آموزش گام‌به‌گاممدیریت مدرسه
شروع سال تحصیلی جدید در سامانه مدرسه: کپی کلاسها، ظرفیت، جابه‌جایی دانش‌آموزان و شهریه سال
این راهنمای عملیاتی مراحل شروع سال تحصیلی در سامانه مدرسه را مرور می‌کند: آماده‌سازی فهرست‌ها، ساخت سال مستقل با کپی کلاسها، بازبینی پایه و رشته و ظرفیت، به‌روزرسانی وضعیت پرونده‌ها، تخصیص دانش‌آموز به کلاس، حساب والدین با اتصال چند فرزند، پرونده شهریه با اقساط قابل ویرایش، اطلاع‌رسانی و آماده‌سازی هفته اول، همراه با چک‌لیست شهریورماه.
خلاصه در چند نکته
- هر سال تحصیلی مستقل است و سابقه سال قبل می‌ماند.
- کلاسها را از سال قبل کپی و سپس بازبینی کنید.
- سال جاری را پس از بستن نمرات سال قبل تغییر دهید.
- پرونده انتقالی را غیرفعال کنید، نه حذف.
- چند فرزند را به یک حساب والدین متصل کنید.
- پرونده شهریه با پنج قسط پیش‌فرض قابل ویرایش است.
- چیدمان کلاس را پیش از ورود به سامانه نهایی کنید.
فهرست مطالب
شهریورماه برای مدیر و منشی مدرسه شلوغ‌ترین ماه سال است. ثبت‌نام‌ها تمام میشود، کلاسها باید چیده شوند، دانش‌آموزان جدید باید پرونده بگیرند، والدین منتظر اطلاعات ورود و جدول شهریه‌اند و همه این‌ها باید پیش از روز اول مهر آماده باشد. اگر سامانه مدرسه درست آماده نشود، هفته اول سال با تماس‌های «فرزندم در کدام کلاس است؟» و «رمز ورود را نداریم» می‌گذرد.
این راهنمای عملیاتی برای مدیر و منشی مدرسه نوشته شده و مراحل شروع سال تحصیلی جدید را در سامانه مدیریت مدرسه گام‌به‌گام مرور می‌کند: ساخت سال جدید و کپی کلاسها، بازبینی پایه و رشته و ظرفیت، تخصیص دانش‌آموزان، حساب والدین جدید و پرونده شهریه سال. در پایان هم یک چک‌لیست شهریورماه آورده‌ایم که میتوانید چاپ کنید و روی میز بگذارید.
پیش از شروع: چه چیزهایی را آماده کنید؟
پیش از اینکه وارد سامانه شوید، این اطلاعات را از دفتر ثبت‌نام و معاونت آموزشی جمع کنید:
| اطلاعات | منبع | کاربرد |
|---|---|---|
| فهرست نهایی ثبت‌نام‌شدگان به تفکیک پایه | دفتر ثبت‌نام | تخصیص به کلاس |
| دانش‌آموزان جدید با کد ملی و موبایل والدین | فرم ثبت‌نام | ساخت پرونده و حساب ولی |
| دانش‌آموزان انصرافی یا انتقالی | دفتر ثبت‌نام | تغییر وضعیت پرونده |
| تعداد کلاس هر پایه و ظرفیت | معاونت آموزشی | ساخت و تنظیم کلاس |
| مبلغ شهریه سال و تعداد اقساط | مدیریت و مالی | پرونده شهریه |
| تقویم آموزشی سال | معاونت آموزشی | اطلاعیه شروع سال |
داشتن این فهرست‌ها پیش از شروع، از رفت‌وبرگشت‌های متعدد جلوگیری می‌کند.
گام ۱: ساخت سال تحصیلی جدید
در سامانه مدیریت مدرسه، هر سال تحصیلی مستقل است. این یعنی نمرات، حضور و شهریه سال قبل دست نمی‌خورد و در سابقه می‌ماند، و سال جدید با ساختار تازه شروع میشود.
مراحل:
- از بخش ساختار آموزشی، سال تحصیلی جدید (مثلاً ۱۴۰۶–۱۴۰۵) را بسازید.
- هنگام ساخت، گزینه کپی کلاسها از سال قبل را انتخاب کنید تا ساختار کلاسها دوباره ساخته نشود.
- سال جدید را به‌عنوان سال جاری علامت بزنید؛ این علامت با تنظیمات مدرسه همگام است.
نکته زمان‌بندی: سال جاری را زمانی تغییر دهید که کار ثبت نمرات و گزارش‌های پایانی سال قبل تمام شده باشد. اگر معلمی هنوز نمره‌ای از شهریور (مثلاً امتحانات جبرانی) ثبت نکرده، اول آن را تکمیل کنید.
گام ۲: بازبینی پایه، رشته و ظرفیت
کلاس‌هایی که از سال قبل کپی شده‌اند، احتمالاً نیاز به اصلاح دارند:
- پایه‌ها و رشته‌ها: اگر امسال رشته جدیدی اضافه شده (مثلاً پایه دهم ریاضی علاوه بر تجربی)، پایه با رشته را تعریف و ترتیب نمایش را تنظیم کنید.
- تعداد کلاس: اگر ثبت‌نام پایه‌ای کم یا زیاد شده، کلاس اضافه یا حذف کنید.
- ظرفیت: ظرفیت هر کلاس را بر اساس فضای فیزیکی و سیاست مدرسه تنظیم کنید. سامانه ظرفیت باقی‌مانده را محاسبه و نمایش می‌دهد.
نمونه بازبینی
| پایه | کلاس‌های سال قبل | کلاس‌های امسال | تغییر |
|---|---|---|---|
| هفتم | ۷/۱، ۷/۲ | ۷/۱، ۷/۲، ۷/۳ | یک کلاس اضافه به دلیل ثبت‌نام بیشتر |
| هشتم | ۸/۱، ۸/۲ | ۸/۱، ۸/۲ | بدون تغییر |
| دهم تجربی | ۱۰/۱ | ۱۰/۱ | بدون تغییر |
| دهم ریاضی | — | ۱۰/۲ | رشته جدید |
گام ۳: به‌روزرسانی پرونده‌ها
پیش از تخصیص به کلاس، وضعیت پرونده‌ها را مرتب کنید:
دانش‌آموزان جدید
برای هر دانش‌آموز جدید، پرونده با مشخصات، کد ملی، تاریخ ثبت‌نام، نشانی، تلفن منزل و موبایل پدر و مادر بسازید. اجزای پرونده را در مقاله پرونده الکترونیک دانش‌آموز توضیح داده‌ایم.
دانش‌آموزان انصرافی یا انتقالی
وضعیت پرونده دانش‌آموزی که مدرسه را ترک کرده، به غیرفعال تغییر دهید. پرونده حذف نشود، چون سابقه نمرات و شهریه سال‌های قبل باید بماند.
دانش‌آموزان در مرخصی
اگر دانش‌آموزی به دلیل بیماری یا سفر طولانی موقتاً حضور ندارد، وضعیت مرخصی مناسب‌تر از غیرفعال است.
گام ۴: تخصیص دانش‌آموزان به کلاسها
حالا هر دانش‌آموز را به کلاس سال جدید اختصاص دهید. در سامانه، اختصاص و حذف دانش‌آموز از کلاس در بخش ساختار آموزشی انجام میشود و پایه، رشته و کلاس هر دانش‌آموز در یک برچسب جای‌گذاری تحصیلی نمایش داده میشود.
قواعد چیدمان کلاس
مدارس معیارهای متفاوتی برای چیدمان دارند. چند نمونه رایج:
- توازن تعداد: کلاس‌های یک پایه تعداد نزدیک به هم داشته باشند.
- توازن تحصیلی: دانش‌آموزان قوی و ضعیف در کلاسها توزیع شوند.
- ملاحظات مشاوره: پیشنهاد مشاور درباره جدا یا کنار هم بودن برخی دانش‌آموزان. برای این کار یادداشت‌های مشاوره را ببینید؛ نحوه ثبت آنها را در مقاله پرونده شناختی و برنامه رشد شرح داده‌ایم.
- درخواست‌های والدین: در حد امکان و طبق سیاست مدرسه.
نکته: پیش از تخصیص، فهرست چیدمان را روی کاغذ یا اکسل نهایی کنید و بعد در سامانه وارد کنید. جابه‌جایی‌های مکرر در هفته اول، باعث سردرگمی والدین میشود.
گام ۵: حساب والدین
ساخت خودکار
وقتی دانش‌آموز جدید با موبایل ولی ثبت میشود، سامانه حساب والدین را به‌صورت خودکار می‌سازد. ولی با کد ملی دانش‌آموز وارد پنل والدین میشود.
چند فرزند
اگر خانوادهای دو یا چند فرزند در مدرسه دارد، همه فرزندان را به یک حساب والدین متصل کنید. ولی پس از ورود بین فرزندان جابهجا میشود و برای هر فرزند حساب جدا نمی‌خواهد.
بازبینی حساب‌های قدیمی
- حساب والدین دانش‌آموزان فارغ‌التحصیل یا انتقالی را غیرفعال کنید.
- اگر موبایل ولی تغییر کرده، حساب را ویرایش کنید.
گام ۶: پرونده شهریه سال
پرونده شهریه به تفکیک دانش‌آموز و سال تحصیلی است. برای سال جدید:
- پرونده شهریه هر دانش‌آموز را بسازید. سامانه به‌صورت پیش‌فرض پنج قسط با سهم برابر پیشنهاد می‌کند.
- اقساط را تنظیم کنید. عنوان، مبلغ و سررسید هر قسط قابل ویرایش است؛ مثلاً اگر سیاست مدرسه پیش‌پرداخت بزرگ‌تر در شهریور است، قسط اول را بیشتر کنید.
- تخفیف‌ها و توافق‌های خاص را اعمال کنید. برای خانواده‌هایی که توافق ویژه دارند، مبلغ اقساط را ویرایش کنید.
- پرداخت‌های ثبت‌نام را ثبت کنید. اگر پیش‌پرداخت در زمان ثبت‌نام دریافت شده، تراکنش را روی قسط اول ثبت کنید.
پیگیری اقساط در طول سال را در مقاله پیگیری اقساط شهریه مدرسه شرح داده‌ایم.
توجه: در نسخه فعلی سامانه، پرداخت از درگاه بانکی داخل سامانه نیست؛ مالی تراکنش‌ها را ثبت می‌کند و والدین مانده و وضعیت را می‌بینند. اتصال درگاه در صورت نیاز مدرسه قابل افزودن است.
گام ۷: اطلاع‌رسانی به والدین و دانش‌آموزان
وقتی همه‌چیز آماده است:
- اطلاعیه شروع سال را برای والدین و دانش‌آموزان منتشر کنید: تاریخ شروع، ساعت کلاسها، نحوه ورود به پنل.
- پیامک انبوه به والدین با اطلاعات ورود و آدرس سامانه بفرستید. سامانه مدرسه امکان پیامک انبوه به والدین، فقط پدران یا فقط مادران را دارد.
- فهرست کلاسها را برای معلمان چاپ کنید؛ امکان چاپ فهرست دانش‌آموزان با فیلتر پایه و کلاس وجود دارد.
گام ۸: آماده‌سازی هفته اول
- حضور و غیاب: مطمئن شوید ناظم‌ها می‌توانند حضور روزانه را با انتخاب تاریخ، پایه و کلاس ثبت کنند. روال ثبت را در مقاله حضور و غیاب و انضباط آنلاین آورده‌ایم.
- کاربران کارکنان: معلمان و کارکنان جدید را تعریف و حساب کارکنانی را که رفته‌اند غیرفعال کنید.
- صندوق‌های تیکت: بررسی کنید هر واحد (آموزش، مالی، مشاور و…) مسئول پاسخ‌گویی دارد.
چک‌لیست شهریورماه
- [ ] فهرست ثبت‌نام، انصراف و انتقال نهایی شده است.
- [ ] نمرات و گزارش‌های سال قبل کامل است.
- [ ] سال تحصیلی جدید ساخته و کلاسها کپی شده‌اند.
- [ ] سال جدید به‌عنوان سال جاری علامت خورده است.
- [ ] پایه‌ها، رشته‌ها، کلاسها و ظرفیت‌ها بازبینی شده‌اند.
- [ ] پرونده دانش‌آموزان جدید ساخته شده است.
- [ ] وضعیت انصرافی‌ها غیرفعال و مرخصی‌ها مرخصی است.
- [ ] همه دانش‌آموزان به کلاس اختصاص یافته‌اند.
- [ ] حساب والدین ساخته یا به‌روز شده و چند فرزندی‌ها متصل‌اند.
- [ ] پرونده شهریه سال با اقساط ساخته شده است.
- [ ] پیش‌پرداخت‌های ثبت‌نام ثبت شده‌اند.
- [ ] اطلاعیه و پیامک شروع سال ارسال شده است.
- [ ] کاربران کارکنان به‌روز شده‌اند.
اشتباهات رایج
- تغییر سال جاری پیش از بستن سال قبل: نمرات جبرانی در سال اشتباه ثبت میشوند.
- حذف پرونده دانش‌آموز انتقالی: سابقه سال‌های قبل از دست می‌رود.
- حساب جدا برای هر فرزند: ولی چند رمز را مدیریت می‌کند.
- چیدمان کلاس در سامانه بدون نهایی‌سازی قبلی: جابه‌جایی‌های مکرر.
- فراموش کردن حساب کارکنان رفته: دسترسی فردی که دیگر در مدرسه نیست باقی می‌ماند.
سامانه مدیریت مدرسه آریا آی‌تی
سامانه مدیریت مدرسه آریا آی‌تی سال تحصیلی مستقل با کپی کلاسها از سال قبل، پایه با رشته و ظرفیت کلاس با محاسبه ظرفیت باقی‌مانده، اختصاص دانش‌آموز به کلاس، ساخت خودکار حساب والدین و اتصال چند فرزند، و پرونده شهریه سالانه با پنج قسط پیش‌فرض قابل ویرایش را ارائه می‌کند. استقرار به‌صورت ابری روی سرور آریا آی‌تی یا روی سرور خود مدرسه ممکن است.
جمع‌بندی
شروع سال تحصیلی در سامانه مدرسه هشت گام اصلی دارد: ساخت سال جدید با کپی کلاسها، بازبینی پایه و ظرفیت، به‌روزرسانی پرونده‌ها، تخصیص به کلاس، حساب والدین، پرونده شهریه، اطلاع‌رسانی و آماده‌سازی هفته اول. با یک چک‌لیست روشن و آماده کردن اطلاعات پیش از ورود به سامانه، این کار به‌جای چند هفته پرتنش، در چند روز منظم انجام میشود.
سال تحصیلی بعد را منظم شروع کنید: سامانه مدیریت مدرسه آریا آی‌تی را ببینید یا برای مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید.
مراحل انجام کار
ساخت سال جدید
سال تحصیلی جدید را با کپی کلاسها از سال قبل بسازید و پس از بستن سال قبل، آن را سال جاری کنید.
بازبینی ساختار
پایه‌ها، رشته‌ها، تعداد کلاس و ظرفیت هر کلاس را اصلاح کنید.
به‌روزرسانی پرونده‌ها
پرونده دانش‌آموزان جدید را بسازید و وضعیت انصرافی‌ها و مرخصی‌ها را تغییر دهید.
تخصیص به کلاس
بر اساس چیدمان نهایی‌شده، هر دانش‌آموز را به کلاس اختصاص دهید.
حساب والدین
حساب‌های خودکار را بازبینی و فرزندان یک خانواده را به یک حساب متصل کنید.
پرونده شهریه
پرونده شهریه سال را با اقساط ویرایش‌شده بسازید و پیش‌پرداخت‌ها را ثبت کنید.
اطلاع‌رسانی
اطلاعیه شروع سال و پیامک اطلاعات ورود را برای والدین و دانش‌آموزان ارسال کنید.
پرسش‌های متداول
با ساخت سال جدید، نمرات سال قبل چه میشود؟
+
هر سال تحصیلی مستقل است؛ نمرات، حضور و شهریه سال قبل در سابقه می‌ماند و سال جدید با ساختار تازه شروع میشود.
آیا لازم است کلاسها را از اول بسازیم؟
+
خیر. هنگام ساخت سال جدید میتوانید کلاسها را از سال قبل کپی کنید و سپس پایه، رشته و ظرفیت را بازبینی کنید.
خانوادهای با سه فرزند چند حساب والدین لازم دارد؟
+
یک حساب. همه فرزندان به یک حساب والدین متصل میشوند و ولی پس از ورود بین آنها جابهجا میشود.
آیا والدین می‌توانند شهریه را آنلاین پرداخت کنند؟
+
در نسخه فعلی پرداخت از درگاه بانکی داخل سامانه نیست؛ مالی تراکنش را ثبت می‌کند و والدین مانده را می‌بینند. اتصال درگاه در صورت نیاز قابل افزودن است.