آموزش گام‌به‌گامجلسات و مصوبات
آموزش ایجاد جلسه جدید: دستور جلسه، شرکتکنندگان و زمان‌بندی
برای ایجاد جلسه جدید در آریا آی‌تی، در بخش جلسات روی «جلسه جدید» بزنید، عنوان و محل را بنویسید، در صورت نیاز اتاق را انتخاب کنید، دستور جلسه را بنویسید، شرکتکنندگان را اضافه و زمان شروع و پایان را با ساعت و دقیقه تعیین کنید و «ثبت جلسه» را بزنید.
فهرست مطالب
برای ایجاد جلسه جدید در آریا آی‌تی، در بخش جلسات روی «جلسه جدید» بزنید، عنوان و محل را بنویسید، در صورت نیاز اتاق را انتخاب کنید، دستور جلسه را بنویسید، شرکتکنندگان را اضافه و زمان شروع و پایان را با ساعت و دقیقه تعیین کنید و «ثبت جلسه» را بزنید.
چرا جلسه را در سامانه بسازیم؟
جلسهای که با یک پیام کوتاه «فردا ساعت ده جلسه داریم» هماهنگ میشود، معمولاً سه مشکل دارد: شرکتکنندگان نمی‌دانند موضوع چیست و آماده نمی‌آیند، محل یا اتاق مشخص نیست و پس از جلسه هیچ سابقه‌ای از دعوت و دستور جلسه باقی نمی‌ماند. ساخت جلسه در بخش «جلسات و مصوبات» آریا آی‌تی همه این اطلاعات را یکجا ثبت می‌کند و جلسه را در مسیر مصوبه، رأیگیری و تبدیل تصمیم به وظیفه قرار می‌دهد.
فیلدهای فرم «جلسه جدید»
| فیلد | توضیح | نکته |
|---|---|---|
| عنوان | نام جلسه | موضوع اصلی را در عنوان بیاورید |
| محل | مکان یا توضیح محل | برای جلسات بیرونی یا آنلاین |
| اتاق | بدون رزرو اتاق یا اتاق‌های تعریف‌شده | اتاق‌ها از «مدیریت اتاق‌ها» تعریف میشوند |
| دستور جلسه | متن غنی تا ۸۰۰۰ نویسه | موضوعات و زمان هر بند |
| شرکتکنندگان | جستجوی عضو | برگزارکننده خودکار اضافه میشود |
| شروع | تاریخ، ساعت و دقیقه | دقیق وارد کنید |
| پایان | تاریخ، ساعت و دقیقه | برای مدیریت زمان و اتاق |
| جلسه محرمانه | فقط دعوتشدگان می‌بینند | برای جلسات حساس |
پیش‌نیازها
- همکاران عضو سازمان باشند: شرکتکنندگان از میان کاربران سازمان جستجو میشوند.
- اتاق‌ها تعریف شده باشند: اگر می‌خواهید اتاق رزرو کنید، ابتدا از «مدیریت اتاق‌ها» اتاق را با نام، محل و ظرفیت تعریف کنید.
- دستور جلسه آماده باشد: حداقل فهرست موضوعات را از قبل بنویسید.
آموزش گام‌به‌گام ایجاد جلسه جدید
- وارد بخش جلسات شوید: از منوی «ارتباطات و پیام‌ها»، «جلسات» (
/app/meetings) را باز کنید. از داشبورد هم میانبر «جلسه» در دسترس است. - جلسه جدید را بزنید: فرم در یک دیالوگ باز میشود.
- عنوان را بنویسید: مثلاً «جلسه بررسی بودجه سه‌ماهه سوم».
- محل را وارد کنید: مثلاً «ساختمان مرکزی» یا «جلسه آنلاین».
- اتاق را انتخاب کنید: یکی از اتاق‌های تعریف‌شده یا «بدون رزرو اتاق».
- دستور جلسه را بنویسید: موضوعات را به‌صورت فهرست شماره‌دار با ویرایشگر متن غنی وارد کنید.
- شرکتکنندگان را اضافه کنید: نام همکاران را جستجو و انتخاب کنید؛ شما به‌عنوان برگزارکننده خودکار اضافه می‌شوید.
- زمان شروع را تعیین کنید: تاریخ شمسی، ساعت و دقیقه.
- زمان پایان را تعیین کنید: با همان دقت.
- محرمانگی را بررسی کنید: اگر جلسه حساس است، سوئیچ «جلسه محرمانه – فقط دعوتشدگان می‌بینند» را روشن کنید.
- ثبت جلسه را بزنید: جلسه ساخته میشود و در شمارنده‌ها و تب «جلسات من» دیده میشود.
نوشتن دستور جلسه خوب
دستور جلسه مهم‌ترین بخش فرم است. شرکتکنندگان با خواندن آن تصمیم می‌گیرند چه چیزی آماده کنند. الگوی پیشنهادی:
- هدف جلسه در یک جمله: «تصمیم درباره تخصیص بودجه تبلیغات».
- موضوعات شماره‌دار: هر موضوع با نام مسئول ارائه.
- زمان هر موضوع: مثلاً ۱۰ دقیقه.
- پیش‌مطالعه: پیوند سند یا نامه‌ای که باید قبل از جلسه خوانده شود.
- خروجی مورد انتظار: تصمیم، رأیگیری یا فقط اطلاع‌رسانی.
| بخش دستور جلسه | نمونه |
|---|---|
| هدف | تصویب برنامه آموزش سال آینده |
| موضوع ۱ | گزارش آموزش‌های سال جاری – مدیر منابع انسانی – ۱۵ دقیقه |
| موضوع ۲ | پیشنهاد دوره‌های جدید – کارشناس آموزش – ۲۰ دقیقه |
| موضوع ۳ | رأیگیری درباره بودجه – همه – ۱۰ دقیقه |
| پیش‌مطالعه | سند برنامه پیشنهادی در بخش اسناد |
انتخاب شرکتکنندگان
- فقط افراد لازم: هر نفر اضافه، هزینه زمانی جلسه را بالا می‌برد.
- تصمیم‌گیرندگان را فراموش نکنید: جلسهای که تصمیم‌گیرنده ندارد، معمولاً به جلسه دوم می‌کشد.
- افراد مطلع را جدا کنید: کسانی که فقط باید از نتیجه باخبر شوند، لازم نیست در جلسه باشند؛ پس از جلسه از مصوبات مطلع شوند.
- وضعیت حضور را ببینید: در دایرکتوری افراد، وضعیت حاضر، مرخصی یا مأموریت هر همکار نمایش داده میشود.
زمان‌بندی دقیق
فرم جلسه برای شروع و پایان، تاریخ و ساعت و دقیقه می‌گیرد. چند توصیه:
- مدت جلسه را با دستور جلسه هماهنگ کنید؛ جمع زمان موضوعات به‌علاوه چند دقیقه حاشیه.
- جلسات را به‌جای ساعت کامل، ۲۵ یا ۵۰ دقیقه‌ای در نظر بگیرید تا فرصت جابه‌جایی بماند.
- پیش از انتخاب زمان، تقویم سازمان (
/app/calendar) را در نمای هفته ببینید. - جلسات مهم را حداقل یک روز کاری قبل ثبت کنید.
پس از ثبت جلسه
پس از ایجاد جلسه، قابلیت‌های مصوبه، رأیگیری و تبدیل تصمیم به وظیفه در دسترس قرار می‌گیرند. دعوت جلسه یکی از رویدادهای ماتریس اعلان‌هاست و شرکتکنندگان بر اساس تنظیم خود از کانال درون‌برنامه، ایمیل، پیامک یا پوش مطلع میشوند. همچنین «اقدام مصوبه جلسه» رویداد جداگانه‌ای در اعلان‌هاست.
| مرحله | ابزار در آریا آی‌تی |
|---|---|
| دعوت | ثبت جلسه و اعلان دعوت جلسه |
| برگزاری | دستور جلسه |
| تصمیم | مصوبه و رأیگیری |
| اجرا | تبدیل تصمیم به وظیفه |
| پیگیری | وظایف و اعلان اقدام مصوبه |
تب‌ها و شمارنده‌های صفحه جلسات
صفحه جلسات سه شمارنده دارد: کل جلسات، جلسات فعال (زمان‌بندی‌شده یا در حال انجام) و اتاق‌های فعال. با تب «جلسات من» جلساتی را می‌بینید که در آن‌ها حضور دارید و با «همه جلسات» نمای کامل‌تری دارید. کارت «جلسات پیش‌رو» در گزارش باز داشبورد هم یادآوری سریعی است.
سناریو: جلسه ماهانه کمیته کیفیت
دبیر کمیته کیفیت یک کارخانه هر ماه جلسهای با هفت عضو برگزار می‌کند. پیش‌تر دعوت با تماس تلفنی انجام می‌شد و نیمی از اعضا نمی‌دانستند موضوع چیست. حالا دبیر:
- «جلسه جدید» را با عنوان «کمیته کیفیت – مهر» می‌سازد.
- سالن جلسات طبقه اول را از فهرست اتاق‌ها انتخاب می‌کند.
- دستور جلسه را با سه موضوع، مسئول ارائه و زمان هر بند می‌نویسد.
- هفت عضو را اضافه و زمان را ۱۰:۰۰ تا ۱۰:۵۰ تنظیم می‌کند.
- پس از جلسه، تصمیمها را به مصوبه و وظیفه با مسئول تبدیل می‌کند.
نتیجه این شد که اعضا آماده‌تر آمدند، جلسه به‌موقع تمام شد و پیگیری مصوبات در وظایف دیده شد.
اشتباهات رایج
- جلسه بدون دستور جلسه.
- دعوت از افرادی که نقشی در جلسه ندارند.
- خالی گذاشتن زمان پایان یا ثبت آن به‌صورت تقریبی.
- انتخاب نکردن اتاق و سردرگمی محل جلسه.
- ثبت تصمیمها در پیام به‌جای مصوبه.
چک‌لیست برگزارکننده
- عنوان جلسه روشن است.
- محل یا اتاق مشخص است.
- دستور جلسه با زمان هر بند نوشته شده است.
- شرکتکنندگان لازم اضافه شده‌اند.
- زمان شروع و پایان دقیق است.
- محرمانگی جلسه بررسی شده است.
- پیش‌مطالعه‌ها پیوست یا معرفی شده‌اند.
انواع جلسه و تنظیم پیشنهادی فرم
همه جلسات یک‌جور نیستند. جدول زیر برای چند نوع رایج، تنظیم پیشنهادی فرم را نشان می‌دهد:
| نوع جلسه | مدت پیشنهادی | اتاق | دستور جلسه | محرمانه |
|---|---|---|---|---|
| هماهنگی هفتگی تیم | ۲۵ تا ۵۰ دقیقه | اتاق متوسط ثابت | فهرست کوتاه | خیر |
| جلسه مدیران | ۵۰ تا ۹۰ دقیقه | سالن جلسات | با زمان هر بند | بسته به موضوع |
| هیئت‌مدیره | ۹۰ دقیقه یا بیشتر | سالن جلسات | کامل با پیش‌مطالعه | معمولاً بله |
| جلسه با مشتری | ۵۰ دقیقه | اتاق مناسب یا محل مشتری | هدف و خروجی | خیر |
| مصاحبه استخدامی | ۳۰ تا ۵۰ دقیقه | اتاق کوچک | سؤالات اصلی | بله |
| جلسه آنلاین | ۲۵ تا ۵۰ دقیقه | بدون رزرو اتاق | فهرست کوتاه | بسته به موضوع |
ویرایشگر متن غنی در دستور جلسه
دستور جلسه با ویرایشگر متن غنی نوشته میشود؛ یعنی می‌توانید از فهرست شماره‌دار برای موضوعات، متن ضخیم برای تصمیم‌های کلیدی و پیوند برای اسناد پیش‌مطالعه استفاده کنید. چند نکته نگارشی:
- هر موضوع را در یک خط کوتاه بنویسید و جزئیات را در زیر آن بیاورید.
- نام مسئول ارائه هر موضوع را کنار آن ذکر کنید.
- اگر موضوعی نیاز به رأیگیری دارد، کنار آن بنویسید «رأیگیری».
- بخش پایانی را به «جمع‌بندی و تعیین مسئولان» اختصاص دهید تا جلسه بدون خروجی تمام نشود.
جلسهای که لازم نیست
پیش از ساخت هر جلسه از خود بپرسید آیا موضوع با یک پیام گفتگو، یک نامه داخلی یا یک وظیفه حل نمی‌شود؟ اگر هدف فقط اطلاع‌رسانی است، نامه داخلی جهت استحضار کافی است. اگر یک نفر باید کاری انجام دهد، وظیفه بسازید. جلسه را برای جایی نگه دارید که چند نفر باید با هم گفتگو و تصمیم‌گیری کنند. این نگاه ساده، تعداد جلسات کم‌بازده را کاهش می‌دهد.
جمع‌بندی
ایجاد جلسه جدید در آریا آی‌تی با یک فرم انجام میشود که عنوان، محل، اتاق، دستور جلسه، شرکتکنندگان، زمان شروع و پایان و گزینه محرمانگی را یکجا می‌گیرد. جلسهای که با دستور جلسه روشن و شرکتکنندگان سنجیده ساخته شود، به مصوبه‌ها و وظایف قابل پیگیری ختم میشود.
سوالات متداول
چطور در آریا آی‌تی جلسه جدید بسازم؟
در بخش جلسات روی «جلسه جدید» بزنید، فرم را با عنوان، محل، اتاق، دستور جلسه، شرکتکنندگان و زمان پر کنید و «ثبت جلسه» را بزنید.
دستور جلسه چقدر می‌تواند طولانی باشد؟
تا ۸۰۰۰ نویسه با ویرایشگر متن غنی.
آیا برگزارکننده باید خودش را اضافه کند؟
خیر، برگزارکننده خودکار به شرکتکنندگان اضافه میشود.
آیا جلسه بدون اتاق هم ثبت میشود؟
بله، گزینه «بدون رزرو اتاق» را انتخاب و در صورت نیاز محل را بنویسید.
جلسه محرمانه چیست؟
جلسهای که با روشن کردن سوئیچ «جلسه محرمانه» فقط برای دعوتشدگان قابل مشاهده است.
بعد از جلسه تصمیمها کجا ثبت میشوند؟
در مصوبه جلسه؛ همچنین میتوان تصمیم را به وظیفه تبدیل کرد و رأیگیری را ثبت کرد.
آریا آی‌تی را ۷ روز رایگان امتحان کنید
برای دیدن این امکانات در عمل، در aryait.net/app ثبت‌نام کنید و نسخه آزمایشی ۷ روزه پلن «حرفه‌ای» را فعال کنید؛ برای مشاوره قبل از خرید هم با ۰۲۱-۲۸۴۲۸۴۱۱ تماس بگیرید.
مطالب مرتبط
پرسش‌های متداول
چطور در آریا آی‌تی جلسه جدید بسازم؟
+
در بخش جلسات روی «جلسه جدید» بزنید، فرم را با عنوان، محل، اتاق، دستور جلسه، شرکتکنندگان و زمان پر کنید و «ثبت جلسه» را بزنید.
دستور جلسه چقدر می‌تواند طولانی باشد؟
+
تا ۸۰۰۰ نویسه با ویرایشگر متن غنی.
آیا برگزارکننده باید خودش را اضافه کند؟
+
خیر، برگزارکننده خودکار به شرکتکنندگان اضافه میشود.
آیا جلسه بدون اتاق هم ثبت میشود؟
+
بله، گزینه «بدون رزرو اتاق» را انتخاب و در صورت نیاز محل را بنویسید.
جلسه محرمانه چیست؟
+
جلسهای که با روشن کردن سوئیچ «جلسه محرمانه» فقط برای دعوتشدگان قابل مشاهده است.
بعد از جلسه تصمیمها کجا ثبت میشوند؟
+
در مصوبه جلسه؛ همچنین میتوان تصمیم را به وظیفه تبدیل کرد و رأیگیری را ثبت کرد.
