آموزش گام‌به‌گامفرم و گردش کار
گیرنده گام از چارت سازمانی: شخص، پست، مدیر درخواستکننده یا مدیر واحد
گیرنده هر گام گردشکار را می‌توان شخص، پست، مدیر درخواستکننده یا مدیر واحد تعیین کرد. این آموزش تفاوت و کاربرد هر روش، رفتار درخواست خود مدیر، شش گام تنظیم گیرنده در طراح گردشکار آریا آی‌تی، الگوی ترکیبی پیشنهادی، جانشینی و سرپرستی و نقش مدیر سامانه در نگهداری چارت را توضیح می‌دهد.
خلاصه در چند نکته
- به‌جای نام شخص، از پست یا رابطه در چارت استفاده کنید.
- مدیر درخواستکننده بهترین گزینه برای گام اول است.
- مدیر واحد برای فرایندهای بینواحدی با فیلد واحد ترکیب میشود.
- مسیریابی چارت‌محور فقط با چارت کامل و به‌روز درست کار میکند.
- پیش از انتشار با کاربران از سطوح مختلف آزمایش کنید.
فهرست مطالب
یکی از رایج‌ترین دلایل خراب شدن گردش‌کارها، گیرنده اشتباه است. فرض کنید در گردشکار مرخصی نوشته‌اید «گام اول: آقای رضایی». سه ماه بعد آقای رضایی به واحد دیگری منتقل میشود و درخواست‌های مرخصی کارکنان واحد قبلی هنوز به کارتابل او می‌روند. یا گردش‌کاری برای کل سازمان ساخته‌اید، اما هر کارمند مدیر متفاوتی دارد و نمیشود یک نام ثابت نوشت. راه‌حل، مسیریابی تأیید بر اساس چارت سازمانی است.
در طراح گردشکار آریا آی‌تی، گیرنده هر گام را می‌توانید به چهار شکل تعیین کنید: شخص مشخص، پست سازمانی، مدیر درخواستکننده یا مدیر واحد. در این آموزش تفاوت این چهار گزینه، کاربرد هر کدام و نحوه تنظیم آن‌ها را می‌بینید.
چهار روش تعیین گیرنده گام
| روش | گیرنده چه کسی است | با جابهجایی افراد | مناسب برای |
|---|---|---|---|
| شخص مشخص | یک کاربر ثابت | باید دستی تغییر کند | نقش‌های یک‌نفره و پایدار |
| پست سازمانی | هر کس آن پست را دارد | خودکار به‌روز میشود | نقش‌های تخصصی مثل مدیر مالی |
| مدیر درخواستکننده | مدیر مستقیم کسی که فرم را فرستاده | خودکار | تأیید اول بیشتر فرایندها |
| مدیر واحد | مدیر واحدی که در فرم انتخاب شده یا واحد درخواستکننده | خودکار | فرایندهای بینواحدی |
جمع‌بندی یک‌جمله‌ای: هر جا ممکن است، به‌جای شخص، از پست یا رابطه در چارت استفاده کنید تا گردشکار مستقل از افراد بماند.
روش اول: شخص مشخص
ساده‌ترین روش است: یک کاربر مشخص را انتخاب می‌کنید. این روش فقط وقتی مناسب است که نقش واقعاً به یک فرد خاص وابسته باشد و انتظار تغییر آن نرود؛ مثلاً در یک شرکت کوچک که فقط یک حسابدار دارد. ریسک اصلی این است که با جابهجایی، مرخصی یا خروج آن فرد، گردشکار متوقف میشود تا کسی آن را دستی اصلاح کند.
روش دوم: پست سازمانی
به‌جای فرد، پست را انتخاب می‌کنید؛ مثلاً «مدیر مالی» یا «کارشناس تدارکات». هر کس که در چارت سازمانی آن پست را دارد، درخواست را دریافت میکند. اگر فرد عوض شود، کافی است در چارت سازمانی پست به فرد جدید داده شود؛ گردشکار هیچ تغییری لازم ندارد. اگر پستی موقتاً سرپرست داشته باشد، سرپرست درخواست‌ها را می‌بیند. برای آشنایی با مفهوم پست، پست‌های سازمانی در اتوماسیون اداری را ببینید.
روش سوم: مدیر درخواستکننده
این پرکاربردترین گزینه برای گام اول است. سامانه بر اساس چارت سازمانی، مدیر مستقیم کسی که فرم را ارسال کرده پیدا میکند و درخواست را به او می‌فرستد. یک گردشکار مرخصی با این گزینه، برای همه کارکنان سازمان کار میکند: درخواست کارشناس فروش به مدیر فروش میرود و درخواست کارشناس مالی به مدیر مالی، بدون اینکه برای هر واحد گردشکار جداگانه بسازید.
نکته مهم: درخواست خود مدیر
اگر خود مدیر واحد فرم را ارسال کند، «مدیر درخواستکننده» مدیر سطح بالاتر او در چارت خواهد بود. این دقیقاً همان رفتار درست است: مدیر نباید درخواست خودش را تأیید کند. پیش از راه‌اندازی، این حالت را در اجرای نمونه آزمایش کنید.
روش چهارم: مدیر واحد
در این روش، گیرنده مدیر یک واحد مشخص است؛ یا واحد درخواستکننده، یا واحدی که در فیلد «واحد» فرم انتخاب شده است. کاربرد اصلی آن در فرایندهای بینواحدی است. مثلاً در فرم «درخواست خدمت از واحد دیگر»، کارمند واحد مقصد را انتخاب میکند و درخواست به مدیر همان واحد میرود. این روش با فیلد واحد در فرم ترکیب میشود و یک فرم را برای همه واحدها قابل استفاده میکند.
آموزش تنظیم گیرنده گام قدم‌به‌قدم
گام ۱: اطمینان از کامل بودن چارت سازمانی
مسیریابی بر اساس چارت فقط وقتی درست کار میکند که چارت کامل باشد: همه واحدها، پست‌ها، مدیر هر پست و کاربر هر پست. پیش از هر چیز، چارت را بازبینی کنید.
گام ۲: باز کردن گردشکار
وارد طراح گردشکار شوید و گردشکار موردنظر را باز کنید.
گام ۳: انتخاب گام
روی گامی که می‌خواهید گیرنده‌اش را تعیین کنید بزنید.
گام ۴: انتخاب نوع گیرنده
یکی از چهار گزینه را انتخاب کنید: شخص، پست، مدیر درخواستکننده یا مدیر واحد.
گام ۵: تکمیل جزئیات
اگر پست را انتخاب کرده‌اید، پست موردنظر را از فهرست برگزینید. اگر مدیر واحد را انتخاب کرده‌اید، مشخص کنید واحد درخواستکننده مبناست یا فیلد واحد فرم.
گام ۶: اجرای نمونه با کاربران مختلف
با چند کاربر از واحدها و سطوح مختلف (کارشناس، مدیر، کارمند بدون مدیر مستقیم) درخواست آزمایشی بفرستید و ببینید هر درخواست به گیرنده درست می‌رسد.
الگوی ترکیبی پیشنهادی
در بیشتر گردش‌کارها، ترکیب این روش‌ها بهترین نتیجه را می‌دهد:
- گام اول: مدیر درخواستکننده (تأیید لزوم)؛
- گام دوم: پست تخصصی، مثل کارشناس منابع انسانی یا کارشناس تدارکات (بررسی کارشناسی)؛
- گام سوم: پست مدیریتی، مثل مدیر مالی (فقط با شرط مبلغ)؛
- گام اطلاع: مدیر واحد مقصد یا پست مرتبط (فقط آگاهی).
در این الگو، هیچ نام شخصی در گردشکار نیست و با هر تغییر سازمانی، فقط چارت به‌روز میشود.
جانشینی و سرپرستی در مسیریابی
دو مفهوم را از هم جدا کنید:
- جانشین شخصی: کاربر در کارتابل خود تعیین میکند در غیابش چه کسی کارهایش را ببیند؛ مخصوص مرخصی‌های کوتاه؛
- سرپرست موقت پست: در چارت سازمانی برای یک پست سرپرست تعیین میشود؛ مناسب وقتی پست مدتی بدون متصدی است.
هر دو با مسیریابی چارت‌محور سازگارند. نحوه تنظیم جانشین را در تنظیم جانشین کارتابل ببینید.
سناریوی نمونه: سازمان چندشعبه‌ای
یک شرکت با پنج شعبه، برای هر شعبه یک گردشکار مرخصی جداگانه ساخته بود که در هر کدام نام مدیر شعبه نوشته شده بود. هر بار که مدیری جابه‌جا می‌شد، کسی باید گردشکار را پیدا و اصلاح می‌کرد و معمولاً چند روز درخواست‌ها به کارتابل مدیر قبلی می‌رفت. پس از بازطراحی، یک گردشکار واحد با گام اول «مدیر درخواستکننده» و گام دوم «پست کارشناس منابع انسانی» ساخته شد. حالا تغییر مدیر شعبه فقط در چارت ثبت میشود و گردشکار خودبه‌خود درست کار میکند. برای ساختار چندواحدی، راهنمای راه‌اندازی دبیرخانه چندواحدی هم نکات مفیدی دارد.
چک‌لیست کوتاه پیش از انتشار
- آیا همه کارکنانی که این فرم را می‌فرستند، در چارت مدیر مستقیم دارند؟
- آیا پست‌های استفاده‌شده در گردشکار همگی متصدی یا سرپرست دارند؟
- آیا درخواست مدیرعامل یا بالاترین سطح سازمان مسیر منطقی دارد؟
- آیا هیچ نام شخصی در گام‌ها باقی نمانده است؟
- آیا اجرای نمونه با دست‌کم سه کاربر از سطوح مختلف انجام شده است؟
پاسخ مثبت به همه این پرسش‌ها یعنی گردشکار برای انتشار آماده است.
اشتباهات رایج
- نوشتن نام افراد در گام‌هایی که به پست یا رابطه چارت وابسته‌اند؛
- چارت ناقص که مدیر بعضی کارکنان در آن تعریف نشده است؛
- آزمایش نکردن درخواست مدیران که ممکن است به خودشان برسد؛
- ساختن گردشکار جداگانه برای هر واحد در حالی که یکی کافی است؛
- نداشتن سرپرست برای پست‌های خالی که درخواست‌ها را بی‌گیرنده می‌گذارد.
نقش مدیر سامانه در نگهداری مسیریابی
مسیریابی چارت‌محور مسئولیت را از گردشکار به چارت منتقل میکند؛ پس کسی باید مسئول به‌روز بودن چارت باشد. معمولاً این کار با مدیر سامانه یا واحد منابع انسانی است: هر جابهجایی، استخدام یا خروج باید همان روز در چارت ثبت شود. پیشنهاد می‌کنیم ماهی یک بار فهرست پست‌های بدون متصدی و کاربران بدون مدیر را بررسی کنید. شرح وظایف این نقش را در نقش مدیر سامانه اتوماسیون ببینید.
طراح گردشکار در پلن‌های آریا آی‌تی در دسترس است؛ برای جزئیات صفحه تعرفه را ببینید.
پرسش‌های متداول
بهترین گیرنده برای گام اول گردشکار چیست؟
مدیر درخواستکننده، چون برای همه کارکنان بر اساس چارت خودکار تعیین میشود.
چرا نام شخص در گردشکار توصیه نمیشود؟
چون با جابهجایی یا خروج آن فرد گردشکار متوقف میشود و باید دستی اصلاح شود.
اگر مدیر خودش فرم را بفرستد؟
درخواست به مدیر سطح بالاتر او در چارت میرود.
مدیر واحد چه زمانی کاربرد دارد؟
در فرایندهای بینواحدی که درخواست باید به مدیر واحد مقصد برود.
تفاوت جانشین و سرپرست موقت چیست؟
جانشین را کاربر برای غیبت کوتاه خود تعیین میکند؛ سرپرست موقت روی پست بدون متصدی تعریف میشود.
جمع‌بندی
مسیریابی تأیید بر اساس چارت سازمانی، گردشکار را از افراد مستقل میکند. با چهار گزینه شخص، پست، مدیر درخواستکننده و مدیر واحد، می‌توانید یک گردشکار واحد برای کل سازمان بسازید که درخواست هر کارمند را به مدیر درست او و سپس به پست‌های تخصصی برساند. کلید موفقیت، چارت کامل و به‌روز، پرهیز از نام افراد و آزمایش با کاربران مختلف پیش از انتشار است.
مراحل انجام کار
بازبینی چارت
کامل بودن واحدها، پست‌ها و مدیران را بررسی کنید.
باز کردن گردشکار
گردشکار را در طراح باز کنید.
انتخاب گام
گام موردنظر را انتخاب کنید.
نوع گیرنده
شخص، پست، مدیر درخواستکننده یا مدیر واحد را انتخاب کنید.
تکمیل جزئیات
پست یا مبنای واحد را مشخص کنید.
اجرای نمونه
با کاربران از سطوح مختلف آزمایش کنید.
پرسش‌های متداول
بهترین گیرنده برای گام اول گردشکار چیست؟
+
مدیر درخواستکننده، چون برای همه کارکنان بر اساس چارت خودکار تعیین میشود.
چرا نام شخص در گردشکار توصیه نمیشود؟
+
چون با جابهجایی یا خروج آن فرد گردشکار متوقف میشود و باید دستی اصلاح شود.
اگر مدیر خودش فرم را بفرستد؟
+
درخواست به مدیر سطح بالاتر او در چارت میرود.
مدیر واحد چه زمانی کاربرد دارد؟
+
در فرایندهای بینواحدی که درخواست باید به مدیر واحد مقصد برود.
تفاوت جانشین و سرپرست موقت چیست؟
+
جانشین را کاربر برای غیبت کوتاه خود تعیین میکند؛ سرپرست موقت روی پست بدون متصدی تعریف میشود.
