راهنماپلتفرم، امنیت و امضا
ماتریس اعلان چندکاناله: درون‌برنامه، ایمیل، پیامک و پوش برای ۱۹ رویداد
ماتریس اعلان چندکاناله برای هر رویداد مشخص میکند از کدام کانال اطلاع‌رسانی شود. این راهنما چهار کانال درون‌برنامه، ایمیل، پیامک و پوش را مقایسه میکند، ۱۹ رویداد رایج را در هشت گروه دسته‌بندی میکند، یک ماتریس پیش‌فرض و تنظیمات پیشنهادی برای نقش‌های مختلف ارائه می‌دهد و اشتباهات رایج را توضیح می‌دهد.
خلاصه در چند نکته
- هر چه کانال مزاحم‌تر است، فقط برای رویدادهای مهم‌تر استفاده شود.
- درون‌برنامه را برای همه رویدادها روشن نگه دارید.
- پیامک را فقط برای تصعیدها و رویدادهای بسیار فوری فعال کنید.
- تنظیمات اعلان را بر اساس نقش کاربر انجام دهید.
- پس از یک هفته آزمایش، ماتریس را اصلاح کنید.
فهرست مطالب
اعلان خوب یعنی خبر درست، به فرد درست، از کانال درست و در زمان درست. اما بیشتر سامانه‌ها یا همه رویدادها را از همه کانالها می‌فرستند، یا تنظیمی برای انتخاب کانال ندارند. نتیجه این است که کاربر یا زیر بار ایمیل و پیامک غرق میشود، یا اعلان‌ها را خاموش میکند و ارجاع مهم را از دست می‌دهد. ماتریس اعلان چندکاناله راه حل این مشکل است: جدولی که برای هر رویداد مشخص میکند از کدام کانالها اطلاع‌رسانی شود.
در این راهنما ساختار ماتریس اعلان را توضیح می‌دهیم، ویژگی هر کانال را بررسی می‌کنیم، ۱۹ رویداد رایج یک فضای کار سازمانی را مرور می‌کنیم و برای نقش‌های مختلف تنظیمات پیشنهادی ارائه می‌دهیم.
ماتریس اعلان چندکاناله چیست؟
ماتریس اعلان جدولی است که سطرهای آن رویدادها و ستون‌های آن کانال‌های اطلاع‌رسانی هستند. هر خانه جدول یک انتخاب روشن یا خاموش است. با این ساختار، کاربر می‌تواند مثلاً بگوید «ارجاع نامه را هم درون برنامه و هم با پیامک بفرست، اما پیام گفتگو را فقط درون برنامه».
چهار کانال رایج اعلان
| کانال | سرعت دیده شدن | مزاحمت | مناسب برای |
|---|---|---|---|
| درون‌برنامه | وقتی کاربر سامانه را باز میکند | کم | همه رویدادها؛ سابقه کامل |
| ایمیل | چند دقیقه تا چند ساعت | متوسط | خلاصه و رویدادهای غیرفوری |
| پیامک | فوری | زیاد | رویدادهای فوری و حساس به زمان |
| پوش | فوری روی دستگاه | متوسط تا زیاد | رویدادهای فوری برای کاربران سیار |
اصل کلی ساده است: هر چه کانال مزاحم‌تر است، فقط برای رویدادهای مهم‌تر استفاده شود.
۱۹ رویداد رایج در فضای کار سازمانی
رویدادهای یک فضای کار یکپارچه را می‌توان در هشت گروه دسته‌بندی کرد:
| گروه | رویدادها |
|---|---|
| وظایف | واگذاری وظیفه، تکمیل وظیفه |
| نامه‌ها | ارجاع نامه، پیگیری نامه، یادآوری مهلت نامه، تصعید نامه |
| جلسات | دعوت جلسه، اقدام مصوبه جلسه |
| تقویم | رویداد تقویم |
| امضا | درخواست امضا |
| گردشکار | تأیید گردشکار، اعلان گردشکار، تصعید گردشکار |
| پروژه | عضویت در پروژه، تغییر وضعیت پروژه |
| خدمات و ارتباطات | واگذاری درخواست خدمت، واگذاری تیکت، پیام گفتگو، پشتیبانی پلتفرم |
ماتریس پیشنهادی پیش‌فرض برای سازمان
جدول زیر یک نقطه شروع منطقی است. مدیر سامانه می‌تواند آن را به‌عنوان توصیه به کاربران ارائه دهد و هر کاربر بر اساس نقش خود تغییرش دهد:
| رویداد | درون‌برنامه | ایمیل | پیامک | پوش |
|---|---|---|---|---|
| ارجاع نامه | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| یادآوری مهلت نامه | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| تصعید نامه | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| درخواست امضا | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| تأیید و تصعید گردشکار | ✓ | ✓ | — | ✓ |
| واگذاری وظیفه | ✓ | — | — | ✓ |
| تکمیل وظیفه | ✓ | — | — | — |
| دعوت جلسه | ✓ | ✓ | — | — |
| اقدام مصوبه جلسه | ✓ | ✓ | — | — |
| پیام گفتگو | ✓ | — | — | ✓ |
| تغییر وضعیت پروژه | ✓ | — | — | — |
| واگذاری تیکت | ✓ | — | — | ✓ |
چرا تصعید پیامک دارد؟
تصعید یعنی کاری از مهلتش گذشته و به سطح بالاتر رسیده است. این رویداد کمتکرار و بسیار مهم است؛ بنابراین مزاحمت پیامک برای آن توجیه دارد.
تنظیمات پیشنهادی بر اساس نقش
| نقش | تمرکز اعلان | کانال‌های اضافه پیشنهادی |
|---|---|---|
| مدیر ارشد | تصعیدها و درخواست امضا | پیامک برای تصعید، پوش برای امضا |
| مسئول دبیرخانه | ارجاع و یادآوری مهلت نامه | ایمیل برای خلاصه، پوش برای ارجاع |
| کارشناس | واگذاری وظیفه و دعوت جلسه | پوش برای واگذاری |
| کارشناس میز خدمت | واگذاری تیکت و درخواست خدمت | پوش برای واگذاری تیکت |
| مدیر پروژه | تغییر وضعیت پروژه و تکمیل وظایف | ایمیل برای تغییر وضعیت |
برای اینکه بدانید کدام نامه‌ها واقعاً فوری‌اند، سطوح فوریت نامه و برای قواعد مهلت ارجاع، انواع ارجاع و مهلت پیگیری نامه را بخوانید.
گام‌های تنظیم ماتریس اعلان
- فهرست رویدادها را مرور کنید و رویدادهایی را که به نقش شما مربوط نیست، مشخص کنید؛
- درون‌برنامه را برای همه روشن نگه دارید تا سابقه کامل داشته باشید؛
- پیامک را فقط برای دو یا سه رویداد فوری مثل تصعید فعال کنید؛
- پوش را برای رویدادهای کاری فوری مثل واگذاری وظیفه و درخواست امضا فعال کنید؛
- ایمیل را برای رویدادهایی که سابقه مکتوب می‌خواهید فعال کنید؛
- یک هفته آزمایش کنید و بعد اصلاح کنید.
نقش مدیر سامانه
مدیر سامانه باید ماتریس پیشنهادی سازمان را مستند کند، در آموزش کاربران جدید توضیح دهد و هر چند ماه بازخورد کاربران را درباره حجم اعلان‌ها جمع کند. نقش کامل او در نقش مدیر سامانه اتوماسیون آمده است.
اشتباهات رایج در تنظیم اعلان‌ها
- همه چیز روشن: کاربر بعد از یک هفته همه اعلان‌ها را نادیده می‌گیرد؛
- همه چیز خاموش: ارجاع‌ها و مهلت‌ها از دست می‌روند؛
- پیامک برای پیام گفتگو: پرهزینه و مزاحم؛
- تنظیم یکسان برای همه نقش‌ها: نیاز مدیر ارشد با کارشناس متفاوت است؛
- فراموش کردن ایمیل تأییدنشده: اگر ایمیل کاربر تأیید نشده باشد، اعلان ایمیلی نمی‌رسد.
سناریوهای واقعی: ماتریس اعلان در عمل
سناریو ۱: مدیرعامل با کارتابل شلوغ
مدیرعامل یک شرکت متوسط روزانه ده‌ها ارجاع نامه و درخواست امضا دریافت میکند. اگر برای همه این رویدادها پیامک فعال باشد، گوشی او مدام زنگ می‌زند و پیامک‌ها عملاً خوانده نمی‌شوند. تنظیم مناسب برای او این است: ارجاع نامه فقط درون‌برنامه و ایمیل، درخواست امضا با پوش، و فقط تصعیدها با پیامک. نتیجه این است که مدیرعامل روزانه یکی دو پیامک می‌گیرد که واقعاً به اقدام فوری او نیاز دارد، و بقیه کارها را در دو نوبت مشخص روزانه از کارتابل پیگیری میکند.
سناریو ۲: کارشناس میز خدمت
کارشناس فناوری اطلاعات باید به تیکت‌های جدید سریع واکنش نشان دهد، اما بیشتر روز پشت سیستم است. برای او اعلان درون‌برنامه و پوش برای واگذاری تیکت کافی است. ایمیل برای هر تیکت فقط صندوق او را پر میکند. اگر تیکت‌های فوری در ساعات غیرکاری هم پیگیری می‌شوند، می‌توان برای کشیک‌ها پیامک تصعید را فعال کرد.
سناریو ۳: کارمند دورکار
کارمندی که از خانه کار میکند و سامانه همیشه روی صفحه‌اش باز نیست، به اعلان پوش برای واگذاری وظیفه و دعوت جلسه نیاز دارد. ایمیل خلاصه هم به او کمک میکند در شروع روز ببیند چه چیزهایی در غیابش رخ داده است.
هزینه و حریم خصوصی کانالها
پیامک برای سازمان هزینه دارد و حجم آن باید کنترل شود. علاوه بر این، متن اعلان‌هایی که از طریق ایمیل یا پیامک ارسال می‌شوند، از محیط امن سامانه خارج می‌شوند. برای نامه‌های محرمانه، بهتر است اعلان بیرونی فقط خبر رسیدن یک ارجاع را بدهد و جزئیات موضوع را نشان ندهد؛ کاربر برای دیدن جزئیات وارد سامانه شود. شماره موبایل و ایمیل کاربران هم باید به‌روز و تأییدشده باشد تا اعلان‌ها به فرد اشتباه نرسند.
بازبینی دوره‌ای تنظیمات اعلان
تنظیمات اعلان یک بار برای همیشه نیست. وقتی نقش کسی تغییر میکند، مثلاً کارشناسی مدیر واحد میشود، حجم ارجاع‌ها و درخواست‌های امضای او چند برابر میشود و ماتریس قبلی دیگر مناسب نیست. پیشنهاد می‌کنیم هر شش ماه، یا هر بار که نقش کاربر تغییر کرد، تنظیمات اعلان بازبینی شود. یک پرسش ساده کافی است: «در ماه گذشته کدام اعلان‌ها را بدون اقدام بستم؟» این رویدادها نامزد خاموش شدن در کانال‌های بیرونی هستند. برعکس، اگر کاری را دیر فهمیدید، رویداد مربوط به آن باید کانال سریع‌تری داشته باشد.
ماتریس اعلان در آریا آی‌تی
در آریا آی‌تی تنظیم اعلان‌ها در بخش امنیت حساب کاربری قرار دارد و به‌صورت ماتریس رویداد × کانال ارائه میشود:
- چهار کانال درون‌برنامه، ایمیل، پیامک و پوش؛
- ۱۹ رویداد شامل وظایف، نامه‌ها، جلسات، تقویم، امضا، گردشکار، پروژه، درخواست خدمت، تیکت، گفتگو و پشتیبانی پلتفرم؛
- امکان ارسال دوباره ایمیل تأیید از همان بخش؛
- اعلانهای درون‌برنامه در مرکز اعلانات با نمای خوانده‌نشده.
این امکانات بخشی از پلتفرم آریا آی‌تی است و کارتابل یکپارچه هم رویدادهای مرتبط را کنار هم نشان می‌دهد؛ درباره آن کارتابل یکپارچه نامه، وظیفه، تأیید و تیکت را بخوانید. توجه کنید که رویدادهای گردشکار در پلن سازمانی فعالاند، چون طراح گردشکار در این پلن ارائه میشود. جزئیات پلنها در صفحه تعرفه.
پرسش‌های متداول
کدام رویدادها پیامک لازم دارند؟
فقط رویدادهای کمتکرار و بسیار مهم مثل تصعید نامه یا گردشکار.
چرا اعلان ایمیلی به من نمی‌رسد؟
ممکن است ایمیل شما تأیید نشده باشد؛ از بخش امنیت ایمیل تأیید را دوباره ارسال کنید.
آیا هر کاربر ماتریس خودش را دارد؟
بله، هر کاربر برای خودش مشخص میکند هر رویداد از کدام کانالها اطلاع داده شود.
اعلان پوش با پیامک چه فرقی دارد؟
پوش روی دستگاه کاربر نمایش داده میشود و هزینه پیامک ندارد؛ پیامک حتی بدون اینترنت دریافت میشود.
آیا اعلانهای گردشکار در همه پلنها هست؟
رویدادهای گردشکار در پلن سازمانی فعالاند، چون طراح گردشکار در این پلن ارائه میشود.
جمع‌بندی
ماتریس اعلان چندکاناله به هر کاربر اجازه می‌دهد برای هر رویداد کانال مناسب را انتخاب کند. درون‌برنامه را برای همه رویدادها روشن نگه دارید، پیامک را فقط برای تصعیدها و رویدادهای بسیار فوری، پوش را برای کارهای فوری روزانه و ایمیل را برای سابقه مکتوب استفاده کنید. تنظیمات را بر اساس نقش انجام دهید و بعد از یک هفته آزمایش، اصلاح کنید.
مراحل انجام کار
مرور رویدادها
رویدادهای مرتبط با نقش خود را مشخص کنید.
روشن نگه داشتن درون‌برنامه
کانال درون‌برنامه را برای همه رویدادها فعال نگه دارید.
پیامک برای موارد فوری
پیامک را فقط برای دو یا سه رویداد فوری فعال کنید.
پوش و ایمیل
پوش را برای کارهای فوری و ایمیل را برای سابقه مکتوب فعال کنید.
آزمایش و اصلاح
یک هفته آزمایش و سپس تنظیمات را اصلاح کنید.
پرسش‌های متداول
کدام رویدادها پیامک لازم دارند؟
+
فقط رویدادهای کمتکرار و بسیار مهم مثل تصعید نامه یا گردشکار.
چرا اعلان ایمیلی به من نمی‌رسد؟
+
ممکن است ایمیل شما تأیید نشده باشد؛ از بخش امنیت ایمیل تأیید را دوباره ارسال کنید.
آیا هر کاربر ماتریس خودش را دارد؟
+
بله، هر کاربر برای خودش مشخص میکند هر رویداد از کدام کانالها اطلاع داده شود.
اعلان پوش با پیامک چه فرقی دارد؟
+
پوش روی دستگاه کاربر نمایش داده میشود و هزینه پیامک ندارد؛ پیامک حتی بدون اینترنت دریافت میشود.
آیا اعلانهای گردشکار در همه پلنها هست؟
+
رویدادهای گردشکار در پلن سازمانی فعالاند، چون طراح گردشکار در این پلن ارائه میشود.
