پرسش و پاسخنامه‌ها
«جهت استحضار»، «جهت اطلاع» یا «جهت اقدام»؟ کاربرد درست عبارات اداری بر اساس سطح گیرنده
در ادب اداری، «جهت استحضار» یا «مراتب جهت استحضار ایفاد می‌گردد» برای اطلاعرسانی به مقام بالاتر به کار می‌رود. «جهت اطلاع» برای هم‌سطح و زیردست و در رونوشت‌ها رایج است. «جهت اقدام» برای درخواست انجام کار از زیردست است و برای بالادست باید از عبارت‌هایی مثل «خواهشمند است دستور فرمایید» استفاده کرد.
خلاصه در چند نکته
- جهت نامه (به بالادست، هم‌سطح یا زیردست) لحن فعل‌ها و عبارت پایانی را تعیین میکند.
- «جهت استحضار» برای اطلاعرسانی محترمانه به مقام بالاتر است.
- «جهت اطلاع» برای هم‌سطح، زیردست و رونوشت‌ها مناسب است.
- برای درخواست از بالادست، «خواهشمند است دستور فرمایید» یا «مستدعی است موافقت فرمایید» بنویسید.
- درخواست را زیر تعارف پنهان نکنید؛ آن را صریح و با مهلت بنویسید.
- عبارت متن نامه با نوع ارجاع در سامانه یکی نیست؛ دستور مدیر باید در سامانه قابل پیگیری باشد.
فهرست مطالب
یکی از پرتکرارترین پرسش‌های کارمندان تازه‌کار در نگارش نامه این است: پایان نامه را با «جهت استحضار» ببندم یا «جهت اطلاع»؟ برای همکار هم‌رده «خواهشمند است دستور فرمایید» بنویسم یا «لطفاً اقدام نمایید»؟ انتخاب نادرست این عبارت‌ها گاهی فقط کمی نامه را ناشیانه نشان می‌دهد، اما گاهی پیامی ناخواسته می‌فرستد؛ مثلاً وقتی زیردست برای مدیرعامل «جهت اطلاع» می‌نویسد، لحن نامه از ادب اداری فاصله می‌گیرد، و وقتی مدیر برای زیرمجموعه «جهت استحضار» می‌نویسد، نامه بیدلیل رسمی و مبهم میشود.
این مقاله به‌صورت پرسش و پاسخ، کاربرد درست جهت استحضار، «جهت اطلاع»، «جهت اقدام» و عبارت‌های مشابه را بر اساس سطح گیرنده توضیح می‌دهد. تمرکز اینجا بر متن و ادب نامه است؛ نوع ارجاع در سامانه موضوع دیگری است که بعداً به آن اشاره می‌کنیم.
سطح گیرنده یعنی چه؟
در ادب اداری، هر نامه از یکی از سه جهت نوشته میشود:
- به بالادست: از کارشناس به مدیر، از مدیر به معاون، از سازمان تابعه به ستاد.
- به هم‌سطح: بین دو مدیر هم‌رده، دو واحد هم‌عرض یا دو سازمان هم‌تراز.
- به زیردست: از مدیر به کارشناسان یا از ستاد به واحدهای تابعه.
جهت نامه تعیین میکند فعل‌ها چقدر محترمانه باشند، درخواست با چه لحنی مطرح شود و نامه با چه عبارتی پایان یابد. این قاعده درباره نامه‌های بیرونی هم صادق است؛ نامه به یک وزارتخانه با نامه به یک تأمین‌کننده هم‌تراز لحن یکسانی ندارد.
«جهت استحضار» یعنی چه و کجا به کار می‌رود؟
«استحضار» یعنی آگاه شدن و حاضر کردن موضوع در ذهن. «جهت استحضار» یا «مراتب جهت استحضار ایفاد می‌گردد» عبارتی محترمانه است که برای اطلاعرسانی به مقام بالاتر به کار می‌رود. وقتی گزارشی برای مدیر خود می‌فرستید و از او اقدام خاصی نمیخواهید، این عبارت مناسب است.
نمونه: «گزارش بازدید از کارگاه شماره ۲ به پیوست تقدیم می‌گردد. مراتب جهت استحضار ایفاد میشود.»
«جهت اطلاع» برای چه کسی مناسب است؟
«جهت اطلاع» عبارتی خنثی‌تر است و برای هم‌سطح یا زیردست به کار می‌رود. اگر مدیر واحد برای کارشناسان خود تغییری را اعلام میکند، یا واحدی برای واحد هم‌عرض خبری را می‌فرستد، «جهت اطلاع» کافی است. همین عبارت در رونوشت‌ها هم رایج است: «رونوشت: واحد مالی جهت اطلاع».
«جهت اقدام» کی باید نوشته شود؟
«جهت اقدام» یعنی از گیرنده انتظار انجام کاری را داریم. این عبارت معمولاً از بالادست به زیردست یا در ارجاع داخلی به کار می‌رود. برای بالادست، به‌جای «جهت اقدام» از عبارت‌هایی مثل «خواهشمند است دستور فرمایید» یا «مستدعی است موافقت فرمایید» استفاده میشود.
جدول عبارت‌های مجاز بر اساس سطح گیرنده
| کاربرد | به بالادست | به هم‌سطح | به زیردست |
|---|---|---|---|
| شروع نامه | با سلام و احترام | با سلام | با سلام |
| ارائه گزارش | به پیوست تقدیم می‌گردد | به پیوست ارسال میشود | به پیوست ارسال میشود |
| درخواست | خواهشمند است دستور فرمایید / مستدعی است موافقت فرمایید | خواهشمند است اقدام لازم را مبذول فرمایید | خواهشمند است اقدام نمایید / مقتضی است اقدام شود |
| اطلاعرسانی | مراتب جهت استحضار ایفاد می‌گردد | جهت اطلاع ارسال میشود | جهت اطلاع و اجرا ابلاغ می‌گردد |
| درخواست نظر | خواهشمند است نظر مبارک را اعلام فرمایید | خواهشمند است نظر خود را اعلام فرمایید | نظر خود را اعلام نمایید |
| پایان نامه | پیشاپیش از عنایت حضرت‌عالی سپاسگزارم | با سپاس از همکاری | با تشکر |
این جدول قاعده عمومی است؛ برخی سازمان‌ها بر اساس فرهنگ خود عبارت‌های ساده‌تری را ترجیح می‌دهند. مهم این است که سازمان یک الگوی ثابت داشته باشد.
«مستدعی است» با «خواهشمند است» چه فرقی دارد؟
هر دو برای درخواست به کار می‌روند، اما «مستدعی است» احترام بیشتری دارد و برای مقام‌های بالاتر یا درخواست‌های مهم مناسب‌تر است. «خواهشمند است» تقریباً برای همه سطوح قابل استفاده است و به همین دلیل امن‌ترین انتخاب در نامه‌های عمومی است.
آیا «به استحضار می‌رساند» در ابتدای نامه درست است؟
بله. «به استحضار می‌رساند» یا «احتراماً به استحضار می‌رساند» در ابتدای نامه به بالادست رایج و درست است. فقط از تکرار آن در یک نامه پرهیز کنید؛ اگر نامه با «به استحضار می‌رساند» شروع شده، پایان آن با «مراتب جهت استحضار» تکراری به نظر می‌رسد و بهتر است با یک درخواست یا جمله سپاس تمام شود.
در نامه‌های بیرونی چه قاعده‌ای حاکم است؟
در نامه‌های برون‌سازمانی، سطح گیرنده با جایگاه سازمان و امضاکننده سنجیده میشود. نامه مدیرعامل یک شرکت خصوصی به مدیرکل یک اداره دولتی معمولاً لحنی محترمانه‌تر از نامه همان مدیرعامل به یک تأمین‌کننده دارد. با این حال، در نامه‌های بیرونی بهتر است حتی برای هم‌تراز هم لحن کمی رسمی‌تر از نامه داخلی انتخاب شود، چون نامه سند رسمی سازمان است و ممکن است در مراجع مختلف خوانده شود.
سه نمونه کوتاه
نمونه به بالادست:
مدیرعامل محترم
با سلام و احترام، به استحضار می‌رساند قرارداد پشتیبانی سامانه‌های اداری در پایان آبان‌ماه به پایان می‌رسد. پیشنهاد تمدید به همراه مقایسه دو پیشنهاد قیمت به پیوست تقدیم می‌گردد. خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم صورت گیرد.
نمونه به هم‌سطح:
مدیر محترم امور مالی
با سلام، خواهشمند است گزارش هزینه‌های شش‌ماهه نخست واحد فروش را تا پایان هفته جاری ارسال فرمایید. با سپاس از همکاری.
نمونه به زیردست:
همکاران محترم واحد پشتیبانی
با سلام، از ابتدای آبان‌ماه درخواست‌های خرید فقط از طریق فرم الکترونیک پذیرفته میشود. خواهشمند است از این تاریخ مطابق دستورالعمل جدید اقدام نمایید. با تشکر.
در پیام‌رسان و ایمیل کاری هم همین قواعد رعایت شود؟
پیام کوتاه کاری لازم نیست همه تشریفات نامه رسمی را داشته باشد، اما دو اصل همچنان معتبر است: احترام به جایگاه گیرنده و صراحت درخواست. نوشتن «جهت اطلاع» زیر پیامی برای مدیرعامل در پیام‌رسان همان قدر نامناسب است که در نامه. از سوی دیگر، اگر پیامی تصمیم یا تعهدی را ثبت میکند، جای آن در پیام‌رسان نیست؛ بهتر است به نامه رسمی یا وظیفه ثبت‌شده تبدیل شود تا قابل استناد و پیگیری باشد.
چطور برای سازمان یک راهنمای نگارش یک‌صفحه‌ای بسازیم؟
یکدست شدن لحن نامه‌ها با آموزش‌های پراکنده اتفاق نمی‌افتد. یک سند کوتاه و در دسترس معمولاً اثر بیشتری دارد. پیشنهاد ما این ساختار است:
- جدول عبارت‌های مجاز بر اساس سطح گیرنده، مشابه جدول بالا.
- فهرست عبارت‌های ممنوع یا منسوخ که سازمان دیگر استفاده نمی‌کند.
- قاعده طول نامه: مثلاً نامه داخلی حداکثر یک صفحه و درخواست در پاراگراف اول.
- قاعده رونوشت: چه کسانی «جهت اطلاع» دریافت کنند و چه کسانی نه.
- سه نمونه نامه تأییدشده برای بالادست، هم‌سطح و زیردست.
این سند را در پایگاه دانش سازمان منتشر کنید، نسخه بزنید و هر سال یک‌بار بازبینی کنید تا با تغییر فرهنگ سازمانی هماهنگ بماند.
اشتباهات پرتکرار در عبارت‌های اداری
- «جهت استحضار» برای زیردست: بیش از حد رسمی و نامتناسب است.
- «جهت اطلاع» برای مقام بالاتر: از ادب اداری فاصله دارد.
- انباشت تعارف: «احتراماً، با عرض سلام و ادب و احترام فراوان» نامه را طولانی و کم‌اثر میکند.
- پنهان‌کردن درخواست زیر تعارف: اگر از گیرنده اقدامی می‌خواهید، آن را در یک جمله صریح و با مهلت بنویسید.
- مخلوط‌کردن جهت اطلاع و اقدام برای یک گیرنده: اگر گیرنده باید کاری انجام دهد، «جهت اطلاع» نادرست است؛ اقدام‌کننده اصلی و گیرنده رونوشت را جدا کنید.
- استفاده از عبارت‌های کهنه و نامأنوس: عباراتی مثل «علیهذا» یا «معروض می‌دارد» در بیشتر سازمان‌های امروزی جای خود را به زبان ساده‌تر داده‌اند.
این عبارت‌ها با «نوع ارجاع» در سامانه چه نسبتی دارند؟
عبارت داخل متن نامه با نوع ارجاع در سامانه اتوماسیون اداری یکی نیست. متن نامه را نویسنده می‌نویسد و ادب اداری را نشان می‌دهد؛ اما ارجاع در سامانه تعیین میکند نامه در کارتابل چه کسی بنشیند، آیا اقدام لازم دارد و مهلت آن چیست. ممکن است نامه‌ای با «جهت استحضار» برای مدیر ارسال شود و مدیر آن را با دستور «جهت اقدام» به کارشناس ارجاع دهد. در این حالت، دستور مدیر باید در سامانه ثبت شود تا قابل پیگیری باشد، نه اینکه فقط روی حاشیه کاغذ بماند.
در مکاتبات اداری آریا آی‌تی ارجاع، پاراف، دستور، یادآوری و تشدید مهلت روی همان نامه ثبت میشود و دستور روی نامه می‌تواند به وظیفه‌ای با مسئول و مهلت تبدیل شود. به این ترتیب، عبارت محترمانه متن و دستور قابل پیگیری در سامانه هرکدام نقش خود را دارند.
مطالب مرتبط
- برای شناخت دسته‌بندی کامل نامه‌ها: انواع نامه اداری
- برای درج درست عطف و پیرو در نامه‌های پاسخ: عطف، پیرو و پیوست در نامه اداری
- برای مسیر صدور نامه بیرونی: راهنمای ثبت نامه صادره
جمع‌بندی
«جهت استحضار» برای اطلاعرسانی به بالادست، «جهت اطلاع» برای هم‌سطح و زیردست و «جهت اقدام» برای درخواست انجام کار از زیردست به کار می‌رود. برای درخواست از بالادست، عبارت‌هایی مثل «خواهشمند است دستور فرمایید» یا «مستدعی است موافقت فرمایید» مناسب‌ترند. بهترین نامه اداری، نامه‌ای است که هم ادب را رعایت کند و هم درخواست را صریح، کوتاه و با مهلت مشخص بیان کند. اگر سازمان شما این عبارت‌ها را در یک راهنمای نگارش یک‌صفحه‌ای جمع کند، کیفیت نامه‌ها به‌سرعت یکدست میشود.
نامه را بنویسید، ارجاع را پیگیری کنید: نگارش، ارجاع و پیگیری دستورها را در اتوماسیون اداری آریا آی‌تی ببینید و پلن حرفه‌ای را ۷ روز رایگان امتحان کنید.
پرسش‌های متداول
جهت استحضار برای چه کسی نوشته میشود؟
+
برای اطلاعرسانی به مقام بالاتر، مثلاً از کارشناس به مدیر یا از مدیر به معاون، وقتی از او اقدام خاصی نمیخواهید.
آیا میتوان برای زیردست جهت استحضار نوشت؟
+
از نظر ادب اداری مناسب نیست و نامه را بیدلیل رسمی میکند. برای زیردست «جهت اطلاع» یا «جهت اطلاع و اجرا» کافی است.
برای درخواست از مدیر چه عبارتی مناسب است؟
+
«خواهشمند است دستور فرمایید» یا برای موارد مهمتر «مستدعی است موافقت فرمایید». «جهت اقدام» برای بالادست مناسب نیست.
فرق جهت اطلاع و جهت اقدام چیست؟
+
«جهت اطلاع» یعنی گیرنده فقط باید از موضوع آگاه شود. «جهت اقدام» یعنی گیرنده باید کاری انجام دهد؛ بهتر است اقدام‌کننده اصلی و گیرنده رونوشت را از هم جدا کنید.