندارد. ثبت رسمی و اندیکاتور هر دبیرخانه هم در بخش دبیرخانه انجام میشود.
نمونه: یک نامه با چند اصطلاح
برای اینکه اصطلاحات را در بافت ببینید، این متن کوتاه را بخوانید:
موضوع: درخواست تمدید قرارداد پشتیبانی احتراماً، عطف به نامه شماره ۸۷۲ مورخ ۱۴۰۵/۰۶/۲۰ آن شرکت و پیرو نامه شماره ۵۴۱ این واحد، به استحضار می‌رساند قرارداد پشتیبانی تا پایان آبان معتبر است. خواهشمند است پیشنهاد قیمت دوره جدید را به انضمام فهرست خدمات حداکثر تا تاریخ ۱۴۰۵/۰۷/۳۰ ایفاد فرمایید. پیوست: تصویر قرارداد جاری رونوشت: واحد مالی جهت اطلاع
در این نمونه، «عطف» به نامه شرکت طرف قرارداد اشاره دارد، «پیرو» به نامه قبلی خود واحد، «به انضمام» یعنی همراه پیشنهاد قیمت فهرست هم ارسال شود و «رونوشت» واحد مالی را بدون واگذاری مسئولیت مطلع می‌کند. اگر نمی‌دانید این نامه از نظر نوع در کدام دسته قرار می‌گیرد، مقاله انواع نامه اداری را بخوانید. مراحل ثبت و شماره‌گیری چنین نامهای هم در راهنمای ثبت نامه صادره آمده است.
جمع‌بندی
اصطلاحات نامه‌نگاری اداری زبانی فشرده برای بیان دستور، رابطه بین نامه‌ها و سطح اهمیت آن‌هاست. هامش یعنی دستور در حاشیه، ذیل یعنی پایین یا ادامه، منضم یعنی پیوستشده، عطف به نامه طرف مقابل اشاره دارد و پیرو به نامه خودمان. وقتی همه کارکنان این واژه‌ها را یکسان بفهمند، نامه‌ها کمتر سوءتفاهم ایجاد می‌کنند و ارجاع‌ها به اقدام درست می‌رسند. در سامانه اتوماسیون اداری هم این اصطلاحات به فیلدها و مراحلی تبدیل می‌شوند که پیگیری را ساده‌تر می‌کنند.
زبان مشترک نامه‌نگاری را به سامانه ببرید: مکاتبات اداری آریا آی‌تی را ببینید و فضای کاری را ۷ روز رایگان امتحان کنید.
پرسش‌های متداول
هامش نامه چیست؟
+
هامش دستور یا توضیحی است که معمولاً مدیر در حاشیه نامه مینویسد، مثل «با هماهنگی واحد حقوقی پاسخ دهید». در اتوماسیون اداری همان متن دستور روی ارجاع است که با نام نویسنده، زمان و مهلت ثبت میشود.
معنی منضم و به انضمام چیست؟
+
منضم یعنی پیوستشده و «به انضمام» یعنی همراه با. مثلاً «نامه به انضمام فهرست اقلام ارسال میشود» یعنی فهرست اقلام همراه نامه فرستاده شده است.
ذیل نامه یعنی چه؟
+
ذیل یعنی پایین یا ادامه. «ذیل همین نامه» یعنی پاسخ یا نتیجه در پایین همان نامه نوشته شود و «به شرح ذیل» یعنی موارد در ادامه متن آمده‌اند.
تفاوت عطف و پیرو چیست؟
+
عطف به نامهای اشاره دارد که از طرف مقابل دریافت کردهاید و پیرو به نامهای که خودتان قبلاً ارسال کردهاید. هر دو برای اتصال نامههای یک موضوع به هم به کار میروند.
حسب‌الامر در امضای نامه چه معنایی دارد؟
+
یعنی نامه به دستور مقام بالاتر امضا شده و امضاکننده خود تصمیم‌گیرنده نیست؛ مثلاً رئیس دفتر نامهای را «حسب‌الامر مدیرعامل» امضا می‌کند.