آموزش گام‌به‌گامهوش مصنوعی سازمانی
راهنمای پرامپت‌نویسی برای کارکنان اداری: ۲۰ نمونه برای خلاصه، جستجو، جدول و گزارش
پرامپت مؤثر برای کار اداری چهار بخش دارد: نقش (دستیار از چه دیدگاهی پاسخ دهد)، زمینه (موضوع و اطلاعات در دسترس)، خروجی (قالب و طول دقیق) و محدودیت (مثلاً فقط از متن داده‌شده استفاده کند). با این الگو می‌توان پرونده را خلاصه کرد، مهلت‌ها و تعهدات را استخراج کرد، متن آزاد را به جدول تبدیل کرد و پیش‌نویس گزارش ساخت. داده محرمانه فقط در ابزار تأییدشده سازمان به کار رود و خروجی همیشه بازبینی شود.
خلاصه در چند نکته
- کیفیت پاسخ دستیار بیش از همه به کیفیت دستور بستگی دارد.
- الگوی چهاربخشی: نقش، زمینه، خروجی، محدودیت.
- داده محرمانه را در سرویس‌های عمومی هوش مصنوعی وارد نکنید.
- قالب و مخاطب خروجی را همیشه مشخص کنید.
- با «فقط از متن استفاده کن» جلوی حدس‌زدن را بگیرید.
- کارهای پیچیده را به چند گام تقسیم کنید.
- اعداد، تاریخ‌ها و ادعاهای خروجی را با منبع تطبیق دهید.
فهرست مطالب
بیشتر کارکنانی که اولین بار با یک دستیار هوش مصنوعی کار می‌کنند، پرسش‌هایی مثل «این را خلاصه کن» یا «گزارش بنویس» می‌نویسند و پاسخی کلی، طولانی و گاهی بی‌ربط می‌گیرند. نتیجه می‌گیرند که «هوش مصنوعی به درد کار ما نمی‌خورد». اما مشکل اغلب در ابزار نیست؛ در دستور است. دستیار هوش مصنوعی مثل همکار تازه‌واردی است که بسیار سریع و پرکار است، اما هیچ‌چیز از بافت کار شما نمی‌داند. اگر به او بگویید دقیقاً چه می‌خواهید، برای چه کسی، در چه قالبی و با چه محدودیتی، نتیجه کاملاً متفاوت میشود.
این راهنما یک الگوی ساده چهاربخشی برای نوشتن دستور (پرامپت) ارائه می‌کند و ۲۰ نمونه آماده برای کارهای رایج اداری می‌آورد: خلاصه‌کردن پرونده، جستجو و استخراج اطلاعات، ساختن جدول و تهیه گزارش. نمونه‌های مربوط به نگارش نامه اداری را در مقاله‌ای جداگانه آورده‌ایم و اینجا تکرار نمی‌کنیم.
پیش از شروع: کدام داده را می‌توان به دستیار داد؟
پیش از هر چیز، قاعده طلایی را به خاطر بسپارید: اطلاعات محرمانه سازمان را در سرویس‌های عمومی هوش مصنوعی وارد نکنید. متن قرارداد، اطلاعات شخصی کارکنان یا مشتریان، اطلاعات مالی و نامه‌های طبقه‌بندی‌شده جای مناسبی در چت‌بات‌های عمومی ندارند. اگر سازمان شما سیاست مشخصی در این زمینه دارد، ابتدا آن را بخوانید. چارچوب پیشنهادی چنین سیاستی را در مقاله استفاده کارکنان از ChatGPT در سازمان شرح داده‌ایم.
برای کار با داده‌های داخلی، از دستیاری استفاده کنید که سازمان تأیید کرده و روی داده همان سازمان و با رعایت دسترسی شما کار می‌کند.
الگوی چهاربخشی: نقش، زمینه، خروجی، محدودیت
یک پرامپت مؤثر معمولاً چهار بخش دارد:
| بخش | پرسشی که پاسخ می‌دهد | مثال |
|---|---|---|
| نقش | دستیار از چه دیدگاهی پاسخ دهد؟ | «به‌عنوان کارشناس امور قراردادها...» |
| زمینه | موضوع چیست و چه اطلاعاتی در اختیار دارد؟ | «این متن قرارداد پشتیبانی نرم‌افزار است که تا پایان آبان معتبر است...» |
| خروجی | دقیقاً چه چیزی، در چه قالب و طولی می‌خواهید؟ | «یک جدول با سه ستون: تعهد، طرف مسئول، مهلت» |
| محدودیت | چه چیزهایی را نباید انجام دهد یا باید رعایت کند؟ | «فقط از متن داده‌شده استفاده کن و اگر اطلاعاتی نبود، بنویس نامشخص» |
لازم نیست هر چهار بخش همیشه طولانی باشند. گاهی یک جمله کافی است، به شرط آنکه هر چهار عنصر در آن باشد. مقایسه کنید:
- ضعیف: «این را خلاصه کن.»
- قوی: «به‌عنوان دستیار مدیر واحد خرید، این پرونده درخواست خرید را در حداکثر پنج بند خلاصه کن: موضوع، مبلغ، وضعیت فعلی، مانع اصلی و اقدام بعدی. فقط از متن پرونده استفاده کن.»
۲۰ نمونه پرامپت برای کارهای اداری
در نمونه‌های زیر، بخش‌های داخل [کروشه] را با اطلاعات واقعی کار خود جایگزین کنید.
دسته اول: خلاصه‌کردن
۱. خلاصه پرونده برای مدیر «به‌عنوان دستیار مدیر، این پرونده را در حداکثر پنج بند برای مدیری که فقط دو دقیقه وقت دارد خلاصه کن. بندها: موضوع، سابقه کوتاه، وضعیت فعلی، تصمیمی که از مدیر خواسته شده، و پیشنهاد کارشناس. از قضاوت شخصی پرهیز کن.»
۲. خلاصه زنجیره مکاتبات «این مجموعه نامه‌ها درباره [موضوع] را به ترتیب تاریخ مرور کن و در یک جدول بنویس: تاریخ، فرستنده، خلاصه یک‌خطی، درخواست یا تعهد اصلی. در پایان یک بند بنویس که موضوع الان در چه وضعیتی است.»
۳. خلاصه گزارش طولانی «این گزارش [تعداد] صفحه‌ای را برای جلسه مدیران خلاصه کن: سه یافته اصلی، دو ریسک و سه پیشنهاد. هر بند حداکثر دو جمله. اعداد مهم را دقیقاً از متن نقل کن.»
۴. خلاصه برای مخاطب غیرمتخصص «این متن فنی درباره [موضوع] را برای کارکنانی که پیش‌زمینه فنی ندارند، در یک بند ساده بازنویسی کن. از اصطلاحات تخصصی استفاده نکن یا اگر لازم است، آن را توضیح بده.»
۵. خلاصه تغییرات آیین‌نامه «این دو نسخه آیین‌نامه [نام] را مقایسه کن و فقط تغییرات را فهرست کن: بند، متن قبلی به‌طور خلاصه، متن جدید به‌طور خلاصه، و اثر تغییر برای کارکنان.»
دسته دوم: جستجو و استخراج اطلاعات
۶. استخراج مهلت‌ها «همه تاریخ‌ها و مهلت‌هایی را که در این متن آمده استخراج کن و در جدولی با ستون‌های تاریخ، رویداد یا تعهد، و طرف مسئول بنویس. اگر مسئول مشخص نیست، بنویس نامشخص.»
۷. استخراج تعهدات قرارداد «به‌عنوان کارشناس قراردادها، تعهدات هر طرف در این قرارداد را جداگانه فهرست کن. برای هر تعهد شماره بند را هم ذکر کن. تفسیر حقوقی نکن؛ فقط آنچه در متن آمده را بنویس.»
۸. یافتن پاسخ در سند «بر اساس فقط همین دستورالعمل، به این پرسش پاسخ بده: [پرسش]. شماره بندی را که پاسخ از آن آمده ذکر کن. اگر پاسخ در متن نیست، صریحاً بگو نیست.»
۹. استخراج اقدام‌ها از یادداشت جلسه «از این یادداشت‌های جلسه، همه تصمیم‌ها و اقدام‌ها را استخراج کن. برای هر اقدام: شرح، مسئول (اگر ذکر شده)، مهلت (اگر ذکر شده). اقدام‌هایی که مسئول یا مهلت ندارند را جدا علامت بزن.»
۱۰. شناسایی اطلاعات ناقص «این فرم درخواست را بررسی کن و بگو کدام اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری ناقص است یا ابهام دارد. فقط فهرست کن؛ چیزی را حدس نزن.»
دسته سوم: ساختن جدول و ساختاردهی
۱۱. تبدیل متن آزاد به جدول «این متن درباره پیشنهادهای [تعداد] تأمین‌کننده را به جدولی با ستون‌های نام تأمین‌کننده، قیمت، زمان تحویل، شرایط پرداخت و ضمانت تبدیل کن. خانه‌هایی که اطلاعات ندارند خالی بمانند.»
۱۲. مقایسه گزینه‌ها «این سه گزینه برای [موضوع] را در جدولی با معیارهای هزینه، زمان، ریسک و منابع لازم مقایسه کن. در پایان، بدون انتخاب نهایی، بنویس هر گزینه برای چه شرایطی مناسب‌تر است.»
۱۳. ساخت چک‌لیست از دستورالعمل «این دستورالعمل را به یک چک‌لیست گام‌به‌گام برای کارمند تازه‌وارد تبدیل کن. هر گام با یک فعل شروع شود و حداکثر یک خط باشد.»
۱۴. دسته‌بندی درخواست‌ها «این فهرست درخواست‌های رسیده را بر اساس موضوع در دسته‌های [دسته‌ها] طبقه‌بندی کن و تعداد هر دسته را بنویس. درخواست‌هایی که در هیچ دسته‌ای نمی‌گنجند را جدا فهرست کن.»
۱۵. ساخت پرسش‌های متداول «بر اساس این آیین‌نامه، ده پرسش متداولی را که کارکنان احتمالاً می‌پرسند با پاسخ کوتاه بنویس. پاسخ‌ها فقط از متن آیین‌نامه باشند.»
دسته چهارم: گزارش
۱۶. پیش‌نویس گزارش هفتگی «با استفاده از این فهرست کارهای انجام‌شده، یک گزارش هفتگی برای مدیر واحد بنویس با بخش‌های: کارهای تکمیل‌شده، کارهای در جریان، موانع و برنامه هفته بعد. لحن رسمی و مختصر، حداکثر نیم صفحه.»
۱۷. گزارش توجیهی «به‌عنوان کارشناس [واحد]، بر اساس این اطلاعات یک گزارش توجیهی یک‌صفحه‌ای برای [موضوع] بنویس با بخش‌های: مسئله، گزینه‌ها، پیشنهاد و پیامد اجرا نکردن. اعداد را دقیقاً از اطلاعات داده‌شده بیاور.»
۱۸. تحلیل ساده عددی «این جدول [شاخص] شش ماه گذشته را بررسی کن و سه روند اصلی را به زبان ساده بنویس. هر ادعا را با عدد از جدول پشتیبانی کن و اگر داده برای نتیجه‌گیری کافی نیست، بگو.»
۱۹. آماده‌کردن نکات ارائه «از این گزارش، نکات یک ارائه پنج‌دقیقه‌ای برای جلسه مدیران آماده کن: یک پیام اصلی، سه نکته پشتیبان و یک درخواست مشخص از جلسه.»
۲۰. بازبینی متن خودتان «این گزارش را که نوشته‌ام از نظر وضوح، طول جمله‌ها و ابهام بررسی کن. محتوا را تغییر نده؛ فقط پیشنهادهای اصلاحی را با ذکر جمله اصلی فهرست کن.»
پنج اشتباه رایج در نوشتن پرامپت
- درخواست بدون قالب خروجی: وقتی قالب را نگویید، معمولاً متنی طولانی و بی‌ساختار می‌گیرید.
- نگفتن مخاطب: خلاصه برای مدیرعامل با خلاصه برای کارشناس فرق دارد.
- اجازه حدس‌زدن: اگر نگویید «فقط از متن استفاده کن»، دستیار ممکن است جاهای خالی را با حدس پر کند.
- یک پرامپت برای همه‌چیز: کارهای پیچیده را به چند گام تقسیم کنید؛ اول استخراج، بعد جدول، بعد گزارش.
- پذیرفتن بدون بازبینی: خروجی دستیار پیش‌نویس است، نه سند نهایی.
بازبینی خروجی: سه پرسش پیش از استفاده
- آیا اعداد و تاریخ‌ها دقیقاً با منبع یکی‌اند؟ هوش مصنوعی گاهی اعداد را اشتباه نقل می‌کند.
- آیا چیزی اضافه شده که در منبع نبوده است؟ هر ادعای بدون منبع را حذف یا بررسی کنید.
- آیا لحن و طول برای مخاطب مناسب است؟
مسئولیت محتوای نهایی همیشه با شماست. برای آشنایی با کاربردهای گسترده‌تر هوش مصنوعی در کار اداری، مقاله ۱۰ کاربرد هوش مصنوعی در اتوماسیون اداری را ببینید. نمونه پرامپت‌های نامه‌نگاری را هم در نوشتن نامه اداری با هوش مصنوعی آورده‌ایم.
پرامپت‌نویسی با دستیار سازمانی آریا آی‌تی
در دستیار هوش مصنوعی سازمانی آریا آی‌تی پرسش به زبان طبیعی از نامه‌ها، جلسات، وظایف و اسناد مجاز همان سازمان پرسیده میشود و پاسخ ترکیبی با ارجاع به منبع ارائه میشود؛ نقش و دسترسی کاربر هم رعایت میشود. بنابراین بسیاری از نمونه‌های بالا، به‌ویژه خلاصه پرونده، استخراج اقدام‌ها و یافتن پاسخ در سند، روی داده داخلی سازمان و بدون انتقال آن به سرویس عمومی قابل استفاده‌اند. همان الگوی نقش، زمینه، خروجی و محدودیت در اینجا هم بهترین نتیجه را می‌دهد.
جمع‌بندی
کیفیت پاسخ دستیار هوش مصنوعی بیش از هر چیز به کیفیت دستور شما بستگی دارد. با الگوی چهاربخشی نقش، زمینه، خروجی و محدودیت، پرسش‌های کلی به دستورهای دقیق تبدیل می‌شوند. نمونه‌های این راهنما را با کار خود تطبیق دهید، داده محرمانه را فقط در ابزار تأییدشده سازمان به کار ببرید و همیشه خروجی را پیش از استفاده بازبینی کنید.
از داده سازمان خود بپرسید: دستیار هوش مصنوعی آریا آی‌تی را ببینید و فضای کاری را ۷ روز رایگان امتحان کنید.
مراحل انجام کار
داده مجاز را بشناسید
سیاست سازمان را بخوانید و داده محرمانه را فقط در ابزار تأییدشده سازمان به کار ببرید.
نقش را تعیین کنید
مشخص کنید دستیار از چه دیدگاهی پاسخ دهد، مثلاً کارشناس قراردادها.
زمینه را بدهید
موضوع، هدف و اطلاعات لازم را در اختیار دستیار بگذارید.
خروجی را دقیق بخواهید
قالب، طول و مخاطب خروجی را مشخص کنید.
محدودیت بگذارید
بخواهید فقط از متن داده‌شده استفاده کند و موارد نامشخص را علامت بزند.
خروجی را بازبینی کنید
اعداد، تاریخ‌ها و ادعاها را با منبع تطبیق دهید و لحن را برای مخاطب اصلاح کنید.
پرسش‌های متداول
پرامپت چیست؟
+
پرامپت دستور یا پرسشی است که به دستیار هوش مصنوعی میدهید. هرچه نقش، زمینه، قالب خروجی و محدودیتها روشنتر باشد، پاسخ دقیقتر و کاربردیتر است.
آیا می‌توان متن قرارداد را به ChatGPT داد؟
+
اطلاعات محرمانه سازمان، از جمله متن قرارداد و اطلاعات شخصی، نباید در سرویس‌های عمومی وارد شود. برای این کار از دستیاری استفاده کنید که سازمان تأیید کرده و روی داده داخلی با رعایت دسترسی کار می‌کند.
چرا پاسخ هوش مصنوعی گاهی اطلاعات اشتباه دارد؟
+
مدلهای زبانی ممکن است جاهای خالی را با حدس پر کنند یا اعداد را اشتباه نقل کنند. با محدودیت «فقط از متن استفاده کن» و بازبینی خروجی این خطر کم میشود.
آیا پرامپت باید طولانی باشد؟
+
نه لزوماً. یک یا دو جمله کافی است، به شرط آنکه نقش، زمینه، خروجی و محدودیت در آن روشن باشد.