آموزش گام‌به‌گامنامه‌ها
آموزش تعریف وضعیت ارجاع سفارشی در تنظیمات دبیرخانه
برای تعریف وضعیت ارجاع سفارشی در آریا آی‌تی، وارد مکاتبات شوید، «تنظیمات دبیرخانه» (/app/letters?panel=settings) را باز کنید، به بخش «وضعیت‌های ارجاع» بروید، در فیلد «عنوان وضعیت ارجاع» نام وضعیت جدید را بنویسید و آن را اضافه کنید. سپس با ارجاع یک نامه نمونه، نمایش آن را آزمایش کنید.
فهرست مطالب
برای تعریف وضعیت ارجاع سفارشی در آریا آی‌تی، وارد مکاتبات شوید، «تنظیمات دبیرخانه» (/app/letters?panel=settings) را باز کنید، به بخش «وضعیت‌های ارجاع» بروید، در فیلد «عنوان وضعیت ارجاع» نام وضعیت جدید را بنویسید و آن را اضافه کنید. سپس با ارجاع یک نامه نمونه، نمایش آن را آزمایش کنید.
چرا وضعیت ارجاع سفارشی لازم است؟
آریا آی‌تی به‌صورت پیش‌فرض پنج وضعیت ارجاع دارد: جهت استحضار، جهت اقدام، جهت دستور، جهت امضا و جهت پیگیری. این پنج وضعیت بیشتر نیازهای اداری را پوشش می‌دهند، اما هر سازمان فرهنگ و اصطلاحات خودش را دارد. یک شرکت مهندسی ممکن است «جهت بررسی فنی» بخواهد، یک دفتر حقوقی «جهت اظهارنظر حقوقی» و یک سازمان خدماتی «جهت هماهنگی».
وقتی وضعیت مناسب وجود نداشته باشد، کاربران مجبورند نزدیک‌ترین وضعیت را انتخاب و منظور واقعی را در توضیح بنویسند. نتیجه، ابهام و گزارش‌های نادقیق است. وضعیت سفارشی این مشکل را حل می‌کند.
پیش‌نیازها
- نقش مناسب: دسترسی به تنظیمات دبیرخانه معمولاً با مالک سازمان یا نقشی است که مجوزهای مدیریتی مکاتبات دارد.
- فهرست نیازها: پیش از افزودن، با مسئول دبیرخانه و چند مدیر مشورت کنید که چه عبارات ارجاعی در سازمان رایج است.
آموزش گام‌به‌گام افزودن وضعیت ارجاع سفارشی
- وارد پنل شوید: به
aryait.net/appبروید و با حساب مدیر وارد شوید. - به مکاتبات بروید: از منوی کناری، گروه «ارتباطات و پیام‌ها» را باز کنید و «مکاتبات» (
/app/letters) را انتخاب کنید. - تنظیمات دبیرخانه را باز کنید: روی لینک «تنظیمات دبیرخانه» بزنید؛ پنل تنظیمات با آدرس
/app/letters?panel=settingsباز می‌شود. - بخش وضعیت‌های ارجاع را پیدا کنید: فهرست وضعیت‌های پیش‌فرض (جهت استحضار، جهت اقدام، جهت دستور، جهت امضا، جهت پیگیری) نمایش داده می‌شود.
- عنوان وضعیت جدید را بنویسید: در فیلد «عنوان وضعیت ارجاع» نام وضعیت را وارد کنید؛ مثلاً «جهت اظهارنظر».
- وضعیت را اضافه کنید: دکمه افزودن را بزنید تا وضعیت به فهرست اضافه شود.
- در صورت نیاز تکرار کنید: وضعیت‌های دیگر را هم به همین ترتیب اضافه کنید.
- آزمایش کنید: یک نامه داخلی نمونه بسازید و هنگام ارجاع، وضعیت جدید را انتخاب کنید.
- کارتابل گیرنده را بررسی کنید: مطمئن شوید وضعیت جدید در کارتابل گیرنده درست نمایش داده می‌شود.
- به کاربران اطلاع دهید: معنی وضعیت جدید و زمان استفاده از آن را در ویکی دانش یا یک نامه داخلی «جهت استحضار» اعلام کنید.
نمونه وضعیت‌های سفارشی پرکاربرد
| وضعیت سفارشی | معنی | مناسب برای |
|---|---|---|
| جهت اظهارنظر | اعلام نظر کارشناسی یا رسمی | واحدهای حقوقی و فنی |
| جهت بررسی | مطالعه دقیق و گزارش | پیش از تصمیم مدیر |
| جهت هماهنگی | تنظیم با واحدهای دیگر | کارهای چندواحدی |
| جهت اطلاع | آگاهی هم‌رده یا پایین‌تر | جایگزین استحضار برای غیرمقام بالاتر |
| جهت بایگانی | نگهداری در بایگانی | پایان چرخه |
| جهت تأیید | تأیید محتوا پیش از ادامه | مسیرهای کنترلی |
نکات نام‌گذاری وضعیت‌ها
- با الگوی «جهت …» یکدست باشد تا با وضعیت‌های پیش‌فرض هماهنگ شود.
- کوتاه و روشن: دو یا سه کلمه کافی است.
- هم‌پوشانی نداشته باشد: «جهت بررسی» و «جهت مطالعه» معمولاً یک معنا دارند؛ یکی را انتخاب کنید.
- تعداد را محدود نگه دارید: فهرست طولانی انتخاب را سخت می‌کند؛ معمولاً ۷ تا ۱۰ وضعیت کافی است.
- اصطلاح رایج سازمان را بیاورید: کارکنان باید بدون توضیح معنی را بفهمند.
سایر بخشهای تنظیمات دبیرخانه
تنظیمات دبیرخانه فقط وضعیت‌های ارجاع نیست. چهار بخش اصلی آن:
| بخش | فیلدها | کاربرد |
|---|---|---|
| دبیرخانهها | نام دبیرخانه، کد اندیکاتور، دبیرخانه مرکزی؛ ویرایش و حذف | تعریف دبیرخانه مرکزی و شعبه‌ها |
| وضعیت‌های ارجاع | ۵ وضعیت پیش‌فرض + عنوان وضعیت ارجاع | دستورهای ارجاع |
| قالب و سربرگ | نام قالب، سربرگ، متن پیش‌فرض | یکدستی نامه‌های صادره |
| دفتر اندیکاتور | دبیرخانه، سال، نمایش دفتر | مشاهده ثبت‌های هر دبیرخانه |
تعریف دبیرخانه
برای هر دبیرخانه نام و کد اندیکاتور وارد و مشخص کنید آیا دبیرخانه مرکزی است. سازمان‌های چندشعبه برای هر شعبه دبیرخانه جدا تعریف می‌کنند.
قالب و سربرگ
با تعریف قالب، سربرگ و متن پیش‌فرض، نامه‌های صادره ظاهر رسمی یکسان پیدا می‌کنند.
دفتر اندیکاتور
با انتخاب دبیرخانه و سال، دفتر اندیکاتور الکترونیک نمایش داده می‌شود؛ معادل دفتر ثبت کاغذی.
چک‌لیست راه‌اندازی کامل تنظیمات دبیرخانه
- دبیرخانه مرکزی با کد اندیکاتور تعریف شد.
- دبیرخانه‌های شعبه (در صورت وجود) تعریف شدند.
- وضعیت‌های ارجاع پیش‌فرض بررسی شدند.
- وضعیت‌های سفارشی مورد نیاز اضافه شدند.
- قالب و سربرگ رسمی تعریف شد.
- دفتر اندیکاتور با یک نامه آزمایشی بررسی شد.
- راهنمای وضعیت‌های ارجاع در ویکی دانش منتشر شد.
اشتباهات رایج
- افزودن ده‌ها وضعیت بدون مشورت با کاربران.
- وضعیت‌های هم‌معنا که کاربران را سردرگم می‌کند.
- اطلاع ندادن به کاربران درباره وضعیت جدید.
- تغییر مکرر نام وضعیت‌ها که گزارش‌ها را ناهماهنگ می‌کند.
سناریو: یک شرکت مهندسی و وضعیت «جهت بررسی فنی»
یک شرکت مهندسی مشاور را در نظر بگیرید که روزانه نامه‌های زیادی از کارفرمایان و پیمانکاران دریافت می‌کند. بسیاری از این نامه‌ها پیش از هر تصمیمی باید توسط واحد فنی بررسی شوند. تا پیش از تعریف وضعیت سفارشی، مدیرعامل این نامه‌ها را «جهت اقدام» به مدیر فنی ارجاع می‌داد. اما «اقدام» به معنی انجام کار بود و مدیر فنی گاهی نمی‌دانست باید پاسخ نهایی تهیه کند یا فقط نظر بدهد.
مسئول دبیرخانه پس از مشورت با مدیران، دو وضعیت سفارشی اضافه کرد: «جهت بررسی فنی» و «جهت اظهارنظر». از آن پس:
- نامه‌هایی که نیاز به نظر کارشناسی دارند «جهت بررسی فنی» به واحد فنی می‌روند.
- واحد فنی نظرش را می‌نویسد و نامه را «جهت دستور» به مدیرعامل برمی‌گرداند.
- مدیرعامل پس از تصمیم، نامه را «جهت اقدام» به واحد مسئول ارجاع می‌دهد.
نتیجه، روشن شدن نقش‌ها و کاهش رفت‌وبرگشت‌های غیرضروری بود. همچنین وقتی مدیرعامل در فیلترهای مکاتبات به دنبال نامه‌های منتظر نظر فنی می‌گردد، وضعیت ارجاع به تفکیک آن‌ها کمک می‌کند.
ارتباط وضعیت‌های ارجاع با گردش‌کار
وضعیت‌های ارجاع برای ارجاع دستی نامه‌ها هستند؛ یعنی وقتی یک نفر تصمیم می‌گیرد نامه را به چه کسی و با چه دستوری بفرستد. اما اگر مسیر یک نوع نامه همیشه ثابت است، مثلاً هر نامه صادره باید تأیید رئیس بخش و امضای مدیر را بگیرد، بهتر است این مسیر در طراح گردش‌کار تعریف شود. در فرم ثبت نامه، لینک «سفارشی‌سازی مسیر گردش کار» به طراح گردش‌کار (/app/workflows) می‌رود، جایی که گام‌ها با گیرنده از چارت، SLA و تشدید تعریف می‌شوند.
| نیاز | ابزار مناسب |
|---|---|
| دستور ارجاع موردی به یک فرد | وضعیت ارجاع |
| مسیر ثابت و تکراری تأیید | طراح گردش‌کار |
| اطلاع چند نفر | رونوشت هنگام ثبت نامه |
| یادداشت داخلی پنهان از گیرنده | یادداشت محرمانه داخلی |
مستندسازی وضعیت‌ها برای کارکنان
پس از تعریف وضعیت‌ها، یک مقاله کوتاه در ویکی دانش (/app/knowledge) بنویسید که هر وضعیت چه معنایی دارد و چه زمانی استفاده شود. با نامک مناسب و برچسب «مکاتبات»، این مقاله با جستجو هم پیدا می‌شود و می‌توان از مقالات دیگر با پیوند داخلی [[عنوان]] به آن ارجاع داد. اگر استفاده درست از وضعیت‌ها برای سازمان مهم است، آن را به‌صورت آیین‌نامه منتشر و تأیید مطالعه کارکنان را ثبت کنید.
بازبینی دوره‌ای وضعیت‌ها
فهرست وضعیت‌های ارجاع را سالی یک یا دو بار بازبینی کنید. با جستجو و فیلترهای مکاتبات ببینید کدام وضعیت‌ها عملاً استفاده نمی‌شوند یا کدام‌ها به جای هم به کار می‌روند. وضعیت‌های کم‌کاربرد فقط فهرست را شلوغ می‌کنند و وضعیت‌های هم‌معنا گزارش‌ها را پراکنده. اگر تصمیم به کنار گذاشتن یک وضعیت گرفتید، پیش از آن به کاربران اطلاع دهید و جایگزینش را مشخص کنید تا نامه‌های جدید با وضعیت درست ارجاع شوند. هم‌زمان، سایر تنظیمات دبیرخانه مثل قالب و سربرگ و فهرست دبیرخانهها را هم مرور کنید؛ تغییرات سازمانی مانند افتتاح شعبه جدید یا تغییر نام واحدها باید در این تنظیمات بازتاب پیدا کند.
پرسش‌هایی برای جلسه بازبینی
- آیا کاربران برای منظور خاصی همچنان در توضیح ارجاع از عبارتی ثابت استفاده می‌کنند که بهتر است وضعیت مستقل شود؟
- آیا وضعیتی هست که معنایش برای کارکنان جدید روشن نیست؟
- آیا نامه‌های زیادی با وضعیت نادرست ارجاع می‌شوند و نیاز به آموزش دوباره است؟
- آیا دبیرخانه جدیدی لازم است یا کد اندیکاتوری باید تغییر کند؟
پاسخ این پرسش‌ها را در یک یادداشت سازمانی ثبت کنید تا بازبینی بعدی سریع‌تر انجام شود.
جمع‌بندی
تعریف وضعیت ارجاع سفارشی در آریا آی‌تی چند دقیقه طول می‌کشد: مکاتبات ← تنظیمات دبیرخانه ← وضعیت‌های ارجاع ← عنوان وضعیت ارجاع ← افزودن. با چند وضعیت سنجیده و هماهنگ با فرهنگ سازمان، ارجاع‌ها دقیق‌تر و گزارش‌ها معنادارتر می‌شوند.
سوالات متداول
وضعیت ارجاع سفارشی کجا تعریف می‌شود؟
در مکاتبات، بخش «تنظیمات دبیرخانه» (/app/letters?panel=settings)، قسمت وضعیت‌های ارجاع.
وضعیت‌های پیش‌فرض ارجاع کدام‌اند؟
جهت استحضار، جهت اقدام، جهت دستور، جهت امضا و جهت پیگیری.
چه کسی می‌تواند وضعیت ارجاع اضافه کند؟
کاربری که به تنظیمات دبیرخانه دسترسی دارد؛ معمولاً مالک سازمان یا مسئول دبیرخانه با مجوز مدیریتی.
چند وضعیت ارجاع تعریف کنیم؟
معمولاً ۷ تا ۱۰ وضعیت کافی است؛ فهرست طولانی انتخاب را سخت می‌کند.
تنظیمات دبیرخانه چه بخشهای دیگری دارد؟
دبیرخانهها با کد اندیکاتور، قالب و سربرگ، و دفتر اندیکاتور.
چطور وضعیت جدید را آزمایش کنم؟
یک نامه داخلی نمونه بسازید، با وضعیت جدید ارجاع دهید و نمایش آن را در کارتابل گیرنده بررسی کنید.
آریا آی‌تی را ۷ روز رایگان امتحان کنید
برای دیدن این امکانات در عمل، در aryait.net/app ثبت‌نام کنید و نسخه آزمایشی ۷ روزه پلن «حرفه‌ای» را فعال کنید؛ برای مشاوره قبل از خرید هم با ۰۲۱-۲۸۴۲۸۴۱۱ تماس بگیرید.
مطالب مرتبط
پرسش‌های متداول
وضعیت ارجاع سفارشی کجا تعریف می‌شود؟
+
در مکاتبات، بخش «تنظیمات دبیرخانه» (/app/letters?panel=settings)، قسمت وضعیت‌های ارجاع.
وضعیت‌های پیش‌فرض ارجاع کدام‌اند؟
+
جهت استحضار، جهت اقدام، جهت دستور، جهت امضا و جهت پیگیری.
چه کسی می‌تواند وضعیت ارجاع اضافه کند؟
+
کاربری که به تنظیمات دبیرخانه دسترسی دارد؛ معمولاً مالک سازمان یا مسئول دبیرخانه با مجوز مدیریتی.
چند وضعیت ارجاع تعریف کنیم؟
+
معمولاً ۷ تا ۱۰ وضعیت کافی است؛ فهرست طولانی انتخاب را سخت می‌کند.
تنظیمات دبیرخانه چه بخشهای دیگری دارد؟
+
دبیرخانهها با کد اندیکاتور، قالب و سربرگ، و دفتر اندیکاتور.
چطور وضعیت جدید را آزمایش کنم؟
+
یک نامه داخلی نمونه بسازید، با وضعیت جدید ارجاع دهید و نمایش آن را در کارتابل گیرنده بررسی کنید.
